Der er ikke kun én rigtig måde at designe et møde på. Hver organisation har sin kultur og hver gruppe har sin unikke dynamik. Og selv om et møde kan bestå af mange forskellige elementer, er der ét enkelt princip, som er afgørende for at skabe fremdrift og konkrete resultater på møderne.
Mødeblyanten er et princip, som sikrer at alt indhold, der åbnes på mødet samles i konkrete resultater, som du kan tage med videre.
Jeg lærte første gang Mødeblyanten at kende i 2010 fra bogen Gamestorming og har siden brug det både i min egen faciliteringspraksis og som et væsentligt element, når jeg holder kurser i co-creation og facilitering.
Mødeblyanten har flere kvaliteter:
- Mødeblyanten hjælper dig med at at orkestrere et flow, hvor du sikrer, at deltagerne hurtigere kommer ind til kernen af den faglige problemstilling, I er samlet for at løse.
- Mødeblyanten består af tre tilstande: Åbne, Udforske og Lukke. Alle tre tilstande er vigtige og du kan se dem som et stillads, som sikrer et godt fælles afsæt, dannelse af ny viden og forankring hos deltagerne.
- Du kan bruge Mødeblyanten som princip når du planlægger et møde fra start til slut. Men princippet gælder også for alle øvelser og andre aktiviteter, der foregår på mødet. Det betyder, at der i et møde sagtens kan være flere Mødeblyanter efter hinanden, hvor resultaterne af hver aktivitet tjener som afsæt for den næste aktivitet.
Mødeblyanten – kort fortalt.
Hvad er Mødeblyanten?
Mødeblyanten ligner en buttet blyant, der er spids i begge ender. Målet er at komme fra:
- A) Afsættet til …
- B) Målet – slutningen af mødet.
Imellem A og B har du den buttede blyant – det er den form, der skal fyldes med dine aktiviteter.
Mødeblyanten bygger på to grundlæggende forståelser
- Du bør ikke åbne og lukke på samme tid.
- Alt hvad du åbner, skal lukkes igen.
Dem vender jeg tilbage til senere.
Kend målet
Inden du vælger, hvilke aktiviteter dit møde skal indeholde, skal du forestille dig, hvad målet med mødet er.
- Hvad vil du gerne opnå, når mødet er slut?
- Hvad er deltagernes take away?
- Hvad er udbyttet?
Jeg plejer at tænke på målet, som noget håndgribeligt, fx. en actionplan eller et idékatalog. HUSK: Jo mere håndgribeligt målet er, desti nemmere er det for deltagerne at engagere sig og samtidig giver det dem en oplevelse af realisering, fordi de har skabt noget sammen.
Kend afsættet
Du har også brug for at kende Afsættet.
- Hvad har du brug for at vide?
- Hvad skal afdækkes?
- Hvem er med i teamet?
- Hvilke ressourcer har vi adgang til?
Når du har defineret Afsættet og Målet, er det på tide at udfylde blyantformen med aktiviteter.
Ligesom en god film, udfolder et godt møde sig i tre akter. Overskrifter for de tre akter er: Åbne, Udforske og Lukke.
De tre akter: Åbne, Udforske og Lukke
Hver af de tre akter har forskellige formål.
Åbne:
Det første akt handler udelukkende om at åbne.
- Åbne mødet, åbne deltagernes tanker, åbne for muligheder.
Du etablerer de rammer og regler, som hjælper deltagerne til at tænke nyt sammen. Jo flere idéer og associationer, du kan sætte i gang i første akt, desto mere har du at arbejde med i andet akt. Når du åbner, er det ikke tiden til kritisk tænkning eller til at være skeptisk: tværtimod er det tiden til optimisme og til at bygge energien op mellem deltagerne.
Nøgleordet for Åbnetilstanden er “Divergerende”. Du ønsker at åbne for det bredest mulige sæt perspektiver og med så mange diverse idéer og tilgange, som muligt.
Udforske:
Når du har rammesat mødet, forklaret slutdestinationen og etableret den ønskede gruppedynamik, kan du begynde at udforske mødets indhold. Det er her du kigger efter mønstre og hjælper deltagerne med at se det velkendte på en ny måde.
Nøgleordet for denne udforskende tilstand er “Emergerende”. Du vil skabe en tilstand, som tillader uventede, overraskende og interessante ting at dukke op.
Lukke:
I det tredje og sidste akt bevæger dig frem mod konklusioner – beslutninger, handlinger og planlagte næste skridt. Når du lukker, flytter du indhold frem mod en tilstand, hvor der kan handles på det. Det er nu idéer skal vurderes med kritiske og realistiske øjne.
- Hvilke er så de mest lovende?
- Hvor vil du investere din tid og energi?
Nøgleordet for Lukketilstanden er “Konvergerende”. Du vil indsnævre feltet for at udvælge det mest lovende indhold, til det som kommer bagefter.
Guide til at benytte Mødeblyanten. Foto: Salvatore Ventura, Unsplash
Sådan bruger du Mødeblyanten i praksis
Det vigtigste koncept når du skal facilitere et møde er Åbne og Lukke. Det er nemlig den måde du orkestrerer dine aktiviteter og sikrer fremdrift.
Og nu vender jeg tilbage til de to grundlæggende forståelser, som jeg startede med at præsentere. Når du faciliterer møder, skal du blot huske på to ting – og det er de allervigtigste:
- Du bør ikke åbne og lukke på samme tid. Når du udforsker kreative muligheder, bør du ikke være kritisk på samme tid. Og når du træffer svære valg, bør du stræbe efter ikke at være kreativ. Hold de to tilgange adskilt og udfør dem efter hinanden.
- Alt hvad du åbner, skal lukkes igen. Hvis du åbner et emne, skal du huske at lukke det igen, ellers risikerer du at skabe forvirring og miste energien i gruppen. Det kan nemlig virke overvældende at åbne. Hav i stedet fokus på at konkludere og samle op løbende under mødet.
Næste gang du holder et møde kan du placere dine aktiviteter i Mødeblyanten forud for mødet. Husk at der sagtens kan være flere Mødeblyanter efter hinanden i et møde.
- Har du sørget for et godt fælles afsæt?
- Husker du at inspirere deltagerne til at tænke nyt?
- Husker du at samle op på alle breakout sessions?
- Er der nogle emner, som ikke bliver taget med hele vejen til slutningen af mødet?
Hvis du vil have mere inspiration til at anvende Mødeblyanten, kan du med fordel læse denne bog: “Gamestorming” af Gray, Brown og Macanufo.
Kom godt i gang
For at komme godt i gang med at bruge et nyt værktøj, er det vigtigt du overvejer, hvordan du konkret vil anvende det i din egen praksis – ellers glemmer du det let i den daglige strøm af viden og inspiration. Så inden du surfer videre, vil jeg anbefale af du bruger 5 min på en kort refleksionsøvelse.
Instruktion:
- Grib din foretrukne notesbog.
- Brug 2 min på at reflektere over spørgsmålet: ”Hvordan kan jeg bruge Mødeblyanten til at skabe konkrete resultater på møder fremover?
Brug 2 min på at skrive dine refleksioner ned.
Brug 1 min på at læse hvad du har skrevet og udvælge hvad du vil gøre som det første.
Tak fordi du læste med og god fornøjelse med at bruge Mødeblyanten på dit næste møde.
