Er du projektleder eller koordinator? Så kender du typen, der skyder alle ideer i sænk. Typen, der altid har så utroligt mange idéer på lager. Og typen, der har gode, gennemtænkte idéer, men som ikke kommer til orde på grund af de to førstnævnte typer.
Jeg ser ofte, at idé-processen bliver så kompliceret, at den kører af sporet. At de involverede bliver ved med at komme med nye idéer, fylde på – og derefter skifte mening. De vil det hele, fordi de ikke tør prioritere, skære fra og holde sig til nogle simple, klare beslutninger.
Jeg er ofte involveret i store møder og konferencer med mange interessenter, aktører og engagerede arbejdsgrupper, der er ambitiøse med deres projekt. Det er netop samspillet og modspillet mellem de mange forskellige mennesker og projekter, der gør det spændende at drive processen.
Sådan får I en optimal idéudviklingsproces
Hele min erhvervskarriere har jeg beskæftiget mig med møder og konferencer. Jeg kender processerne, og det er ofte de simple, klare og styrede processer, der giver det bedste resultat. Her får du mine erfaringer for, hvad der giver en god proces:
1. Sæt fokus på succeskriterierne
I opstartsfasen er der som regel ikke grænser for, hvad folk gerne vil. Mange kaster sig straks ud i et idéudviklingsmøde som det første. Den bedste proces starter dog med, at I sætter mål og succeskriterier for arrangementet. Succeskriterierne er fundamentet, som I skal arbejde ud fra. Først derefter begynder processen med at udvikle og prioritere idéer.
2. Fordel opgaver og ansvar
Fordel opgaver og ansvar i en arbejdsgruppe. Sørg for at deltagerne kender deres præcise rolle og ansvar. Afklar altid på første møde, hvilke kompetencer der er i gruppen i forhold til rollerne. Der er ingen grund til at en, der ikke bryder sig om om budgetter bliver budgetansvarlig.
3. Skab sammenhæng mellem ideer og mål
Den bedste idéudvikling opstår, når alle er bevidste om deres roller i idéfasen, og når processen bliver styret, så alle i arbejdsgruppen bliver hørt.
Sørg for, at der er sammenhæng mellem idéer og succeskriterier – og gør det ikke mere kompliceret end nødvendigt. Det simple er ofte det, der bliver mest tydeligt. Har I fx bæredygtighed som værdi, så lad arrangementet være præget af bæredygtige tiltag.
LYT
Jeg har selv mange idéer på lager, men jeg er også bevidst om at lytte ud fra, at en arbejdsgruppe består af forskellige persontyper og kompetencer. Gode idéer kan lige så godt komme fra den stille person, som fra den, der taler mest.
LUK
På et tidspunkt skal man lukke for idéerne og vælge de idéer, som bedst matcher arrangementets succeskriterier.
Denne fase kræver styring. Her er det igen vigtigt at lytte, så alle roller kommer i spil. Det kan være nødvendigt at droppe en idé, som alle er vilde med, men som er for kompliceret eller ikke følger den røde tråd.
Gem idéen til en anden gang. Det kræver mod. Men når man gør det, åbner det for potentialet i de andre idéer, der også ligger på bordet.
LÅS
Det kan være svært at stoppe med idéerne og begynde at træffe beslutninger. Her er jeg nødt til at sige til arbejdsgruppen, at nu er det alvor. Nu skal vi låse idéerne. Ellers bliver processen for dyr, hektisk, bøvlet og udmattende. Vi skulle jo komme fra idé til handling og samtidig stå friske og veludhvilede, når deltagerne møder op.
Foto: Florian Klauer, Unsplash
Hold fast i det simple igennem hele processen
I en travl hverdag kræver det sin mand/kvinde at holde fast i det simple. Er du projektleder eller koordinator, så vær bevidst om at sætte kursen, at sige ja og nej, at have klare rollefordelinger og at motivere alle undervejs i processen.
Det er godt at stille HV-spørgsmål og lytte til svarene. Ofte bliver tingene mere enkle og konkrete:
- Hvor vil vi hen med vores arrangement?
- Hvad er det præcis, vi gerne vil opnå?
- Hvordan bruger vi hinandens ressourcer bedst?
- Hvilken proces mod målet ønsker vi?
- Hvordan har vi det i processen? Fx overskud til at grine og lære af hinanden.
- Hvad vil vi gerne opnå personligt?
- Hvad vil vi lære af hinandens forskelligheder i processen?
Evaluer processen og lær af erfaringerne
Jeg er stor fortaler for, at alle arrangementer skal evalueres. Jeg bliver mere og mere opmærksom på, at selve processen også skal evalueres. Hvad gik godt, hvornår blev det for kompliceret. Hvordan kan det gøres mere klart, tydeligt og enkelt.
Forestil dig, at der svæver en fugl over dig, som observerer processen – måske ville den sige:
Det simple er ofte det bedste.
