Fremtidens møde:
Velkommen til fremtiden – lad os mødes her … på en ny måde! (Del 1)
Vi lever i en tid, hvor vi selv kan designe vores nye Nike-sko, bestille et iPhone-cover med vores navn eller sammensætte en videregående uddannelse på præcis vores vilkår. Hvordan kan det så være, at vi tror, at vores konferencedeltagere gider få et fiks og færdigt program trukket ned over hovedet?
Afsløring: Det gider de heller ikke!
Massetilpasningen har også gjort sit indtog i møder og konferencer. I denne artikel vil jeg komme ind på, hvilken betydning det har. For hvordan kan det lade sig gøre at skræddersy et konferenceprogram til hver enkelt deltager? Det lyder jo som en komplet uoverskuelig opgave. Men det kan faktisk sagtens lade sig gøre. Her får du nogle tips og tricks, der forhåbentlig gør opgaven lidt mere tilgængelig.
Nye generationer – nye krav
I takt med at nye generationer indtager pladserne i vores møderum, stiller det større krav til os som mødeplanlæggere. Vi kan – som jeg skrev i min forrige artikel og introduktion til denne artikelserie om fremtidens møde – ikke blive ved med at mødes som i 80’erne.
Vores nye kolleger var ikke engang født i 80’erne. Deres generation er vant til at bestemme selv, vant til at kunne vælge mellem mange muligheder, og de er vant til at ”one size doesn’t fit all”!
Jamen, hvad så med alle dem, der gik i skole dengang, hvor man tiltalte læreren med ”Frøken”? De er jo vant til at gøre, som de bliver bedt om. Men den er heller ikke gangbar længere. I dag ligger alle muligheder åbne for os, og vi er allesammen vant til at kunne vælge og vrage. Så denne mulighed må vi også integrere i vores konferenceprogrammer.
I fremtidens møde er det derfor vigtigt, at deltageren bliver medproducent af vores konference: Han eller hun skal føle, at der bliver taget hånd om præcis hans eller hendes formål med at deltage. Det kan vi blandt andet sørge for ved at give den enkelte deltager mulighed for at vælge de oplæg og aktiviteter, der understøtter personlige formål.
Frygt ej, mødeskrædderen er klar!
Når du sidder ved tegneblokken med et blankt stykke papir foran dig og er klar til at designe din næste konference med ovenstående in mente, så kan du gribe sagen an på flere forskellige måder.
1. Giv deltagerne en række valgmuligheder
Du kan inddele din konference i flere spor eller temaer, som deltagerne kan vælge at følge. På denne måde har du taget første skridt mod et personaliseret program for den enkelte. Du kan også gå skridtet videre og gøre, som jeg: Sørg for, at oplæggene i de enkelte spor er præcis lige lange (ved at bestemme, hvor længe den enkelte oplægsholder må være på). Alle begynder og slutter på samme tid, så deltagerne kan udvælge præcis de oplæg, de gerne vil høre og skifte mellem de enkelte spor/temaer og lokaler.
Denne mulighed kræver, at du har mange oplægsholdere og lokaler, da du ikke kan nøjes med 7 oplæg af en times varighed hver, og så er dit program fyldt.
Når jeg holder disse konferencer, har jeg et sted mellem 30 og 40 oplægsholdere involveret, da jeg samtidig bruger en model, hvor hvert oplæg nærmest er en pitch, der maks varer 20 minutter. Dette er dog ikke en forudsætning for at give deltagerne mulighed for at skifte spor/lokale. Det vigtigste er, at de enkelte oplæg begynder og slutter på samme tid.
2. Sørg for at deltagerne får alt ‘guldet’ med hjem
I forrige artikel omtalte jeg ’speed geeking’ og de gentagne, korte pitches, som dette består af. Det at gentage oplæg eller workshops giver deltageren mulighed for ikke at gå glip af noget, for det er klart, at ethvert valg af et oplæg eller en aktivitet også er et fravalg af et andet (der ligger samtidig). Og der er ikke noget mere ærgerligt, end det man føler man går glip af.
Gentagelse af et oplæg gør i øvrigt opgaven en smule lettere for dig som mødeplanlægger, idet du så ikke skal engagere 30 oplægsholdere, men måske kan nøjes med 15.
3. Skab et rum for ‘chill zones’
I forhold til de til- og fravalg, jeg nævnte, så ligger der også muligheden for helt at vælge oplæg og aktiviteter fra. Vi skal fremover ikke se det som en fiasko, at deltagerne vælger at træde væk fra konferenceprogrammet og foretage sig noget andet end at lytte til den næste taler. Tværtimod er det en trend, vi skal favne og understøtte med indretningen af vores møderum.
Når vi fremover indretter venue til vores arrangement, skal vi tage højde for, at deltagerne har brug for tid til refleksion og mulighed for at mødes med de øvrige deltagere. I fremtiden vil ord som ‘chill zones’ og ‘down time’ blive en del af ethvert konferenceprogram. Dette vil jeg komme ind på i en kommende artikel i denne serien om ‘fremtidens møde’.
Ovenstående muligheder gør, at den enkelte deltager skaber sit helt eget program – der ligger utallige kombinationsmuligheder i at gøre en konference så åben som mulig, og ikke to programmer vil være ens.
Slip kontrollen – følg med strømmen
Første gang, du som mødeplanlægger skal føre disse tiltag ud i livet, kan være nervepirrende, for de kræver, at man slipper kontrollen og følger med strømmen.
Ja, det kan godt være, der er overfyldt i et lokale under et oplæg, mens der i et andet er langt mellem tilhørerne (for du har selvfølgelig ikke bedt deltagerne om at vælge oplæg på forhånd. Det er ligesom ikke pointen med det hele!), men hvis man sørger for at kommunikere med sine deltagere (og for eksempel gør opmærksom på, at adgang til de enkelte oplæg er efter ”først til mølle-princippet”), så fungerer det upåklageligt.
Jeg kan derfor kun opfordre til at afprøve det. Jeg har efterhånden holdt temmelig mange konferencer, hvor ovenstående muligheder var inkorporeret på den ene eller anden måde, og jeg har kun haft positive tilbagemeldinger.
Dette var anden artikel i serien om fremtidens møde. Følg med i næste måned, hvor vi tager et kig på hybridmøder.
