Eventplanlægning! Har du styr på digitale værktøjer, der gør administration af dine events lettere? Få en kvik-guide til, hvilke opgaver du med fordel kan digitalisere, og hvilke typer af værktøjer du kan bruge.
Eventplanlægning er temmelig tidskrævende. Dem, der planlægger og afvikler events – lige fra de mindre til de helt store – ved, hvor stort et arbejde det er. Derfor er det en god idé at finde ud af, hvilke værktøjer der gør administrationen lettere op til en event.
Nedenstående er (naturligvis) ikke en udtømmende liste over de opgaver, der med fordel kan digitaliseres. Der er her fokus på opgaver i forbindelse med administration og håndtering forud for eventen.
3 gode råd til digitalisering af eventplanlægning
1. Planlægning og opgavestyring af event
Laver du drejebøger eller tjeklister for at få styr på de forskellige opgaver, der skal løses i forbindelse med planlægning af din event? Bruger du et onlinesystem til opgavestyring, eller nedfælder du det hele i et ”dødt” dokument?
Anbefaling: Inden du måske går hovedløst i krig med at nedfælde de forskellige opgaver i et ”dødt” dokument, som eventuelt blot e-mailes til kollegerne, så undersøg, om du med fordel kan digitalisere din drejebog og tjekliste. Måske via et projektstyringssystem á la Podie eller et visuelt board. Eller via et decideret værktøj til eventplanlægning, som netop er udarbejdet med henblik på at styre processen med opgaverne i forbindelse med en event.
Fordel: Med digital projektstyring får du et bedre overblik over opgaverne, og du tilknytter ansvarspersonerne, som dermed også får et overblik i egne opgaver og indblik i de andres. Du og dine kolleger melder ind, hvilke opgaver der er løst, og hvilke der mangler. Og alt efter værktøj, kan du koble det direkte til jeres opgaver i forbindelse med indhentning af tilmeldinger og opsætning af jeres event app m.v.
2. Håndtering af event-tilmeldinger – med eller uden betaling
Indhenter du (stadig) tilmeldinger via e-mail kommunikation eller via en mindre formular på jeres website? Eller bruger du et decideret online tilmeldingssystem?
Anbefaling: Selvom mange har fået øjnene op for brug af et tilmeldingssystem, når de planlægger en event, er der stadig en del, der indhenter tilmeldinger via e-mails. Vær opmærksom på at e-mail kommunikation og behandling i Excel oftest tager meget af din tid! Overvej kraftigt at bruge et tilmeldingssystem, som netop er udviklet med henblik på events. Det er dog meget vigtigt, at du kortlægger dine behov for indhentning af data via tilmelding, inden du vælger et system. Altså med hensyn til, hvad tilmeldingssystemet skal kunne. De er nemlig ganske forskellige.
Fordel: Det bliver hurtigt en fordel at bruge et online tilmeldingssystem til eventplanlægning, som er udviklet til indhentning og håndtering af tilmeldinger til konferencer, medarbejderevents, messe og lign. Her har leverandørerne nemlig indtænkt en bred vifte af funktionalitet i forhold til behovene inden for events. Også udover selve tilmeldingsformularen. Og så er der bare rigtig meget tid at spare ved at have et system, der håndterer at deltagerne selv kan redigere i deres tilmeldinger samt kan afmelde eller tilslutte sig en venteliste.
3. Opsætning og distribution af navneskilte til event
Hvordan genererer du navneskilte? Håndterer du det manuelt ved fletning af deltagerlisten til en skabelon? Eller bruger du et tilmeldingssite, som automatisk genererer navneskiltene?
Anbefaling: Navneskilte er måske det sidste, du tænker på, når du tænker planlægning. Men det er en rigtig god idé at indtænke i den tidlige fase. Find ud af om navneskiltet kan opsættes i samme system som dit tilmeldingssite. Og gør dig klart, hvordan deltagerne skal modtage det. Skal de modtage det som del af tilmeldingsbekræftelsen? Eller skal det printes onsite på selve konferencedagene?
Fordel: Opsætter du navneskiltet i dit tilmeldingssystem, så vil deltagerdata som navn, titel og firmanavn typisk overføres automatisk. Og du kan medsende navneskiltet i tilmeldingsbekræftelsen til dine deltagere, hvor de selv medbringer navneskiltet. I tilfælde af at nogle glemmer at medbringe det, så kan navneskiltene printes på selve dagen for eventen – enten via printere eller via scanning med en smartphone af en QR-kode. Du sparer hurtig tid, end hvis du skulle printe alle navneskiltene dagen før.
3 take-aways i denne artikel
1. Start med at kortlægge opgaven og processerne
Kortlæg først jeres opgaver og processer, inden du kaster dig over en metode til at styre dine og dine kollegers opgaver.
Vær opmærksom på, om du skal bruge et decideret digitalt event planlægningsværktøj eller om ”almindelige” projektstyringsredskaber er godt nok til jeres formål.
2. Brug det rigtige system til opgaven
Vær bevidst om, at det hurtigt kan betale sig at bruge et online tilmeldingssystem til at indhente og håndtere tilmeldinger frem for e-mail kommunikation og manuel behandling i Excel ark.
Men gør dit forarbejde inden du kaster dig over et system. Hvad skal det kunne? Hvilke data skal det kunne håndtere?
3. Indtænk navneskilte fra starten
Hvordan skal navneskilte opsættes og med hvilke data?
Skal deltagerne modtage dem som del af tilmeldingsbekræftelse og selv medbringe dem, eller printes alle navneskiltene først ved ankomst?
