Hvordan går det med dine events? Er du på vej fra mødeplanlægning til oplevelsesdesign, eller har du brug for mere viden og gode råd?
Jeg har tidligere skrevet om den oplevelsesbaserede konference og de elementer, der skal til, før man kan kalde noget for en ”oplevelse”. Her kommer næste indlæg i min oplevelsesmanual. Denne gang er vi nået til at se nærmere på lokalet. For hvordan ændrer vi det fra at være et mødelokale til at være et oplevelsesrum?
3 karakteristika for oplevelsesrummet
Oplevelsesrummet er et begreb, som en svensk professor ved navn Lena Mossberg har opfundet. Begrebet dækker over tre elementer: Selve rummet, hvor oplevelsen finder sted, de værter/medarbejdere, der er i rummet samt den enkelte deltagers oplevelse af de andre deltagere og kunder. Til sammen er de tre elementer rammen om hele oplevelsen.
Lad os kigge nærmere på de tre elementer:
Lad sanserne komme i spil
Det er i selve rummet, at sanserne for alvor kan komme i spil (som du ved, er det vigtigt at inkorporere alle fem sanser i sit møde). Møderummet behøver ikke at være et fysisk rum, men kan f.eks. være i skoven eller i et telt. Her kan du involvere høresansen med lækker loungemusik, smagssansen med veltilberedt mad eller måske en frisk signaturcocktail, lugtesansen med en tilpasset signaturduft, følesansen med små gimmicks på bordene, som deltagerne kan røre ved/lege med, mens de lytter, samt synssansen med smuk indretning, farver, at bringe naturen ind i lokalet, flotte præsentationer osv.
Værterne skal understøtte oplevelsen
Værterne, som i mange mødesituationer er en virksomheds medarbejdere, skal understøtte oplevelsen ved at udvise deltagerne deres fulde opmærksomhed. Værterne er der for deltagernes skyld og repræsenterer deres virksomhed i måden, de opfører sig på. Deltageren er således ikke en afbrydelse i deres arbejde. Deltageren ER deres arbejde. Fokus er på det ultimative værtskab – hvordan behandler du dine gæster?
Overvej målgruppen nøje
De andre deltagere i et møde har selvfølgelig også indflydelse på ens oplevelse af mødet. Opfører de sig lige som jeg? Føler jeg mig udenfor? Får jeg også lov at sige noget? Er der for mange eller for få andre deltagere? Kan jeg spærre en stol/plads, så jeg kan sidde sammen med dem, jeg kender i forvejen? For deltageren kan det være svært at gøre noget ved, at situationen ikke er, som man havde forventet. Det er derfor arrangørens ansvar at sørge for, at målgruppen er veldefineret og velbalanceret.
Stemningen i rummet sender et signal
Hvilken stemning vil du gerne skabe? Hvad er det for en signalværdi, der er i oplevelsesrummet.? Stemningen i et rum ændrer sig alt efter, om vi befinder os i et mødelokale uden dagslys, eller om vi er på et slot, der emmer af svundne tiders storhed. Det er også noget helt andet at holde sit møde i et telt i en smuk park i forhold til at holde det i en virksomheds kantine med krummer på bordene. Alle disse møderum har deres berettigelse, men skal bruges forskelligt.
Indretningen af rummet sender naturligvis også et signal: Er der et stort bestyrelsesbord i lokalet, eller sidder vi på (ukomfortable) stolerækker? Er der loungemøbler eller kun høje caféborde at stå ved? Er der farver på væggene eller hvidt og klinisk? Er der grønne planter, en bar i hjørnet, eller sækkestole på gulvet?
Alle signalerne, og den stemning de skaber, kan vi udnytte til at understrege formålet med vores møde. Hvis formålet er at brainstorme og komme op med nye idéer, hjælper det ofte, at deltagerne er ude af deres vante rammer. Her kan det være en fordel at bruge et rum, der overrasker f.eks. ude i skoven eller et, hvor møblerne er skiftet ud med skamler, Lego og andre sjove effekter, der stimulerer kreativiteten.
Det fuldendte oplevelsesrum understøtter mødet
Ud over de elementer, jeg har nævnt ovenfor, skal et oplevelsesrum også understøtte komfort, samarbejde og muligheden for at være sig selv (ja, der skal både være plads til at være sammen og hver for sig). Sidstnævnte kommer jeg ind på nedenfor, så her vil jeg nøjes med at uddybe punktet om komfort.
