Bruger du rummet som effektiv med-facilitator? (Del 1)

Alt for ofte betragtes mødefaciliteter kun som en praktisk, men passiv ramme om en gruppe mennesker. Sådan behøver det ikke at være. De fysiske rammer, som vi er omgivet af, påvirker os i høj grad. Vi sanser lyde, farver, lys og inventar. Vores sansninger har betydning for vores læring, hukommelse, samarbejde og trivsel. Er sanseindtrykkene kedelige og ensartede, er der fare for, at de sløver os. Er de anderledes og overraskende, holder de os vågne, inspirerer os og ”forstyrrer” måske vores vanetænkning. Rummet kan på den måde blive en med-facilitator, der aktivt støtter op om mødet, processen eller arrangementet.

Er du mødeplanlægger, leder og/eller facilitator, så kan du bruge de fysiske rammer aktivt i din møde- og procesplanlægning. Jeg vil igennem flere indlæg give eksempler på, hvordan du kan skabe unikke og udbytterige mødeoplevelser ved at bruge sted, rum, rekvisitter og æstetiske virkemidler.

Virkningsfuld mødestart/indtjekning

Hvordan kan du skabe en helt anden mødestart/”indtjekning” ved at iscenesætte et midlertidigt rum, der stemmer deltagerne i en bestemt retning? Det kan naturligvis gøres på mange forskellige måder – alt efter hvad formålet er – og med forholdsvis enkle virkemidler.  Så lad os kigge på et konkret eksempel, som jeg selv har været deltager i:

Kontekst: En gruppe deltagere på en proceskonsulentuddannelse, der afholdes i en større virksomhed, har fået til opgave at planlægge en lille opstartsproces for resten af kursets deltagere. Uddannelsen har kørt over 7 måneder og er ved at være slut. Det har været et intenst og lærerigt forløb, og deltagerne kender hinanden godt.

Opgaven lød: ”På næste modul skal I forberede en 5 minutters opstartsproces, hvor begreberne fortælling, scenografi og koreografi indgår. De tre begreber skal intensivere eller fremme processens formål.”

Det overordnede formål med en opstartsproces, vil ofte være at få deltagerene til at ”tjekke ind”, blive nærværende og lægge det, de kommer fra, bag sig for en stund.

Iscenesættelsen: Som en af kursusdeltagerne (ca. 15 mennesker) venter jeg i kursuslokalet. Vi har fået besked på at tage vores sko af. Spændte på, hvad der skal ske, står vi og småsnakker. Kort efter kommer et medlem af arbejdsgruppen og fører os ud af kursuslokalet og helt ud af kursusområdet.

Vi går lidt akavet i vores strømpesokker. Vi undrer os naturligvis over, hvor vi skal hen uden sko. Turen ender ved virksomhedens fitnessrum. Vi snakker og griner på turen, men det stopper brat, da vi træder ind i det næsten mørklagte rum. En stille meditativ musik fylder rummet. Måtter og store bolde er spredt på gulvet. En af gruppens medlemmer ligger på en måtte og indikerer, at vi skal sætte og lægge os.

Rummet er stille ud over lyden af den blide musik. Roen sænker sig.
Pludselig siger et af gruppens medlemmer: ”Jeg stod til søs.”
Igen stilhed for en stund.

Så siger et andet medlem: ”Jeg var modig!”
Personen, der lå ned, da vi kom ind, sætter sig op og siger: ”Kursen er …”
Kort efter siger den næste: ”Min rejsekammerat …”
Og derefter: ” Storm …”
”Sol …”
Til slut siger en anden: ”Jeg går i land …”.

Der er en afslappet, men opmærksom stemning i rummet. Alle er stille. Kun musikken lyder lidt endnu, før den slukkes. Indtjekningen er ovre, og vi går tilbage til kursuslokalet.

Og hvad er så formålet med denne besynderlige ”indtjekning”?

Den korte, men intensive proces skal få os deltagere til at reflektere over den udviklende rejse, vi har været på sammen. Vi har modigt bevæget os ud på et ukendt hav med både storm og solskin. Vi er blevet udfordret, og det har til tider været grænseoverskridende, men også spændende og sjovt. Vi går i land med ny viden og værdifulde erfaringer.

Hvilken effekt har det på os?

For at understøtte formålet – tilstedeværelse, refleksion og fællesskab – har arbejdsgruppen valgt at skabe en rolig næsten meditativ stemning.

Oplevelsen af at træde ind i det iscenesatte fitnessrum bliver forstærket af den overraskende tur på strømpefødder gennem virksomheden. I det øjeblik døren til fitnessrummet bliver åbnet, tier vi alle stille. Vi fornemmer straks, at vi er trådt ind i en helt anden stemning og skal være stille. Vi synker hver især ind i en stille opmærksom tilstand og er helt og fuldt tilstede efter processens afslutning. Den har tjent sit formål og forøger resten af dagen følelsen af sammenhørighed og eftertænksomhed – både i forhold til tiden vi har delt og tiden, der vil komme.

Hvilke virkemidler skaber effekten?

Processen får os bragt ud af det, vi ”plejer”. Vi ”forstyrres” i positiv forstand. Det medfører, at vi tjekker ind hurtigt og effektivt. Gruppen gør det ved at benytte nogle få, enkle virkemidler:

• Et andet rum/sted – fitnessrummet
• Bevægelse og placering – turen på strømpesokker, placeringen på gulvet
• Rekvisitter – måtter og bolde
• Æstetiske virkemidler – mørklægning, musik, tale

En passende forstyrrelse

Metoden kan overføres til mange andre situationer. Du skal selvfølgelig tilrettelægge iscenesættelsen nøje i forhold til kontekst, deltagere og formål.

”Forstyrrelsen” må ikke være for stor, så er der risiko for, at os, der deltager, ikke vil være med. Er ”forstyrrelsen” for lille, har den ingen virkning. Men hvis du gennemtænker brugen af virkemidler omhyggeligt, kan du få rummet til at understøtte mødet, processen eller arrangementets formål – du kan nyde godt af rummet som din med-facilitator.

Start i det små

Er du lidt usikker på, hvordan du skal komme i gang med at bruge rummet aktivt, så start med at eksperimentere med én ting ad gangen. F.eks. kan du slå en tone an for et møde ved at starte med et mørklagt rum med stearinlys på bordene. Du kan også starte med musik. Det giver en helt anden start på et møde, hvis deltagerne bydes velkommen af musik. Den kan være glad og livlig eller stille og meditativ – alt efter mødets formål.

Bruger du rummet aktivt til at skabe udbytterige mødeoplevelser? Hvad er dit bedste virkemiddel? Del gerne dine erfaringer. I næste indlæg vil jeg dele et nyt eksempel på, hvordan du kan inddrage rummet og skabe en passende forstyrrelse, der gør indtryk.