Derfor ville jeg ikke sende 40 deltagere alene ud i Københavns kanaler

Hen over 2018 har jeg skrevet en artikelserie om fremtidens møde, og vi er nu nået til 7. og sidste del i serien. Denne gang skal vi se nærmere på sikkerhed. Sikkerhed er blevet en stadigt større del af møde- og eventplanlægning – også her i Danmark.

Ved du hvor nødudgangen er?

Det at samle en masse mennesker på ét sted udgør i sig selv en risiko og en forhøjet mulighed for, at der sker noget uforudset, der har en eller anden form for menneskelige konsekvenser: En af dine gæster kan få et hjerteanfald, og så skal du som mødeplanlægger vide, hvem du skal henvende dig til, hvis du ikke selv kan førstehjælp eller ved, hvordan man bruger en hjertestarter.

Når du lægger planer sammen med dit afholdelsessted, husker du så at spørge dem, hvem der er uddannet i førstehjælp, og hvor det nærmeste hospital ligger? Eller hvor hjertestarteren, førstehjælpskassen og nødudgangene er?

Jeg har været mødeplanlægger i efterhånden mange år. Heldigvis har jeg kun haft brug for at vide disse ting nogle få gange, men én gang kan gøre forskellen. Jeg spørger altid ind til det, ligesom jeg altid briefer mine medarbejdere om det, inden mødet eller eventen begynder.

Hvad nu hvis ALLE de vigtige personer sidder fast i trafikken?

Et andet sted, hvor vi som mødeplanlæggere skal tænke over, hvordan vi planlægger, er i forhold til transport. Kører alle de personer, der er vigtige for mødets eller eventens gennemførelse til afholdelsesstedet i samme bil? Er det i så fald særlig smart?

For hvad gør I som virksomhed, hvis bilen kører galt på vej til konferencen? Så har I måske 200 gæster siddende, som ikke kan få det, de har betalt for. Måske har I et par kolleger, der kan tage over og gennemføre konferencen, men kan de nå frem til afholdelsesstedet i tide, og ved de helt præcis, hvad der skal ske, så de kan træde til med superkort varsel og gennemføre til deltagernes tilfredshed.

De fleste mennesker vil naturligvis have stor forståelse for, at der er sket en ulykke, og at der er sket nogle ændringer i planerne, men er der nogen grund til at teste denne forståelse?

Faktisk er det sådan, at mange store virksomheder i ind- og udland ikke lader deres ledelse flyve til samme møde på samme fly – og det er jo ikke for skæg!

Er teambuilding farligt?

Som udgangspunkt er teambuilding ikke farligt, men vi mødeplanlæggere skal alligevel have risiciene i baghovedet. Er I for eksempel glade for aktiviteter som havkajakroning, ziplinen mellem trætoppene eller segwaykørsel, så vær ekstra opmærksom på sikkerheden.

I disse tilfælde bør I lægge planer for, hvad der skal ske, hvis en deltager falder i vandet, ziplinen går i stykker, eller han vælter på segway’en og slår sig.

Jeg har for nylig været en lyseslukker ved et arrangement, jeg var involveret i, og frarådet transport af en gruppe på 40 mennesker fra et sted i København til et andet. Arrangøren ville bruge små både, som deltagerne selv skulle sejle gennem byens kanaler og havn, men hvem har ansvaret for, at alle kommer sikkert frem?

I USA ville man løse denne ved, at deltagerne skriver under på, at arrangøren fralægger sig ethvert ansvar, men arrangøren var her for sent ude til, at vi kunne nå at undersøge regler og muligheder for dette. Opgaven blev i øvrigt løst med, at alle gæsterne blev sejlet i kanalbåd rundt (organiseret tur med professionel kaptajn).

Sikkerheden er en del af planlægningen

Vi mødeplanlæggere bruger timevis på at detailplanlægge hvert eneste lille hjørne af vores møde eller event. Der er tænkt på alt, når det kommer til mad, program, talere osv., men der er generelt ikke meget tid, der bruges på at lægge planer for sikkerheden.

Og selvom det ikke er så rart at slutte denne serie om Fremtidens Møde på en trist tangent, så vil jeg anbefale, at du som mødeplanlægger bruger lidt tid på det, der kan gå galt ved dine møder og events.

I sidste ende handler det om at gøre som spejderne og være beredte. Hvor beredt er du?