Bruger du rummet som effektiv med-facilitator? (Del 1)
Derfor kan en picnic øge vores engagement på mødet (Del 2)
Når du vælger et rum til et møde, konference eller kursus, vælger du samtidigt et mulighedsrum for dine deltagere. Alle rum lægger op til bestemte måder at placere og bevæge sig på og har en atmosfære, der stemmer deltagerne. Det vil sige, at rum og indretning lægger op til en bestemt sindsstemning og adfærd blandt deltagerne.
Det er op til dig!
Rum er med andre ord ikke en passiv fysisk ramme. De påvirker, understøtter og skaber deltagernes adfærd, sociale interaktioner, relationer, læring m.m.
Som facilitator og/eller mødeplanlægger har du indflydelse på, hvordan deltagerenes mulighedsrum skal være og virke. Hvis mulighedsrummet byder på overraskelser og nye input, vil deltagerne ofte reagere med større vågenhed og engagement, end hvis mulighedsrummet er velkendt – ligner alle andre – og er uden sansemæssig stimulering.
Det er altså op til dig at sørge for et rum, der vækker folks engagement frem for at sløve dem.
Kig efter spændende mødefaciliteter
Du kan sørge for aktive og overraskende mulighedsrum på flere måder.
Tidligere har jeg skrevet om, hvordan du som facilitater og/eller mødeplanlægger kan skabe midlertidige iscenesættelser – rum du skaber til en bestemt lejlighed ved at bruge æstetiske virkemidler som rekvisitter, lyd og lys – og om, hvordan du kan holde mødet, kursusdagen m.m. på et teater eller i skoven som en picnic.
Men der er også en tredje mulighed, nemlig at finde spændende og anderledes mødefaciliteter, der også skaber et alternativt mulighedsrum og dermed nudger mødedeltagerne til at ændre adfærd og tankemønstre.
Casebeskrivelse – et alternativt mulighedsrum
Her kommer en kort casebeskrivelse, der viser, hvordan et møderums indretning kan skabe et alternativt mulighedsrum, der får mødedeltagere til at agere anderledes.
Kontekst: Vi befinder os på en proceskonsulentuddannelse, hvor jeg selv er deltager. En stor del af undervisningen kræver, at vi som deltagere arbejder i grupper med bestemte problemstillinger. I det kursusmiljø, hvor undervisningen foregår, er der en række små grupperum med plads til 4-6 personer. Nogle af rummene er indrettet som tema-rum.
Situation: Det er anden dag på uddannelsen, så vi kender ikke hinanden særlig godt, da vi bliver inddelt i grupper og sendt ud i det større kursusområde for at finde et grupperum at arbejde i.
Vi går forbi flere helt almindelige grupperum (billede 1) før en fra gruppen siger: ”Hvorfor går vi ikke herind?” og standser op ud for et grupperum, hvor et perlegardin er hængt op på glasvæggen ud mod gangen.
Gennem døråbningen kan vi se en trækasse-bænk med broderede puder, lave borde med mønstrede glimrende duge, små orientalske gulvtæpper og en orientalsk gulvpude. Rummet skiller sig i høj grad ud fra de andre grupperum (billede 2), og vi går ind.
Tre af os sætter os på træbænken og den fjerde sætter sig på gulvpuden. Det første jeg gør er at tage skoene af og sætte mig i skrædderstilling på bænken. Deltageren på gulvpuden er mødets leder. Under mødet ligger han sig ned på gulvet (billede 3).
Et almindeligt grupperum
Det marokanske rum
Rekonstruktion af det marokanske rum
Hvilken effekt har rummet og virkemidlerne på os?
Det var først efter mødet jeg begyndte at tænke over, hvilket mulighedsrum det marokkanske rum giver os som mødedeltagere. De møbler, der var i rummet, gør det naturligt både at tage skoene af, sidde i skrædderstilling og ligge på gulvet – selvom man er mødeleder. Det vil det almindelige grupperum ved siden af aldrig have lagt op til (billede 1).
De æstetiske virkemidler duge, puder, perleforhæng m.m. skaber en atmosfære, der skiller rummet så meget ud fra resten af kursusområdet, at det ikke føles akavet at agere anderledes. Det bliver simpelthen naturligt at placere sig anderledes. Det er ikke en bevidst og reflekteret handling, da jeg tager skoene af og trækker benene op på bænken. Det er en handling foranlediget af de muligheder rummet tilbyder og den særlige afslappede stemning rummet fremkalder blandt os mødedeltagere.
Og hvad er så formålet med at holde møde i et andet ”mulighedsrum”?
Formålet med at vælge et anderledes møderum er
- at fremme ”noget andet”, noget vi ikke plejer
- bryde med vanerne.
Når vi befinder os i nye, anderledes og måske overraskende omgivelser, kører vi ikke på autopilot. Vi er mere nærværende og engagerede.
Når vi nudges ud i andre måder at sidde på, interagerer vi anderledes og forholder os anderledes til de andre mødedeltagere, temaet, problematikken. Vores krop reagerer først på nye sanseindtryk. Inden vi når at ”bruge hovedet”, er vi allerede følelsesmæssigt stemt og dermed påvirket af de indtryk, vi får. Et lokale, der ligner alle de andre, vi plejer at være i, udløser samme adfærd og tankesæt som altid. Et nyt overraskende rum får os til at vågne op af hverdagsdøsen og engagere os.
Det behøver ikke være smukt for at virke
Det marokkanske rum er indrettet af medarbejderne ved det konsulenthus, der afholdt proceskonsulentuddannelsen. Det er ikke et smukt rum, men det virker! Kursisterne vælger ofte dette frem for et almindeligt anonymt grupperum. Virkningen ligger altså ikke nødvendigvis i et smukt design, men i det nye mulighedsrum, der åbner sig for deltagerne.
Find altid et passende mulighedsrum
Som altid er det meget vigtigt, at du finder et rum til dit møde, konference, kursusdag, som tilbyder en passende forstyrrelse for deltagerne. Hvis de bliver udsat for noget, der er alt for grænseoverskridende går de i baglås frem for at åbne op for nye tanker. Så overvej altid nøje, hvad konteksten er, hvem deltagergruppen er og, hvad formålet med mødet, konferencen eller kurset er.
