9 tips så du kommer flyvende fra start med din næste konference

I dag deltog jeg i en konference som gæst. Det er inspirerende nogle gange selv opleve, hvordan andre gør, når de skal byde en velkommen

Mine observationer som jeg hermed vil dele, handler om ”den gode velkomst”, inden man går ind i konferencelokalet.

Jeg har beskæftiget mig med konferencer hele min erhvervsaktive karriere, og derfor er jeg også en nørd, når det kommer til:

• optimering
• nye digitale løsninger
• varme smil
• god atmosfære
• deltagerinvolvering
• gode faglige programmer med energi
• og mest af alt værdifulde konferencer, hvor man kan måle, om det har været tid og ressourcerne værd.

Så jo, jeg er for nogle nede i detaljerne.

Jeg har her lavet 10 tips til hvordan du kommer godt fra start som arrangør.

1. Start dagen optimalt med SMS

For mange deltagere er der en masse praktiske overvejelser: Hvor er det nu lige henne? Er der parkering? Hvornår slutter det? Kan jeg nå og hente børn, lave aftensmad osv.?

Sådan startede min dag, hvor var bekræftelsen på min deltagelse, var der morgenmad, skulle bekræftelsen printes og medbringes for derefter at rode mine mails igennem.

Her ville det have været skønt med alle oplysninger lige ved hånden på min mobiltelefon, som jeg næsten altid har lige ved hånden. En enkel sms med link – vupti, program og det hele. Fuldstændig som min frisør sender en reminder.

2. God skiltning byder varmt velkommen

Når du ankommer til konferencestedet er min erfaring, at skuldrene på deltagerne først er nede, når de ser et skilt med ”firmanavnet” eller navnet på arrangementet. Jeg plejer at sige, at skiltningen skal være så tæt på parkeringspladsen som muligt.

Det regnede i dag, men den røde løber var lagt ud, så jeg var ikke i tvivl om, hvor jeg skulle gå ind. Det er også en god måde at markere – helt ude fra parkeringspladsen – at det er her, det foregår.

3. Smil, så får du smil igen

Det er altid så dejligt at blive mødt med et ”Godmorgen!” og et smil.

4. Navneskiltet har en funktion

Navneskiltet har en funktion, man skal kunne se, hvad de andre deltagere hedder og evt. firmanavn eller titel, hvis det er relevant.

Det skal stå med så store bogstaver, så man kan se det på behørig afstand. Nogle gange ser jeg, at man går mere op i design end funktionalitet, men det kan godt kombineres, for naturligvis har alle ret til ”et lækkert” navneskilt. Et navneskilt, som ikke ødelægger silkeskjorten med en skarp sikkerhedsnål.

Kvalitet af navneskiltet skal afspejle, om det skal bruges i flere dage. Personligt synes jeg plastiknavneskilt er no-go af hensyn til miljøet. Der findes i dag så mange fine miljøvenlige løsninger på navneskilte i dag.

5. Genbrug er god stil

Key-hængere eller nøglesnore kan produceres i miljøvenlige materialer. Man kan efter konferencen have en ”grøn spand” stående, hvor man f.eks. kan aflevere key-hængerne for genbrug.

6. Gør registreringen nem og glidende

Ved registrering af f.eks. tohundrede til flere tusinde deltagere, skal flowet fra man går ind ad døren til konferencestedet, til navneskilt er udleveret, evt. godie-back er udleveret, og frakken er afleveret i garderoben, tænkes godt igennem.

Til større arrangementer tænker jeg altid en ”flyer værtinde” ind, som er en person, der hele tiden tager godt imod deltagerne og henviser deltagerne til den korteste vej i igennem ”rejsen” til konferencelokalet.

7. Udnyt digitale fordele

Det sidste nye er onsite registrering og print af navneskilt på stedet. Det fungerer fuldstændig, som man kender det i lufthavnen, man får sin ”adgangsbillet” på mobiltelefonen og ved registrering holder man mobiltelefonen op mod en scanner, og så er der en lille printer, der printer navneskiltet, og med et smil kan keyhængeren afleveres.

Hvilken fordele er der ved onsite print af navneskilt?

• Der printes ikke navneskilte til personer, der ikke kommer
• Det er hurtigt og effektivt, og man undgår kø – det tager 3-5 sek. at printe
• Der tages hensyn til miljøet
• Som arrangør benytter du den teknologi, der er til rådighed, som også kan give dig data f.eks. at tracke fremmøde og indtjekningstidspunkter
• Der er fleksibel layout på navneskiltet evt. adgangskoder til workshops osv.

Der kan også printes navneskilt til dem, der har glemt at registrere sig, da der laves en ”onsite registreringsstation”. Så undgår man navneskilte, der er skrevet i hånden.

8. Ansigtsgenkendelse er det helt nye

Facial recognition eller ansigtsgenkendelse er også på vej i forhold til registrering af deltagere til konferencer.

Det fungerer på den måde, at deltagere ved registrering uploader et foto og på stedet tages et ny billede. Deltagerne skal derefter bekræfte sit foto på en skærm og navneskiltet printes. Hele processen tager under 20 sekunder.

9. Husk at tage højde for GDPR

Hele data håndtering af deltagerne, skal naturligvis overholde GDPR-reglerne.

Som arrangører bør vi være et skridt foran

Når jeg som i dag, deltager i en konference, jeg ikke selv har været arrangør af, tænker jeg altid, at der er så mange elementer, der skal være på plads for at give deltagerne den optimale oplevelse.

Jeg lærte meget ved at være gæst i dag, og det var i øvrigt en super god konference, men lidt ”fagnørd” er man vel altid, når man har arbejdet med dette i mange år.

Jeg tænker at vi som arrangør må udvikle os hele tiden, tage ny teknologi til os, og på nogle fronter også gå forrest.