MØDELEDELSE: Mange danske ledere arbejder ud fra værdier som tillid, samarbejde, ligeværd og medarbejderinddragelse. Men ofte afspejles disse værdier ikke i måden, vi driver og leder møder.
Vi har en tendens til at lede møder, med en ’gammeldags’ autoritær ledelsesstil, hvor lederen sidder for bordenden og fører ordet. Eller vi ender i den anden grøft med møder præget af laissez-faire, hvor målet er uklart, og snakken løber løbsk. Derfor er der et stort potentiale i at udvikle en mere bevidst mødekultur og mødeledelse, der afspejler de samme værdier, som man i øvrigt leder ud fra.
To relevante redskaber til at udvikle en bevidst mødekultur og mødeledelse er: Bevidst facilitering af møderne og en løbende evaluering af mødekulturen sammen med medarbejderne.
Mødeledelse med faciliteret dialog skaber bedre beslutninger og flere idéer
Som ledelsesstil lægger facilitering sig op ad den danske virksomhedskultur med udbredt samarbejde og lav magtdistance. Når vi faciliterer, forener vi det bedste fra den autoritære og egalitære ledelsesstil i vores mødeledelse: Det stramme og resultatfokuserede med det åbne og involverende.
Et faciliteret møde kan gøre dialogen lettere, mere struktureret og sikre optimal udnyttelse af gruppedynamikkerne. Facilitering og dermed mødeledelse er en ledelseskompetence, der kan trænes.
Facilitering handler om, at:
- få arbejdsprocesser i grupper til at glide lettere
- fokusere deltagerne på den opgave, der skal løses
- sikre en konstruktiv, engagerende og fremadrettet kommunikation
- fokusere på både indhold og dialogform
- være bevidst og eksplicit omkring dialogform og tidsstyring.
Når vi faciliterer et møde, skal vi sikre os, at både mødet og de enkelte dagsordenpunkter har et tydeligt formål samt, at vi ved, hvilken type output vi ønsker fra de enkelte punkter. Dernæst skal vi sikre en engagerende dialogform, der guider os mest effektivt til at nå i mål med de enkelte punkter. Mødedeltagerne skal opleve, at mødet både giver mening og værdi.
Facilitering (af latin facilis: gørbart, let at gøre) er den teknik at gøre det lettere for en forsamlet gruppe mennesker at udrette det, den ønsker.
Facilitator er en slags mødeleder eller ordstyrer, der bistår gruppen ved at styre formen på deltagernes samtale og interaktion snarere end indholdet. Det kan ses i kontrast til den mødeledelse, der har fokus på indholdsstyring af møder og grupper, som ledere ofte anvender sig af.
Skrevet med inspiration fra Wikipedia
Bring flere sanser i spil
En god faciliteret dialog bringer flere sanser i spil. Forskning viser nemlig, at vores hukommelse og evne til at begribe komplicerede sammenhænge er styret af vores sanser.
Det er vores hænders evne til at gribe, der har drevet evolutionen af vores hjerne, og vi lærer stadig meget gennem hænderne. Visuelle og flytbare remedier kan derfor bruges til at drøfte, begribe og huske komplicerede sammenhænge. Det kan være alt lige fra kort til timeglas.
Inddrag medarbejderne i en løbende evaluering af jeres møder
Det andet vigtige ledelsesredskab til at sikre værdifulde møder handler om at inddrage medarbejderne i en løbende evaluering og optimering af jeres møder.
Vi har en tendens til at køre møder på rutinen. Vi har måske glemt, hvorfor vi egentlig holder møderne. Derfor kan ledere og medarbejdere have vidt forskellige opfattelser af, hvad formålet er. Måske gætter du som leder på, hvad de andre deltagere forventer? F.eks. kan vi tro, at medarbejderne ønsker god tid til social snak. Men hvad hvis de i virkeligheden drømmer om mere effektive og produktive møder? Derfor er det en god idé at tage en åben dialog om, hvad I hver især forventer af møderne, mødeledelsen og hinanden.
Opbyg og vedligehold ejerskab samt et fælles sprog om jeres møder
Lav en fælles systematisk evaluering af jeres faste møder – gerne hvert halve eller hele år. Det giver alle mulighed for at komme med input. Alle får mulighed for at tage et medansvar for de forbedringer, I beslutter. Hvad end det handler om tidsstyring, forberedelse eller fejring af milepæle.
Erfaringen viser, at blot det, at I begynder at tale højt om jeres møder og mødeledelse, giver et fælles sprog om møder. Det er med til at legitimere, at hver deltager siger til, hvis der er noget, som ikke fungerer på møderne.
På den måde sikrer I et løbende fokus på at optimere jeres møder. Det fælles ejerskab giver mulighed for, at alle parter oplever, at jeres møder giver mening og bidrager værdifuldt til løsningen af jeres kerneopgaver.
6 gode råd til mødeledelse og facilitering:
- Vær tydelig om formål og output for mødet og de enkelte punkter på dagsordenen.
- Facilitér engagerende dialoger, hvor alle deltagere bidrager ligeværdigt.
- Skab variation og overraskelser, der aktiverer deltagernes følelser og dermed hukommelse.
- Brug fysiske og visuelle remedier, som deltagerne kan have i hænderne og flytte rundt på fx timeglas, dialogkort og spillende elementer
- Brug et af jeres faste møder hvert halve eller hele år på at tale om, hvordan I kan optimere møderne.
- Med et brætspil som fx ‘Optimér de faste møder’ får I et dialogværktøj til ledergrupper, teams og afdelinger. På en spillende måde bliver I på 1-2 timer guidet igennem en struktureret og ligeværdig dialog om, hvordan I kan forbedre jeres faste møder.
