Drømmer du om at få denne ultimative evaluering fra deltagerne, som i den grad er inspirerede og motiverede – og bare har lyst til at ‘lege videre’? Og vil du tiltrække den nye generation af deltagere uden problemer? Så se lige her, hvor enkelt det faktisk kan være at nå derhen.
Det værste, man kan udsætte sine deltagere for, er at spilde deres tid. De vil involveres og engageres. De vil ses og høres. Det bliver mere og mere tydeligt – især ved de nye generationer af deltagere. Hvis de keder sig, så er mobiltelefonen og de sociale medier lige ved hånden.
Derfor skal vi som arrangører gøre os umage med hele tiden at være nysgerrige på, hvad det er, deltagerne gerne vil have. Vi skal turde at spørge frem for at antage.
Evaluering fra deltagerne er kontant afregning. Brug det som drivkraft!
Kig på dig selv:
- Hvad kræver det af dig at udvikle nye mødeformer?
- Står de forventninger, du har som arrangører, mål med deltagernes forventninger?
Der bliver talt og skrevet mangt og meget om, hvordan man kan forny mødeformen, lave deltagerinvolvering, indrette lokaler, lytte og reflektere osv. Men er der reelt sket en udvikling, i forhold til, hvordan vi mødes?
Vi kan tale og læse rigtig meget om fornyelse, men hvad skal der reelt til, før vi som arrangører rent faktisk fornyer os?
Min påstand er, at når vi starter med at sætte succeskriterier op for vores arrangementer og efterfølgende evaluerer på dem, så er vi godt i gang.
Evaluering fra deltagerne er ærlig feedback og kontant afregning, og sådan har det altid været. Jeg bruger det som motivation til fornyelse. Som drivkraft til at prøve nye ting af.
Tid må ikke være en undskyldning
Når jeg underviser mødeplanlæggere, så stiller jeg ofte spørgsmålet:
- Hvilke udfordringer har du med at nytænke jeres arrangementer?
Deltagerne svarer, som så mange andre: TID.
Nytænkning kræver mere tid. Men tid må ikke blive en dårlig undskyldning for slet ikke at gøre noget. Tid er, hvad vi vælger at bruge den til.
Tør du? Tør jeg? Ja da!
Jeg har hele min erhvervsaktive karriere arbejdet med at arrangere møder og konferencer. Da jeg var yngre var min risikoprofil ikke spor høj. Til gengæld var jeg idérig. Men når det kom til implementeringen, så kunne jeg godt få kolde fødder – både på grund af deltagernes og min leders feedback.
Med min nuværende erfaring er jeg blevet mere modig, men det giver altid kriller i maven at afprøve nye ting. Men det skal til.
Jeg siger ikke, at man skal ”hive alt gammelt ud” og lave alt om. Men små ændringer løbende, det skal der til. Selvom du ikke er faglig ansvarlig, så ved jeg, du har ideer og input – alene fordi du læser dette.
Hvilken type er du?
- Er du den forsigtige, eller er du den, der hopper i en vandpyt – bare for at se, hvad der sker?
- Er du i netværk, hvor du kan hente inspiration?
- Deltager du selv i konferencer for at hente inspiration?
- Får du nyhedsbreve og læser du bøger om emnet?
Er du den, der hopper ud i det? Så bare klø på med at eksperimentere og evaluere.
Er du den mere forsigtige type? Så lav små ændringer ad gangen. Evaluer og juster.
Gør det!
Det er en stor, personlig tilfredsstillelse at forny sine konferencer, implementere og lære af det. Måske er det mit bedste råd: Gør det!
Hvis alt var muligt, og du havde al tid i verden og ikke var bange for noget som helst, hvordan ville dine arrangementer så være? Brug det som drivkraft.
Men hvorfor i al verden lave om på det, der virker?
Der er masser af gode arrangementer, som kører snorlige og fungerer godt. I forrige uge var jeg til en helt klassisk konference med faglige oplæg, alle efterfulgt af 5 minutters spørgetid. Jeg kalder det et ”lagkageprogram” med lag på lag af bunde og creme, lige tykke:
- Højt fagligt niveau blandt oplægsholderne
- Paneldiskussion
- Talerstol og skolebordsopstilling
- Rigtig god mad og god kaffe
- Godt lokale med dagslys og udluftning
- AV-udstyr og lyd var perfekt
Evalueringsskemaet havde 3 centrale spørgsmål:
- Fik du ny og brugbar viden med hjem?
Ja - Kunne dit udbytte have været større?
Det tænker jeg - Var der mulighed for networking?
Ja i pauserne – men ellers ikke
Min påstand er, at man sagtens kan lave en god konference helt efter ”the good old book”.
Det er let, og det er sikkert. Det er uden risiko for dig som arrangør. Deltagerne kan være glade og tilfredse.
Men tilsæt altid et gran fornyelse
Netop fordi du har en fast plan, der altid virker, så har du jo masser af overskud til at prøve nyt! Det kræver ikke meget ekstra tid at se på, hvor, du kan justere lidt efter lidt, og hvordan du kan evaluere effekten. Så udvikler du dig løbende over tid – og det lange seje træk er lige så godt som de store revolutioner. Måske er det lange seje træk din revolution.
Når vi udvikler os, så er min påstand, at vores arrangementer også udvikler sig.
Og tænk hvis en deltager en dag skrev i evalueringen:
”Øv, jeg har på ingen måde lyst til at gå hjem”.
