Fremtidens møde:
Velkommen til fremtiden – lad os mødes her … på en ny måde (Del 1)
3 tips til ikke at kede konferencedeltagerne ihjel (Del 2)
Vi kan ikke tale om fremtidens møde uden at komme ind på de teknologiske landvindinger. Derfor skal vi naturligvis se nærmere på ét bestemt sted, hvor teknologien kan hjælpe os i en mødesituation, nemlig ved de såkaldte hybridmøder.
Et hybridmøde er betegnelsen for et møde, hvor du kombinerer den del af mødet, der finder sted face-to-face og i realtid med en virtuel komponent. Det vil sige, at du har samlet nogle deltagere i et mødelokale, og samtidig har oplægsholdere og/eller øvrige deltagere med fra en eller flere andre lokationer via et teknisk set-up, der gør, at alle kan se og høre hinanden.
Umiddelbart lyder det måske uoverskueligt eller lidt mærkeligt, men jeg har afviklet flere af disse hybridmøder og er meget begejstret for, at der findes denne mulighed. Der er – ligesom ved alt andet i livet – både fordele og ulemper ved at holde denne form for møde, som jeg her vil dele med dig, så du undgår at gå i de samme fælder, som jeg har været.
Hvad kræver det at holde hybridmøder?
Der er nogle forudsætninger, der skal være opfyldt for, at du får en god oplevelse med et hybridmøde.
- Du skal have en stabil internetforbindelse, men den præmis er vist efterhånden ligetil at få opfyldt i nærmest hele Verden.
- Du skal have fat i et system, der kan håndtere input fra flere deltagere. Det meste kendte er vist Skype, men der findes utallige andre systemer, så det er bare at prøve dig frem, hvis I ikke allerede har systemet til det.
- Så skal du have fat i et mødelokale, der har faciliteter til at holde virtuelle møder. Det vil sige, at der skal være lydanlæg og kamera, så alle kan se og høre hinanden.
- Til sidst er det blot at finde nogle deltagere og evt. nogle oplægsholdere og sikre dig, at de også alle har adgang til samme virtuelle mødelokale. Så er du klar til at holde et hybridmøde.
Hvordan aktiverer du ALLE deltagere?
Det er også muligt at holde hybridmøder, hvor du har deltagere samlet på mere end ét sted – altså flere grupper af deltagere flere forskellige steder i landet/verden. Vi kalder disse for lokale hubs. Her i Danmark kunne det for eksempel være, at alle dine deltagere ikke har mulighed for at køre til København, men at du samler grupper af deltagere i eksempelvis Aalborg, Esbjerg og Odense.
Vigtigt for de lokale hubs er selvfølgelig, at de har de samme faciliteter som ovenfor. Hvad der er lige så vigtigt er, at du i disse tilfælde allierer dig med en lokal vært og facilitator.
Gør du ikke det, risikerer du, at de deltagere, der sidder rundt omkring i landet, føler sig distanceret fra ”hovedscenen”, hvis det meste aktivitet foregår der. Deltagerne på distance skal føle sig inkluderet og have den samme positive oplevelse af mødet, som deltagerne i lokalet med ”hovedscenen”.
Hvis du sørger for at have en lokal vært/facilitator, kan vedkommende sørge for, at spørgsmål fra distancen bliver taget op på ”hovedscenen”, at deltagerne på distancen også kan lave gruppearbejde sammen osv. På denne måde lægger du op til, at alle deltagere – uanset lokation – kan føle sig inkluderet.
Hvornår er et hybridmøde en god idé?
Hybridmøder har især to store fordele: De sparer tid og penge!
Forestil dig, at du gerne vil have en bestemt person til at holde oplæg på din konference, men denne person bor i Singapore, og han er i øvrigt vant til at rejse på 1. klasse og bo på 5-stjernede hoteller, når han tager til Europa for at holde et oplæg. Det vil gøre noget af et indhug i dit budget. Men hvad nu, hvis du kan ”nøjes” med at betale ham et honorar for den halve time, du har ham med online? Så kan du måske godt få plads til ham i budgettet.
Det kunne også være, at den person, du gerne vil have som oplægsholder ikke har tid til at deltage i din konference, hvis det betyder, at han skal bruge rejsetid på den – men hvis han i stedet kan være med online, så kan han godt passe den times tid ind i sit program. Du har fået dit ønske opfyldt, og han har ikke skullet bruge mere tid end højst nødvendigt på at stille op til konferencen.
Hybridmødet er også en mulighed, hvis du gerne vil invitere deltagerne inden for et sted, hvor der for eksempel er sikkerheds- eller pladsbegrænsninger (det kunne være en steril fabrik). Her vil man i stedet kunne følge med fra distancen og se en lokal medarbejder forklare om stedet/maskinen/forløbet. Det er klart, at det ikke giver den samme oplevelse, som hvis man fysisk er til stede, men måske er distance-muligheden bedre end slet ikke at se stedet/maskinen/forløbet.
Ikke mindst giver du deltagere, der skal bruge lang tid og mange penge på transport til din konference, mulighed for at spare begge dele, hvis du planlægger en eller flere hubs, hvorfra man også kan deltage i din konference. På denne måde udvider du også antallet af potentielle deltagere.