Komfort er mere end bare en god stol. Stolen er dog vigtig for, hvordan vi har det under mødet eller konferencen. Hvis man sidder på en hård skammel, sidder man ikke lige så komfortabelt og længe, som man gør i en højrygget, blød stol, der måske kan vippes og indstilles, så den passer præcis til en.
Indeklimaet i rummet har også en stor indvirkning på komforten. Dette er vi naturligvis ude over, hvis vi holder mødet ude i skoven, men da en stor del af dagens møder holdes i et (lukket) rum, er det vigtigt at vide lidt om indeklima.
Vi har nok alle oplevet at løbe tør for energi sidst på dagen på strategimødet, hvor vi har siddet indelukket i et for lille rum uden nok pauser. Mange undersøgelser viser, at effekten af mødet ikke er så høj som den kunne være. DTU har lavet en undersøgelse af skoleelevers indlæring i dårligt ventilerede lokaler. Når CO2-niveau bliver for højt forringer det koncentrationsevnen og indlæringen falder med 5 procent. Så det er op med vinduet (om ikke andet så i pauserne, som der skal være rigeligt af, da den menneskelige hjerne ikke kan koncentrere sig i mere end ca. 30 minutter ad gangen, men det er en helt anden sag og et helt andet blogindlæg).
Når man indretter sit oplevelsesrum, bør man desuden overveje følgende:
Hvad er formålet med mødet?
Skal deltagerne lære nyt, netværke, idégenerere eller noget helt syvende? Hvis formålet er at lære noget nyt, skal rummet understøtte forskellige læringsstile. Nogle lærer bedst ved at sidde i vindueskarmen med benene oppe, mens andre har brug for et roligt hjørne med bord og stol og mulighed for refleksion over det lærte.
Hvad skal der foregå i lokalet?
Hvor meget plads, I skal bruge afhænger af, om der skal holdes oplæg fra en scene, laves gruppearbejde eller fysiske øvelser. Nogle bordopstillinger fylder mere end andre – og der er bordopstillinger, der er bedre til det ene formål end det andet (f.eks. opstilling i øer, hvis formålet med mødet er gruppearbejde/diskussion). Ofte har man brug for, at rummet kan indrettes på forskellig vis – især hvis mødet varer flere dage, hvor det vil være naturligt at variere rummets udtryk og overraske lidt undervejs. Det skal tages med i overvejelserne helt fra begyndelsen, så man kan reservere et passende lokale.
Hvor lang tid varer mødet?
Længden på mødet har også indflydelse på bordopstillingen. Det kan være svært at sidde på en stol uden at have et bord til materialer, hvis mødet varer en hel dag. Er der derimod tale om et kort informationsmøde, kan opstilling i stolerækker/biografstil godt bruges.
Er du klar til at kaste dig ud i at skabe et kreativt oplevelsesrum i stedet for at byde inden for i et standard mødelokale, så overvej rummets muligheder, næste gang du booker plads til en konference. Det kan også være du allerede har erfaringer, som du har lyst til at dele her på bloggen.
Indlæg i samme serie:
5 vigtige detaljer på den oplevelsesbaserede konference
Det er IKKE kun U2, der gør indtryk
Hvor er cirkusforestillingen?
Når sanserne bliver en del af din konference
Vi skal have mange flere møder! Mange flere af de GODE møder, vel at mærke. Det du skriver her, er et væsentligt input til at få skabt rum og rammer som understøtter de gode møder, Anne. Det hander om ikke bare at tage default- eller standardløsningen i mødelokalet, men at gøre alt bevidst om og styret efter det ønskede udbytte. Dér rammer vi så det springende punkt: Vi kender godt de kreative rum der går hen og bliver en kulisse som organisationer opfatter som tilstrækkelige i sig selv til at møder holdt dér også bliver kreative og udbyttegivende sådan helt automatisk. Der skal mere til … design af mødet og processerne for mødet er som du skriver, vigtige at tænke i. Dér skal vi fortsæt lægge os i selen for at få det bedste ud af den tid vores mødedeltagere betaler med. Jeg glæder mig til det!