Pharmaindustriens møder foregår i langt overvejende grad stadig via traditionel, envejs auditorie-undervisning til deltagere. Vel at mærke til deltagere, som i virkeligheden efterspørger deltagerinvolvering, vidensdeling og spændende oplæg.
I hele min karriere har jeg beskæftiget mig med møder og konferencer primært inden for pharma. Jeg ved, at målgruppen er trætte af de sædvanlige 30 minutters oplæg og 15 minutters spørgetid. De vil involveres, de vil tale sammen, de vil dele viden. Det er på høje tid, at vi bryder vanerne og gør op med auditorieundervisningen ved konferencer.
Eller sagt på en anden måde
- Vil du lave møder UDEN dialog mellem deltagerne?
- Vil du lave møder med mange, LANGE oplæg, hvor deltagerne mister koncentrationen?
- Vil du lave møder, hvor du som arrangør SLET IKKE får talt og delt viden med deltagerne?
Jeg regner med – og håber på – at du svarer ”nej”.
Ny tendens: Lægen, der bryder mønsteret
Heldigvis ser jeg en tendens på, at flere oplægsholdere tænker over effekten af, hvordan de kommunikerer.
På en konference for nyligt oplevede jeg en læge, som skulle holde oplæg om et forholdsvist tungt fagligt emne. Han indledte med en kort introduktion, og så satte han sig blandt deltagerne ved et af de runde borde og spurgte, om de havde nogle spørgsmål. De blev helt mundlamme.
”Jeg kommer tilbage til jer”, sagde han og gik hen til det næste bord. Her havde deltagerne en række spørgsmål, som han svarede på. Sådan fortsatte han hele vejen rundt.
Oplægsholderen havde deltagernes fulde opmærksomhed. Ingen sov. Alle lyttede og skrev noter. Til sidst gik han tilbage til scenen og rundede af. Han fik de vildeste evalueringer fra deltagerne bagefter. Hvorfor?
- Fordi han gav dem svar på netop deres udfordringer.
- Fordi han var nærværende, engageret og skabte energi i lokalet.
Kan alle gøre det samme?
Ja! Ved at turde tænke nyt. Vi skal udfordre oplægsholderne til at involvere. Fordi dialog mellem oplægsholdere og deltagere giver mere energi end en præsentation på storskærm. Det kan sagtens ske uden at gå på kompromis med det faglige indhold.
Når oplægsholderen begejstrer deltagerne, er det sjældent envejs-kommunikation. Foto: Unsplash
Oplægsholdere vil GERNE have top-evalueringer
De fleste oplægsholdere inden for pharma har holdt deres oplæg rigtig mange gange, meget ofte inden for sundhedssektoren. Hvis man er specialist på et område, så formidler man typisk denne ekspertviden mange gange.
Jeg oplever ofte, at de gerne vil forny sig – og ikke bare gentage sig selv. Her er din rolle som arrangør at motivere og støtte oplægsholderne i den proces. Det kan være nogle små ændringer til at starte med.
Invester lidt tid i at mødes fysisk og tale om tingene. Så snart oplægsholderen oplever, at evalueringen bliver endnu bedre, så går det meget lettere næste gang.
Og hvis du møder modstand, så sig:
”Det er nødvendigt for at deltagerne kan gå glade og tilfredse hjem med højt udbytte og værdifuld viden. Sådan er det også når man formidler viden til læger og sygeplejersker.”
Start med at opstille succeskriterier
Jeg anbefaler altid, at du sætter de faglige succeskriterier op, inden selve planlægningen af det specifikke møde eller konference. Ja det tager tid at formulere kriterier for succes, som rammer målgruppen, men til gengæld undgår du en ”faglig bøf ”som den, jeg selv lavede for mange år siden, med et program, som jeg mente var genialt. Deltagerne var imidlertid ikke nær så begejstrede – og det blev kun yderligere bekræftet af evalueringen. Av, jeg kan nærmest huske det endnu.
Jeg er i dag altid bevidst om at involvere fagfolk fra målgruppen, for hvis emnet ikke er relevant, så kan selv en rigtig god oplægsholder ikke hive succesen i land.
Brief også oplægsholder på, at deltagerne skal tage 3 ting med hjem. Det hjælper samtidig oplægsholderen til selv at holde fokus.
Skab mere dynamik i programmet
Korte og præcise indlæg er godt i et program. Måske kræver oplægsholder 45 minutter til sit budskab, men kortere er lig med skarpere. Ofte er 15 minutter nok. Det skaber samtidig mere dynamik, og deltagerne undgår at miste koncentrationen.
PowerPoints er flittigt brugt til formidling af svær fagligt stof, men her gælder det begrænsningens kunst. Der er simpelthen grænser for antal, og hvor meget der kan være på én PowerPoint-slide, også for fagspecialister. F.eks. skal resultater af medicinske undersøgelser stå klart og tydeligt. Indeholder præsentationen en film, så skal den ikke være for lang.
Personligt tænker jeg, at pharma skal begynde at tage endnu flere teknologiske platforme i brug som f.eks. streaming også live med mulighed for dialog og podcast ind i deres ramme for møder og konferencer og formidling af viden generelt.
Sådan kan du involvere deltagerne
- Det er altid et hit, når deltagerne kan tale om konkrete spørgsmål eller cases. Man kan f.eks. stille en række opgaver, hvor gruppernes svar kommer op på skærmen.
- Afstemning via mobiltelefon eller simple redskaber som røde og grønne kort er også en måde at skabe involvering.
Støt op om oplægsholderen
Det kan være en svær rolle, at motivere og få ens ”gode relation” til at gøre noget nyt, er min erfaring. Jeg kommer ofte udefra og har ikke samme relation til oplægsholderen. Jeg bruger en coachende tilgang, og min erfaring er, at årsagen til at mange oplægsholdere benytter sig af det velkendte (og nogle gange de samme power points), er meget menneskeligt nemlig angsten for fiasko.
Hvis oplægsholderen er specialist og holder mange oplæg, så motiver ham/hende til at tage et lille skridt ud på den nye rejse, hvor deltagerne bliver involveret.
Og så det praktiske …
Af hensyn til compliance-regler skal arrangøren have præsentationerne i god tid til godkendelse. Aftal det med oplægsholderen fra begyndelsen, og fortæl at det er vigtigt. Det er ikke sjovt at bokse med f.eks. 20 præsentationer i sidste øjeblik.
Bekræftelse og oplysninger til oplægsholderen
- Skriftlig bekræftelse med oplysning af honorar og øvrige betingelser
- Deadline på format og levering af PowerPoint
- Medbring backup af slides på USB
- Hvem er deltagerne (målgruppe), og hvor mange forventes der?
- Hvordan er salen, og hvordan sidder deltagerne?
- Forventet mødetid på dagen og kontaktperson
- Er der AV-person til rådighed?
- Er der et forberedelseslokale til personen?