På min arbejdsplads holder vi ofte hybridmøder, da størstedelen af medarbejderne arbejder på samme adresse, mens der er enkelte medarbejdere, der har arbejdsplads rundt i landet. Så mødes vi på hovedkontoret i København i et mødelokale, mens de øvrige er med fra distancen. Vi kan alle se hinanden live, høre oplæg, stille spørgsmål osv. Det fungerer upåklageligt og har den fordel, at kollegerne rundt om i landet ikke skal transportere sig til København hver gang, der er et møde af et par timers varighed.
Hvornår er et hybridmøde en dårlig idé?
Der er desværre også ulemper ved at holde hybridmøder, og et af de steder, hvor hybridmøder ikke er den bedste løsning, er i forbindelse med gruppearbejde. Der kan som nævnt tages hånd om denne udfordring, hvis man sørger for, at deltagerne på distancen løser de samme opgaver i grupper, som deltagerne på stedet med ”hovedscenen” – og at de naturligvis også får samme mulighed for at fremvise deres resultater af gruppearbejdet.
Desuden er det klart min opfattelse, at du ikke skal vælge et hybridmøde alene på grund af ressourcebesparelsen. Det er klart, at et forholdsvis kort møde vil være bedre som hybridmøde, hvis det sparer mange timer og mange penge i forhold til at skulle flyve kolleger ind fra nær og fjern. Men det er stadig vigtigt med face-to-face-møder. Hybridmøder skal ses som et tilbud eller et supplement til de mange andre møder, vi alle holder i vores hverdag. For eksempel skal afdelingens/firmaets strategidag ikke gøres til et hybridmøde – her er det vigtigt at inkludere alle medarbejdere på lige fod, og transportomkostningerne er en uundgåelig del af et sådant møde. Sådan er det!
Jeg mener heller ikke, at hybridmøder skal være målet i en virksomheds CSR-politik (i forhold til bæredygtighed, grønne tiltag og CO2-besparelser), men snarere ses som en ekstra fordel på CSR-bundlinjen, når det kan lade sig gøre at holde mødet på den måde.
Et hybridmøde er desuden en dårlig idé, hvis man ikke har briefet sine oplægsholdere (der er på fra distancen) ordentligt. Det kræver en mere inkluderende tankegang at holde oplæg fra distancen, og risikoen for at ”tabe” deltagerne undervejs er større, hvis taleren ikke er meget levende og på.
4 råd til at skabe et godt hybridmøde
1. Gem et digitalt referat
Når du holder et hybridmøde, er det vigtigt at huske, at nogle professionelle systemer til virtuelle møder har en indbygget funktion, der gør det muligt at gemme optagelserne, og at man derfor forholdsvis let kan indsamle en form for referat af mødet og dets resultater.
2. Brug mødelokalet – sid ikke bag jeres pc’er
At det, at deltagerne fysisk har flyttet sig til et mødelokale, også ændrer på deres mind set og omstiller dem til mødesituationen. Det giver større mulighed for, at du har deres fulde opmærksomhed i forholdt til, hvis de hver især sidder ved egen computer og lige kan løse dagens opgaver samtidig med, at de følger mødet (med et halvt øje og øre).
3. Alle skal serviceres på lige fod
Sørg for at stille samme faciliteter og forplejning til rådighed på alle lokationer. Alle deltagere kan se hinanden, så det giver en skævvridning af grupperne, hvis dem i Esbjerg hygger sig med lækre finger foods, farverige cocktails og skønne kager, mens dem i Odense får billige dåsesodavand og småkager ud af plastik-pakken.
4. Inkluder ALLE deltagere – også dem der er med lokalt
Sørg for at inkludere så mange så muligt af dem, der deltager i mødet fra distancen. Det er oftest her, det går galt, og man får dårlig erfaring med hybridmøder og smider håndklædet i ringen.
Hybridmøder er kommet for at blive, så prøv det! Det er ikke nær så uoverskueligt, som det lyder.
Tak for dine gode pointer og råd. Jeg synes især elementet med en lokal tovholder er vigtig, når mødet er lidt større end bare nogle stykker fra et team, der kender hinanden god i forvejen. Min egen erfaring er i hvert fald, at det er her kæden nogle gange kan hoppe af, og man kan føle sig lidt dekoblet, hvis man sidder i den “hub.” Og så er det jo skønt, at teknikken efterhånden er med os det meste af tiden. Jeg mindes, da vi startede med de her distance-møder i sin tid, og forbindelsen var dårlig eller helt forsvandt – da var det absolut en tidsrøver og gik ud over forståelsen, men ikke mere.
Tak skal du have, Sille. Den lokale tovholder er netop meget vigtig. Alle deltagere skal have en god oplevelse, og hvis man føler sig kørt ud på et sidespor, så får man altså bare ikke lige så meget ud af mødet. Og uanset hvad nogle siger, så er face to face-møder kommet for at blive – så det at være sammen med andre, har også en betydning. Men denne form for samvær skal faciliteres (af den lokale tovholder). Teknikken…den skal bare virke! Men vi har heldigvis gode forudsætninger i dag.