Som specialist i procesoptimering beskæftiger jeg mig med at gøre processer og arbejdsgange mere effektive.
I de fleste projekter jeg har været involveret i – store som små – har de implicerede medarbejdere meldt ud: ”Jamen, det kan ikke lade sig gøre at effektivisere mere. Vi ligger i forvejen vandret. Vi kan ikke løbe stærkere, end vi allerede gør…”
Så sætter jeg processen i gang ved at spørge: ”Fortæl hvad I gør, mens I ligger vandret”.
Effektivisering af arbejdsgange handler i 99 procent af tilfældene IKKE om at få folk til at lave mere og løbe hurtigere, end de gør i forvejen. Det handler om at reducere spildtid i processerne – det vil sige tid, hvor der bruges flere ressourcer end nødvendigt, eller tid, der forsinker brugen af nødvendige ressourcer.
Reducer spildtid på mødet
Møder kan også karakteriseres som processer med en række deltrin og hændelser. Tag dig en pause, og brug 5 minutter på at reflektere over:
- Hvad gør I på jeres møder?
- Hvad sker der i praksis?
- Hvilke former for spildtid oplever du ved møder?
- Hvad kunne man gøre for at forebygge eller reducere disse?
I fem indlæg vil jeg gennemgå fem kritiske tidsrøvere, jeg selv oplever, og komme med bud på, hvordan de kan forebygges og håndteres, i praksis. Allerede nu kan du få gode råd til dit næste møde. Læs om Tidsrøver nr. 1 Upræcis mødestart.
P.s. Skulle du nogensinde mangle et godt samtaleemne, så er spildtid i forbindelse med møder en sikker vinder … og hvis man husker at spørge om ideer til løsning, så åbner man for en både interessant og konstruktiv diskussion.
Tidsrøver nr. 1 – Upræcis mødestart
Tidsrøver nr. 2 – Manglende agenda
Tidsrøver nr. 3 – Afvigelse fra mødeagendaen
Tidsrøver nr. 4 – Mødepunkter trækker ud
Tidsrøver nr 5 – Manglende uddelegering
