Sådan rykker du mødet ud i naturen

Når du flytter mødet udendørs, bringer du samtidig en mere løssluppen energi ind i mødet. Der er bogstaveligt talt højere til himlen, når I bevæger jer ud, og netop det sætter noget i gang. Kunsten er at skabe den gode balance mellem at give det løsslupne – og ofte uforudsigelige – plads, men samtidig sikre nogle gennemtænkte rammer baseret på et godt kendskab til det område, I skal være i.

Jeg hørte for nyligt en skuespiller i et radioprogram sige, at det værste er ”et stående publikum under åben himmel.” Hans beklagelse gik på tilskuernes opmærksomhed. Han supplerede lidt selvironisk med, at når det foregår på teatret sidder de trods alt med blikket rettet mod scenen og skal aktivt rejse sig og gå ud ad en dør for at ”slippe væk.”

Nogenlunde lige sådan er det, når du afvikler et møde. Skal der formidles meget ”fra scenen” til tilhørerne, og er det vigtigt, at alle følger nøje med, er det måske bedst at blive indendørs i en traditionel opstilling, hvor døren er ”eneste udvej.”  Så undgår du i hvert fald de forstyrrelser, det giver at flytte mødet udendørs.

Skal du gennemgå en masse detaljer, hvor en storskærm eller udskrifter på papir er et vigtigt supplement for tilhørerne, er det nok også bedst at blive inde, men ellers …

Mulighederne mellem ‘walk and talk’ og teambuilding

Det er efterhånden ret udbredt med en frisk gåtur som en del af arbejdsdagen. En samtale mellem to kolleger kan forholdsvist nemt afvikles som et gående møde, når de fysiske rammer er til det. Ud over at det giver frisk luft, lys og motion, giver det også en god dynamik i samtalen. Vi tænker og husker bedre, når vi bevæger os.

Men bortset fra disse gåture i hverdagen er naturen mest et festligt indslag på det årlige kickoff, eller naturen indgår som en del af en teambuilding dag, hvor vi kaster os modigt ud i træklatring, tømmerflådesejlads, orienteringsløb eller mad over bål.

Alt sammen skønne aktiviteter, som er gode for både lunger, lattermuskler og relationer, men desværre med en tendens til, at når vi så skal være ”seriøse,” så rykker vi indenfor igen. Men hvad ligger der af muligheder i feltet mellem ’walk and talk’ og teambuilding?

Udforsk det nye

Der er en grund til, at skuespilleren skal kæmpe ekstra hårdt for opmærksomheden, når han har et ”stående udendørs publikum.” Der sker noget med os, når vi er ude. Vi åbner op, slapper af, løfter blikket, trækker vejret og får nye ideer. Det betyder, at opmærksomheden mod et fælles felt ryger, men det sker netop, fordi opmærksomheden på alt andet øges.

Den tilstand af ”antennerne ude” kan være brugbar, når I skal tænke store tanker, finde nye løsninger på fastlåste problemer eller udforske nyt land.

Skab det rette flow

Den anderledes energi, der opstår, når du rykker mødet udendørs, skal have lov til at pible og boble. Det betyder også, at du skal være opmærksom på flowet i løbet af mødet. Allerhelst skal du finde et sted, hvor der er mulighed for, at mødedeltagerne bevæger sig væk fra basen i små konstellationer for så at vende tilbage med jævne mellemrum, for at danne nye makkerpar eller for at samle op.

Indledende instruktioner og korte, inspirerende indlæg er fint, men du skal også være opmærksom på, at lige så snart, du slipper mødedeltagerne løs, bliver det sårbart at lægge programmet an på, at alle skal være samlede og opmærksomme på fuldstændig samme tid. Igen det ”stående publikum under åben himmel.”

