Velkommen tilbage! Hermed den første i rækken af tidsrøvere, jeg har oplevet, samt bud på hvordan de kan forebygges og håndteres, i praksis.
Læs forrige indlæg: Holder I for lange møder? Sådan slipper du af med 5 kritiske tidsrøvere
Mødet starter kl. 10:00, men en eller flere folk kommer senere. Folk skal lige hente kaffe … og printe papirer … og så skal der lige ”snakkes af”. Det kan der hurtigt gå 10-15 minutter med. Men det er ”No go”. Men hvordan ”strammer man op” på mødeformen – uden at det bliver negativt og formynderisk?
Mit bud på løsning er: Jo flere, der deltager i et møde og jo mere travlt folk har, desto mere umuligt bliver det, at få alle til at komme præcist. Derfor vælger jeg at tilrettelægger mødeprogrammet, så jeg tager højde for det, i stedet for at disciplinere.
I mødeindkaldelsen skriver jeg til folk, at vi starter mødet kl. 10:00 med en kop kaffe, afslapning og lidt hyggesnak. Mødet går i gang præcis klokken 10:09 (Outlook-kalendertid) med gennemgang af dagens agenda. Folk bedes derfor være på plads – med kaffe og nødvendige papirer – senest kl. 10:09. Hvis folk har noget, de skal have færdigt, må de GERNE først indfinde sig 10:09, men jeg opfordrer folk til at prioritere pausen, så de får slappet lidt af, inden vi tager fat.
Jeg melder også ud at hvis folk kommer for sent, så må de – så diskret som muligt – ”flette ind” og selv orientere sig i forhold til, hvor vi er i agendaen.
Start med agendaen kl. 10.09
At starte på et skævt tidspunkt (i dette eksempel 10:09) er et trick, som jeg har nuppet fra min gamle matematiklærerinde på Ingeniørhøjskolen, Else Mærsk Møller (den sejeste matematiklærer, jeg nogensinde har mødt). Hun var den eneste, der kunne få os ingeniørstuderende til at komme retur fra et frikvarter til tiden.
Jeg har selv brugt tricket med lige stå stor succes, når folk har tendens til at komme dryssende til mine møder eller oplæg. Jeg ved ikke præcis, hvorfor det virker (jeg tror, at det skæve tidspunkt skaber mere opmærksomhed om, hvad klokken er), men jeg har haft rigtig gode erfaringer med dette lille trick. Hvis folk spørger hvorfor, så fortæller jeg dem om min gamle matematiklærer.
Integrer ankomst i mødet
Det at folk skal komme på plads i mødelokalet med kaffe og hente papirer m.m. er en naturlig del af mødeprocessen. Ved at integrere det i mødeprogrammet får jeg sat fokus på det, så folk faktisk bliver bedre til at komme afsted fra deres opgaver i tide.
Og ved at give folk et valg – mellem at komme tidligt og få en pause – eller først komme til gennemgangen af agendaen, så indbygger jeg fleksibilitet i processen. Det giver folk mulighed for at vælge hvad der passer dem bedst, netop den dag og i netop den situation – og det bidrager også til at øge gruppens samlede rettidighed.
Vent aldrig på dem som kommer for sent
Jeg venter aldrig på folk, der er sent på den – aldrig. For så er jeg selv med til at underminere den motivation for rettidighed, jeg forsøger at skabe.
Dem, der kom til tiden, vil – med rette – tænke: ”Det, at jeg gjorde mig umage for at komme til tiden er fuldstændig ligegyldigt. Nu sidder vi alligevel og venter på én, der kommer for sent. Jeg kunne have brugt den tid vi nu sidder og spilder på nogle af de opgaver, der ligger og venter på mit skrivebord!”.
Den, der kommer for sent vil – med rette – tænke: ”Det gør ikke noget, hvis jeg kommer lidt for sent, for de andre ventede jo på mig.”
Venter du, har du også lige undermineret din troværdighed som mødeleder, fordi du nu afviger fra den agenda, du selv har sat – triple-trouble! Derfor venter jeg aldrig på folk, der kommer sent … med mindre det er den administrerende direktør, der er forsinket … hvis det er tilfældet, vil jeg – dels ringe ham op og høre om det er i orden at gå i gang, og så følge hans anvisning, og dels undskylde overfor de fremmødte og melde at jeg vil prøve at forebygge at det sker igen.
Og – skulle jeg være uheldig at første punkt på dagsorden afhænger af en medarbejder, der ikke er kommet, så er det første jeg gør (når jeg starter mødet kl. 10:09) at sige tak til folk, fordi de kom til tiden, og informere om at første punkt på dagsordenen flyttes ned til sidst i programmet, da en medarbejder hvis input er vigtigt, ikke er til stede. Og så går jeg i gang med agendaen fra punkt 2.
1 minuts refleksion
- Forekommer denne situation på møder i din organisation?
- Hvor meget tid koster den jer? Hvor stor en procentdel tager den af den samlede mødetid?
- Er det en tidsrøver, I har forsøgt at løse? I så fald hvad gjorde I?
- Hvis ikke, hvordan ville du selv forebygge eller håndtere den?
Vi ses igen til endnu en tidsrøver!
