Bedst som vi var begyndt at beherske de virtuelle møder, kom en ny mødetype på banen; Hybridmøder. Møder hvor nogle af mødedeltagerne er fysisk sammen i et lokale, mens andre deltager i mødet online.
Hybridmøder har eksisteret længe, men antallet vil stige som følge af den gradvise tilbagevenden til fysisk tilstedeværelse på arbejdspladsen.
Hybridmøder skaber ulige deltagelsesmuligheder
Hybridmøder indeholder en skævhed og ulige forudsætninger for deltagerne: De fysisk tilstedeværende sidder i et ”varmt møde”, mens deltagerne online er i et ”koldt møde”.
Når to mødetyper kæmper om pladsen, bliver det ’den stærkeste’, der vinder. Det fysiske møde har mange flere kommunikationsmuskler at spille med. Her kan vi nemlig aflæse kropssprog, mimik og subtile tilkendegivelser, der kan være svære at aflæse i det virtuelle rum.
At sidde i et koldt møde som deltager på distancen, mens de øvrige mødedeltagere er fysisk sammen, kan endda opleves som værende endnu mere distancerende end et møde, hvor alle deltager virtuelt.
Man bliver nemt koblet af den dialog, der kører mellem de fysisk tilstedeværende mødedeltagere, og kan i værste tilfælde være hensat til at deltage gennem en telefon, der ligger på bordet.
Det siger sig selv, at vores muligheder for lige deltagelse med de fysisk tilstedeværende mødedeltagere i denne situation er væsentlig begrænset. Risikoen er, at der træffes uholdbare beslutninger og at ejerskabet til mødets indhold og de aftaler der evt. indgås svækkes.
Kommunikationen udfordres, men vi vil blive bedre
Dr. Pæd Theresa Schilab fra DPU, Aarhus Universitet beskriver, hvordan vores perceptionsevne kommer på overarbejde i virtuelle møder, fordi betingelserne for kommunikationen er slørede:
Når kanalerne kun er visuelle eller auditive, så kan man som tilhører nemt tabe koncentrationen eller misforstå budskaber og fx have svært ved at forstå ironi. Simpelthen fordi der er lukket ned for de sanser, der normalt er i spil, når vi står over for hinanden.
(Magasinet Asterisk nr. 96. Pædagogik i en coronatid. December 2020. Artiklen: Undervisning uden kroppe af redaktør Mathilde Weirsøe).
Den mentale træthed, vi kan opleve efter en dag med online møder, kan derfor tilskrives det virtuelle rums begrænsede kommunikationskanaler.
Der er dog håb for, at vi bliver bedre til dette. Theresa Schilab påpeger, at vi over tid vil opbygge kompetencer som tavs viden og kropslig erkendelse, der vil gøre os bedre til at kommunikere online.
Facilitator på overarbejde
Som facilitator af et hybridmøde er du også på overarbejde. Det kan være svært at holde fokus på både det, der foregår i det virtuelle rum og det fysiske rum.
Er du som facilitator online og har deltagere siddende i et fysisk møde, kan der foregå samtaler, som du ikke kan følge med. Din mulighed for at vide, hvad de taler om, er begrænset, og du kan både gå glip af vigtig information, men også om deltagerne er på afveje i deres indbyrdes dialog.
Facilitatorens rolle er at hjælpe gruppen til at nå et endnu bedre resultat af mødet end, hvis de var overladt til dem selv, og det bliver gevaldigt udfordret ved hybridmøder.
Seks gode råd til at lykkes med hybridmøder
- Beslut, at alle deltager virtuelt på hver deres pc, også selvom nogle er på kontoret og andre sidder hjemme. Hermed sikres lige deltagelsesmuligheder.
Sker det alligevel, at du må holde et hybridmøde, kan du:
- Sørge for, at den eller de deltagere, der er med online, kan ses på en skærm i det fysiske rum.
- Anvend gerne en ‘skildpadde’ eller anden form for forstærkning af lyd.
- Lave virtuelle break-out møder til den eller de grupper, der sidder sammen, så du kan gå ind i de møder, hjælpe og følge med i deres samtale.
- Facilitator faciliterer online og ikke fra det fysiske rum for at sikre ligebyrdig deltagelse for alle og for ikke at favorisere dialogen i det fysiske rum.
- Alle deltagere skal kunne ses tydeligt af alle (så ikke fire mennesker foran det samme lille kamera)
LÆS OGSÅ! Virtuel undervisning, der engagerer og skaber læring for deltagerne
Kilder:
- Styrk mødekulturen. 3 trin der hjælper dig til rigtig og effektiv brug af fysiske og virtuelle møder, Lotte Elleberg Møller og Sille van Loon, 2020.
- Harvard Business Review. How to Manage a Hybrid Team by Rebecca Knight, October 07, 2020
- Magasinet Asterisk nr. 96. Pædagogik i en coronatid. December 2020. Artiklen: Undervisning uden kroppe af redaktør Mathilde Weirsøe.
- Facilitering – skab resultater gennem involvering, Djøf Forlag 2016. Cecilie van Loon, Henrik Horn Andersen, Line Larsen.