Et godt flow på et møde i naturen kan du blandt andet skabe ved at sikre en god balance mellem:

• Bevægelse, hvor deltagerne på gåture vender særlige problemstillinger
• Samling, hvor der debatteres, samles op eller gives nye instrukser,
• Pauser, hvor folk har mulighed for blot at være og reflektere i stilhed eller dele tanker på mere uformel vis.

4 ting, som du bør forberede lidt ekstra

Som ved alle andre møder skal du selvfølgelig være klar på formålet med dit møde. Hvad er de centrale spørgsmål I skal rundt om, og hvad vil I gerne have med hjem? Den del adskiller sig ikke fra alle andre møder, men der 4 vigtige områder, som kræver lidt ekstra forberedelse:

1. Kendskab til området

Jo bedre du kender det område, hvor I skal være, desto bedre bliver din planlægning. Er det planen at sende mødedeltagerne ud på vandreture skal du selv have gået ruterne inden, så du ved, hvor fremkommelige de er, og hvor let eller svært det er at orientere sig. Vær især opmærksom på:

• Adgang til området: Hvor kan folk parkere, hvis de kommer i bil? Er det smartere, at I bliver transporteret samlet dertil. Hvordan kommer du selv frem med dit udstyr?
• Tydeligt afmærkede ruter: Brug evt. ”hjælpere” ude på ruterne, så det at finde vej ikke kommer til at fylde hele turen – med mindre det at finde vej sammen er en pointe.
• Samlingssted(er): Vurder på forhånd, hvordan pladsen disponeres, når alle samles. Hvor giver det bedst mening at give fælles instrukser, og hvor kan folk lægge deres ting og sager?
• Pauserne: Hvor kan folk komme på toilettet? Og vil det fungere optimalt? Er det nemt at komme af med affald, så I efterlader stedet pænt?

2. Materialer I skal bruge

I kan ikke forlade jer på PowerPoint, og folk kan ikke tage noter undervejs, så hvad gør I? Som med al anden god mødeforberedelse har I selvfølgelig gjort jer overvejelser om, hvad I gerne vil have ud af mødet. Måske har I formuleret nogle spørgsmål, som deltagerne skal debattere på dagen.

• Ud i naturen: I kan have lavet et lille samlet vejrbestandigt kit, som hver deltager får udleveret ved mødets start. Planen for mødet og dagens vigtige spørgsmål kan med fordel være printet og lamineret, så de nemt kan tages med rundt og ikke er følsomme for blæst og regn, solcreme eller insekter. Det samme gælder rutevejledninger og generelle instruktioner, som alle skal have adgang til.
• Opsamling af pointer: Afhængigt af mødets formål og form kan I lave pitstop ved basen, hvor I samler op og debatterer. Men det kan også være, at I bruger dagen til at indsamle ideer, som I arbejder videre med en anden dag. Her kan det være en god idé at optage video: Opstil at kamera til formålet, eller lad folk selv optage på mobilerne. Der opstår en særlig dynamik, når folk i små grupper beretter, hvad de har drøftet, og I får samtidig umiddelbarheden og den gode energi med hjem fra skoven. Her ligger selvsagt noget efterbearbejdning, så det skal indgå i planlægningen.

3. Forplejningen

Hvis tiden er til det, kan det at tilberede mad sammen ude i naturen være en skøn måde at samle op eller runde af på en uformel måde. Men det kan også være, at I har pakket sandwich og snacks hjemmefra, eller I har lavet aftale med en, der sørger for at lave mad til jer ude i naturen.

Uanset hvad er forplejningen stadig en vigtig del af mødet, selvom rammerne er anderledes.

4. Husk disse praktiske råd

• Giv besked til mødedeltagerne om påklædning, der passer til vejret.
• Medbring et solidt lager af siddeunderlag, fleecetæpper, gode brede paraplyer, insektspray og plastre.
• Tjek DMI i dagene op til – et udendørs møde kan afvikles i det meste vejr, men stormer det en halv pelikan, er det svært at høre, hvad hinanden siger, og du bør overveje at aflyse.

God fornøjelse!