Online møder er lige nu mere reglen end undtagelsen. Og der er faktisk vanvittig meget vi kan lære af onlinemøder, som vi kan bruge, når vi igen får lov at mødes fysisk.
Når vi holder online møder, er der byttet om på rollerne mellem mødelederen og mødedeltagerne. Så hvis du vil fortsætte dit fokus på forretningen under covid-19, så er der i den grad brug for træning af mødedeltagerne i et nyt online mindset, som ikke tidligere har været nødvendigt i samme grad.
Hvor mødelederen tidligere var ansvarlig for at holde fokus, nærvær og styre energien under mødet, så er det på online møder ikke længere muligt for én enkelt person at varetage. Nu er det op til alle at udvise fokus, nærvær og fastholde energien eller koncentrationen under mødet. Og ja, lige nu kan du selv teste det af.
Fordi tiden til online møder netop nu er sparsom (da mange under covid-19 sidder hjemme med deres børn) og dermed skal anvendes optimalt, så er der (nye) krav til mødelederen, som deltagerne nu skal tage endnu mere seriøst. Det er naturligvis ikke sprit nye krav, men vi har på en måde accepteret at vige på disse krav under det normale møder om mødebordet. Nu er der imidlertid et behov for effektive møder online og det er uacceptabel at afvige fra kravene, hvis vi skal tænke forretningsorienteret.
Kravene til (online) møder er simple og velkendte for mange
1. Agendaen skal udsendes i god tid, og alle skal vi, hvad de helt præcist skal forberede sig på.
2. Typen af møde skal være afklaret inden mødet (er det et brainstorming/ide-møde, er det et beslutningsmøde eller et planlægningsmøde?).
3. Alle skal møde op til tiden.
4. Mødets mindset skal introduceres og være helt klart i mødeindkaldelsen.
5. Der skal findes en ordstyrer til mødet.
6. Der skal findes en referent til mødet.
7. Agendaen skal overholdet.
8. Kvaliteten af mødet skal evalueres.
9. Mødet skal slutte til tiden.
De fleste af os ved godt, at ovenstående er nyttige punkter, men i hverdagen før corona-krisen tog vi alle lidt løst på punkterne. Men med den begrænsede adgang til medarbejderne er der brug for at stramme op på kravene til det udbytterige møde, og det er min holdning at opfølgningen på ovenstående krav ligger hos mødedeltagerne.
1. Online møder kræver en klar mødestruktur
I de uger vi har oplevet en nedlukning af Danmark, og hvor arbejdet skulle foregå hjemmefra og møderne online, har jeg været med til at designe og overvære et godt antal møder.
I starten er det svært at få mødedeltagerne til at stille krav til mødelederen. Det er deres egen chef, der er mødeleder, og derfor vil de færreste tage en konfrontation omkring:
- Hvorfor der ikke er nogen agenda til mødet?
- Hvorfor er der ikke et mål eller formål med mødet?
- osv.
Men efter nogle møder, hvor jeg som ekstern konsulent har påpeget, hvor der kan strammes op, så har der indfundet sig en ny mødestruktur. For eksempel er selve prioriteringen af mødeemnerne på agenda blev besluttet som noget af det første på møderne. På den måde fik alle en mulighed for at tage et medansvar for, at tiden blev anvendt bedst muligt. Og det er ekstra vigtigt – især lige nu hvor tid er en knap ressource hos mange som arbejder hjemme.
2. Hurtig evaluering på en skala fra 1 til 10
Punktet med at evaluere kvaliteten af møderne starter også ud på en lidt diffus måde, fordi ingen rigtig har erfaring med at evaluere møder.
- Hvilke parametre skal man evaluere ud fra?
- Er det mødelederen man skal evaluere?
- Skal man evaluere sig selv?
Jeg har fået god erfaring med at anvende en metode, som man også anvender inden for smertebehandling. Hvis man ønsker at forstå, hvilken smerte en patient oplever, så man kan tilbyde den bedst mulige behandling. Men det giver ikke rigtig nogen værdi, at en patient forklarer at ”Jeg har virkelig mange smerter, og det er kun blevet værre!”.
Derfor er man kommet op med en metode, hvor man spørger patienten ”På en skala fra 1 til 10, hvor 10 betyder uudholdelig smerte, og hvor du vil gøre, hvad som helst for at smerten holder op. Hvor ligger du så på en sådan 10-punkt skala med dine smerte lige nu?”.
Så hvis patienten svare 8, så spørger man ”Hvad er årsagen til, at du ikke svarede 6 eller 7?” og ”Hvad er årsagen til, at du svarede 8 og ikke 9 eller 10?”.
Patienten kan så svare at ”Det er mere end 6 eller 7, fordi det trykker på min højre side af lænden, jeg har kramper i mine ene fod af smerterne, og det trykker virkelig slemt på min ene side af hovedet. Og det er ikke som 9 eller 10, fordi jeg har ikke ondt i tænderne som jeg plejer at have.”
Så ved at anvende samme princip for at evaluere kvaliteten af et møde, så er spørgsmålet indledningsvis simpelt: ”På en skala fra 1-10, hvordan vurderer du så kvaliteten af vores møde i dag?”. Og efter helt samme princip, som ved smerteintervievet spørger man indtil karaktererne lige under og lige over.
3. Større disciplin ved online møder
På de mere traditionelle møder er vi vant til at folk kommer for sent til møderne. Mest fordi man ikke kan komme ud af det møde, man lige er kommet fra. Traditionelt set er det ofte muligt at snige sig ind på sin plads ved de traditionelle møder, og på den måde forstyrre mindst muligt.
Men både fordi onlinetiden er knap og skal anvendes optimalt, og fordi man ikke kan snige sin ind i ubemærkethed på et onlinemøde, så er der større krav til at deltagerne udviser en større disciplin med at komme til tiden. Faktisk er det min erfaring, at folk kommer en smule før mødestart – bare sådan for at være sikker på, at det hele fungerer.
4. Breakout rooms til brainstorming
Når der skal træffes beslutninger online, er der ofte brug for at kunne brainstorme inden. Her findes der en masse gode onlineværktøjer, der kan hjælpe med at samle tankerne. Det er dog min erfaring, at man med fordel kan anvende breakout rooms, hvor deltagerne sidder 2-3 personer og drøfter nogle emner igennem, finder løsninger på dem som så senere fremlægges i plenum.
Så snart der er mere end 6 deltagere i et onlinemøde, så anbefaler jeg at dialogen foregår i breakout rooms, og at der skabes sammendrag i plenum.
Her er det også op til mødedeltagerne at fastholde disciplinen, fordi mødelederen ikke kan være med i alle breakout rooms på én gang. Det er også min oplevelse, at netop tiden i breakout rooms anvendes til det yderste, og jeg er sikker på, at denne samtale i mindre grupper vil blive taget med ind i den nye mødestruktur, der indfinder sig, når tingene bliver normaliseret igen.
Vi er alle i fuld gang med at praktisere online møder mere end nogensinde. Men mon ikke vi lærer en hel masse om mødedisciplin, som vi kan tage med os ind i de fysisk rum, når vi ses efter krisen. Det håber jeg.
