Sådan slipper du af med 5 kritiske tidsrøvere
Tidsrøver nr. 1 – Upræcis mødestart
En manglende agenda. Det er en tidsrøver, jeg er stødt på mange gange – oftest i forbindelse med ugentlige afdelings- eller gruppemøder. Møderne er faste, folk kender rutinen, så hvis der er knald på, kan disse rutinemæssige møder med tiden miste den oprindelige struktur med en agenda og langsomt blive omdannet til en gang ”Bordet rundt”, hvor alle deltagere, der har noget på hjerte, kan byde ind med, hvad der spontant falder dem ind lige nu og her.
Spontane mødepunkter kan ofte udvikle sig til en sand rodebutik hvor den, der først finder på noget, oftest ender med at få tildelt mest tid. Uden en agenda (= afgrænsning!) … så er det svært for alle at vide, hvornår et spontant punkt er færdigdiskuteret, og om diskussionen af samme punkt er ved at tage en afstikker over i noget andet, og derfor bør hives tilbage på sporet.
Derfor ender det ofte i det mønster, jeg har skitseret på grafen: De folk, der kommer med de sidste 2-3 mødepunkter – med rette – føler, at det punkt, DE mente, var vigtigt, blev jappet useriøst igennem.
Hvis det mønster ikke brydes, lærer folk hurtigt, at det hedder: ”Den, der kommer først – og lyder mest overbevisende i forhold til, at netop deres punkt er det vigtigste, vinder.”
Problemet med det er, at selvom personen oplever sit punkt som yderst vigtigt … så er det ikke sikkert, at det rent faktisk ER det – set i forhold til andre problematikker, afdelingen har. For mig er det den største fælde, der kan kompromittere en korrekt prioritering af tid og indsats. Subjektiv oplevelse og overordnet signifikans må kun sidestilles, hvis data understøtter det.
Mit bud på en løsning er: Hav ALTID en agenda – og hold dig til den, også selvom alle kender den! Hvis en eksisterende agenda bypasses ofte, så bunder det ofte i to mulige årsager:
- At I har en forældet agenda og/eller
- At I afviger fra agendaen
Nummer 1 tager vi nu … nummer 2 kigger vi på, i næste blog!
Forældet agenda – forslag til løsning
- Revurder agendaen. Passer agendaen til den virkelighed, afdelingen befinder sig i nu? (For det skal den!) Hvordan kunne agendaen tilpasses bedre til de opgaver og udfordringer afdelingen står med? Hvad ser du af løsninger – store, som små? Du får sikkert en del ideer, men gå så vidt muligt efter få, men virkningsfulde ændringer!
- Tal med de enkelte mødedeltagere (hver for sig!), INDEN næste møde. Bed om inspiration og input til en agenda, der i større grad afspejler driftens opgaver og udfordringer, eller som overordnet vil give en bedre mødeproces.
- Definer en ny agenda og send den ud (og husk at sige tak til alle folks input).
- Kør den nye agenda ved næste møde, og se hvad der sker.
- Gentag – om nødvendig – processen 2-3 gange, indtil det virker!
1 minuts refleksion
- Forekommer denne situation på møder i din organisation?
- Hvor ofte forekommer dette?
- Er det en tidsrøver, I har forsøgt at løse? I så fald hvad gjorde I?
- Hvis ikke, hvordan ville du selv forebygge eller håndtere den?
Vi ses til endnu en tidsrøver
