Små tricks til hvordan du som mødeleder kan kræve fokus (DEL 2)

Sådan stresser du af – og får UHYGGELIG MEGET mere ud af dine møder (DEL 1)

”Hvordan sikrer du, at deltagerne får det bedste ud af de møder, du står for?”

Skal vi være tilstede og få det fulde udbytte ud af den kontekst, vi befinder os i, er vi nødt til at kunne fortælle vores nervesystem, at der er ro og ingen fare. Vi skal føle, at det er o.k. at slippe tankerne om alle de andre livsarenaer, der optager vores opmærksomhed og kræver vores energi, så vi kan fokusere og være i NU’et.

Her kan du som mødeleder hente hjælp i både omgivelserne, hos andre og i dig selv.
Så vil du sætte den ideelle ramme for læring og tilstedeværelse i nuet for de travle deltagere? Så se lige her.

5 gode råd til at fastholdelse af fokus

Som facilitator eller mødeleder konkurrerer du med alt det, der kræver os – også uden for kursuslokalet. Både sociale medier, krævende chefer og insisterende medarbejdere banker på over telefon og mail. Du skal være på tæerne for at fastholde deltagernes opmærksomhed over tid. Kender du den udfordring?

Men du har faktisk nogle vigtige strenge at spille på, så dine mødedeltagere er tilstede i rummet og tilmed er med dig igennem mødet – både fysisk og mentalt.

Her får du 5 råd, der kan fastholde deltagernes opmærksomhed på møder:

1. Kom nu væk fra virksomheden

Det er ikke ligegyldigt HVOR, du holder dine møder, konferencer eller kurser. Rammerne skaber opmærksomhed. Om opmærksomheden indbyder til ro i sindet og fokus, eller til konstant at være på og blive afledt, har en stor betydning. Stedet, hvor konferencen afholdes, kan med andre ord gøre en utrolig stor forskel for udbyttet.

Brug rammerne til at understøtte ro og fokus for deltagerne, så din facilitering eller deltagelse får de optimale kår.

Min påstand er, at det altid er smartest at afholde refleksionskrævende læringsaktiviteter som workshops og teamdage VÆK fra arbejdspladsen. MEGET gerne på steder tæt ved eller midt i naturen. Hvorfor? Jo, det virker beroligende på vores nervesystem i sig selv, og det giver overskud til fokus og aktiv deltagelse.

Som ledelseskonsulent har jeg utallige gange oplevet, at det kan give endnu flere udfordringer end normalt at fastholde fokus på møder, konferencer og kurser, når de afholdes på arbejdspladsen frem for ude i byen. Dine kolleger og deltagernes egne computere er simpelthen for tæt på. De kræver og påkalder sig for meget af mødedeltagernes opmærksomhed.

Så det at tage væk fra kontoret er altså ikke bare en omkostning. Det er en investering i bedre, mere fokuseret udbytte og læring.

2. Stress af med naturen HELT tæt på

Natur og smukke omgivelser med grønt, vand, luft og ro virker naturligt afstressende på vores nervesystem. Det hjælper os til fokus på det, der er emnet for de møder, vi deltager i.

Ved at udnytte skønne rammer til eksempelvis udendørs pauser, walk and talks og udeservering af forfriskninger, kan du, som facilitator, benytte dig af at kursusstedet, via rammerne, kan bidrage til afstessning for mødedeltagerne.

3. ’Check in’ får deltagerne til at tage medansvar

Vil du gerne undgå at deltagerne stadig har hovedet i det, som foregik lige før, de trådte ind i lokalet? Eller at de er mentalt fraværende, fordi der er noget, som går dem på?

Jeg har gode erfaringer med en check in-proces i starten af møder eller læringssammenhænge. Check in er en mindsetting-proces, der hjælper os til psykologisk at være til stede på mødet.

Check in handler om at få deltagerne til at DELE, så de kan EFTERLADE det, de lige har været optaget af uden for mødet. Så understøtter du dem i deres selvledelse og sikrer, at alle er til stede og tager medansvar for, hvad de gerne vil have ud af mødet.

I større grupper kan deltagerne DELE check in refleksionerne ved deres borde, eller du kan vælge, at de skal sidde i mindre og mere fortrolige grupper.

Check in kan også foregå i en cirkel, hvor alle nævner, hvad de kommer fra/er fyldt op af, hvordan de er tilstede lige nu og her (energi), samt hvad de gerne vil have ud af mødet og evt. bidrage med. Så er alle tunet ind på det, I skal sammen på mødet.

4. Ta’ stilling til mobilen

Mobiltelefoner på møder er en udfordring for mange mødeledere og facilitatorer. Nogle organisationer har en telefonpolitik, hvor telefonerne forbydes. Nogle tager skridtet fuldt ud og anvender en såkaldt ”Phone Nursery”, hvor mobilerne hygger sig i en kasse eller pose til mødet er forbi. Det kan der være fordele ved. Selv har jeg valgt IKKE at inddrage deltagernes telefoner. Det er et spørgsmål om den stil, du ønsker at lægge. Her må det altid vurderes ud fra det konkrete møde.

Er du facilitator eller mødeleder, BØR du ALTID tage stilling til problematikken. Sæt rammen fra start, så du ikke skal være bussemand under hele mødet eller igennem kurset.

5. Sæt tid af til livet udenfor

Jeg sætter altid tid af – eksplicit på programmet eller i mødeagendaen – til at deltagerne kan få tjekket mails og telefoner. Det kan være en telefonpause eller en ekstra lang frokostpause.

Der er en verden uden for mødelokalet, og vi bliver nødt til at erkende, at det giver ro for deltagerne, at de ved, at der er sat tid af til mobil og mail i dit program. Det gør faktisk, at de fleste venter med at tjekke mails og svare på beskeder til der kommer en pause.

Er der alligevel en, som gør bryder kodeks, så er det nok fordi, det er uopsætteligt og ville have forstyrret koncentrationen alligevel. Og så er den telefonpause jo givet godt ud!

God mødelyst!