Tidsrøver nr 3. – Afvigelse fra mødeagendaen

13. oktober 2016

Introduktion – Tidsrøvere i forbindelse med møder
Tidsrøver nr. 1 – Upræcis mødestart
Tidsrøver nr. 2 – Manglende agenda

I mit forrige blogindlæg skrev jeg om, at det typisk bunder i to mulige årsager, hvis en eksisterende agenda ofte bypasses:

Forældet agenda og/eller
Afvigelse fra agendaen.

Denne gang tager vi et kig på årsager til, og forslag til løsning af nr. 2: Afvigelse fra agendaen.

Afvigelse fra agendaen har jeg oplevet rigtig mange gange på interne, eksterne, faste og ad hoc-møder. I nogle tilfælde giver det rigtig god mening: Vigtige omstændigheder ændrer sig, så der bliver kørt Force Majeure. Men andre gange er det svært at se en mening i afvigelsen. Her bør man som mødeleder træde til.

Behøver man som mødeleder bryde ind? Ja, det skal du!

Det er selvfølgelig nemt at sige, men straks værre at gøre. For det indebærer, at man skal bryde ind for at sige fra over for en anden person. Næsten alle jeg kender – og har arbejdet sammen med – opfatter det at sige fra som både svært, ubehageligt og som noget, der ”hurtigt kan ødelægge den gode stemning”.

Men det er ikke sværere, end at det kan læres. Det kan sagtens gøres på en måde, der minimerer ubehaget … og den gode stemning. Den er jo allerede på vej ned, for det vil irritere de fleste mødedeltagere, hvis en deltager beslutter sig for at tale om noget andet end det, der er aftalt.

Der er to ting, vi skal have styr på: HVORNÅR bør man bryde ind, når det gælder afvigelser fra mødeagendaen, og HVORDAN gør man.

HVORNÅR afbryder man og tager styringen af mødet?

Når en person er ved at hijacke agendaen med sin egen dagsorden, så lad være med at lade personen tale færdig. Gør du det, sender du et signal til resten af gruppen om, at du tillader en anden at overtage styringen.

Så snart du opfatter, at personen afviger fra det emne, der diskuteres, så gør klar til at tage styringen tilbage. Du starter med at tale, når personen trækker vejret ind for at kunne producere sin næste tiltænkte sætning.

HVORDAN bryder man ind?

Jeg følger nogle få simple regler, hvis jeg bliver nødt til at afbryde folk …

DON’T!

Jeg afbryder aldrig i et hårdt eller negativt tonefald, for så begår jeg to synder:

Jeg afviser blankt det, personen taler om.
Jeg ydmyger personen ved at foretage en irettesættelse af dem – oven i købet foran deres kolleger.

Begge synder vil med næsten 100 procent garanti eskalere situationen, gøre det ubehageligt og ødelægge den gode stemning. Så parker temperamentet uden for døren! En professionel kontekst kræver professionel opførsel. Du kan gasse af i enerum … bagefter.

DO …!

Jeg bryder ind i et positivt tonefald. De flest gange starter jeg faktisk altid med at sige: ”O.k.?”.

I en let og positiv stemme, som om jeg i virkeligheden siger: O.k., jeg forstår!

Det er vigtigt, at vi forstår, at hvis en person går uden for agendaen, så er emnet meget vigtigt for den person. Derfor antager jeg (indtil andet er bevist), at det ER vigtigt. Problemet er kun, at det er det forkerte sted, og det forkert tidspunkt at diskutere det pågældende emne.

Derfor vil jeg gå efter at lukke emnet ved at lave en aftale med personen om, at vi kigger på det senere. På den måde får jeg afbrudt personen og giver samtidig vedkommende en følelse af at blive hørt. Det, der virker bedst, er, når jeg siger noget i stil med:

”Ved du hvad? Det har du ret i! Det skal vi også have kigget på, men det falder noget uden for det, vi skal nå på det her møde. Jeg tænker, om vi to ikke kan tale videre om det – enten efter mødet eller på et tidspunkt, der passer os bedre?”.

Jeg sender et klart signal – både til personen, men også de andre: “Jeg hører dig, du har en pointe. Vi kigger på det, men den agenda, vi har gang i nu, skal lige gøres færdig først.”

Den approach har jeg de bedste erfaringer med. Den virker de fleste gange. I nogle ganske få tilfælde har en person forsøgt at fortsætte. Så bryder jeg ind, næste gang personen trækker vejret ind, og siger: ”Jeg ved, det er vigtigt for dig, og vi kigger på det – bagefter! Men det her skal gøres færdig først, så folk kan komme tilbage til deres opgaver – til tiden.” Så kigger jeg rundt på de andre deltagere og kigger tilbage på personen, nikker og siger: ”Vi, er kommet til …”.

At sige fra er sjældent et spørgsmål om at være hård eller dominerende. Det er oftest et spørgsmål om venligt at insistere på, at ting bliver gjort ordentligt og fair – for alle involvere parter.

5 minutters refleksion

Forekommer denne situation på møder i din organisation? Hvor ofte?
Er det en tidsrøver, I har forsøgt at løse? I så fald, hvad gjorde I? Virkede det?
Kunne den foreslåede løsning, eller aspekter af den, inspirere til en løsning?
Kommer du på andre ideer til at håndtere problemet på?

Vi ses til endnu en tidsrøver …

Pernille From Hansen

Pernille From Hansen er specialist i procesoptimering, forretningsudvikling, kursusudvikling og undervisning. Pernille udfordrer vanetænkning, uhensigtsmæssige arbejdsrutiner, skaber overblik og fokuserer på muligheder – inden for rammerne. Pernille er uddannet produktionsingeniør og har over 12 års erfaring med rådgivning af virksomheder og projekter inden for procesoptimering og forretningsudvikling.

View all posts by Pernille From Hansen

Tidsrøver nr 3. – Afvigelse fra mødeagendaen