Kender du det, at du som mødeleder har travlt med at holde styr på talerækken til et møde? Det kan være lidt af en udfordring at sikre, at alle kommer til orde. Nogle gange udvikler debatten sig, så mange pludselig markerer på samme tid – der er noget, som trigger mange. Herligt med energi og debat, ikke?
Men er det egentligt hensigtsmæssigt, når vi i demokratiets ånd styrer møder på den måde? Kan det være anderledes? Jeg tror på, at vi kan drage fordel af, at vi får en mere fokuseret dialog på vores møder.
Derfor giver talerækken ikke mening
Fokuseret dialog handler om, at vi i øjeblikket forholder os til det, der bliver sagt og dernæst bygger oven på den andens udtalelser. Derfor giver talerækker ikke mening.
En talerække betyder jo reelt, at jeg får en tanke, når A taler, som jeg redegør for, når det bliver min tur. Men mon ikke, dialogen har drejet sig lidt, når det så bliver min tur, for så har 2-3 andre i mødet allerede sagt det, de kom til at tænke på? Men det hører jeg måske ikke engang, fordi jeg er optaget af at huske (og finpudse) min egen tanke. Det meste af min mentale kapacitet er måske rettet mod mig selv i stedet for mod samtalen i rummet.
Et eksempel:
Jakob siger: ”Vi kunne måske lave en workshop for 3-4 brugere med fokus på deres behov i næste måned?”
Petra begynder at svare, mens Hanne og Jørgens fingre fluks ryger i vejret. Mødelederen noterer dem på talerækken.
Petra siger: ”Fed idé. Det vil klart give os nogle nye vinkler på arbejdet, og vi kan slå det sammen med vores møde med dem i næste uge”
Hanne tænker: ”Det gjorde vi sidste år, og det virkede fuldstændig håbløst, fordi …”
Jørgen tænker: ”Vi er nødt til at overveje, hvor mange ressourcer det kommer til at kræve, og hvordan vi får valgt de rigtige brugere til mødet!
Mens Petra taler, får Jakob en ny tanke. Han begynder at fortælle, men den demokratiske mødeleder afbryder og giver Hanne ordet. Mødelederen noterer Jakob på talerækken. Da Hanne har fortalt om sin bekymring fra sidste gang, får Jørgen ordet og argumenterer for behovet for mere analyse.
Da Jakob så får ordet igen, har han glemt, hvad han ville sige.
Lyder det bekendt? Og er det egentlig effektivt? Er der fremdrift i dialogen?
Debatten kunne sagtens fortsætte rundt om bordet i et stykke tid med argumenter for og imod de forskellige synspunkter. Spørgsmålet er imidlertid om gruppen egentlig har truffet beslutning om, hvorvidt det er en god idé med brugerworkshoppen?
Fra ’low’ til ’high-performance teams’
Bo Vestergaard redegør i sin bog Fair Proces (2013) for, hvordan et teams kommunikation hænger sammen med kollektivets intelligens og vores evne til at performe i teamet. Bo Vestergaard arbejder med disse tre kategorier:
1. Low performance teams
Grupper, hvor medlemmer argumenterer 20 gange for egne synspunkter for hver gang, der spørges til kollegers synspunkter. Gruppens dialog er præget af parallelle monologer. Disse grupper kategoriserer Bo Vestergaard som ”low performance teams”
2. Medium performance teams
Grupper, hvor medlemmerne argumenterer dobbelt så meget for eget perspektiv, som der spørges til kollegers. Her er der tale om ”medium performance teams”
3. High performance teams
Grupper, hvor medlemmerne er lige så optaget af at fremføre egne argumenter som af aktivt at spørge til, udforske og reelt lytte til andre. I denne kategori finder vi ”high performance teams”
Første skridt mod et high-performance team
I eksemplet ovenfor inviterer talerækken til parallelle monologer, hvor medlemmerne får sat ord på de tanker, de hver især gør sig. De formår dog ikke at være nysgerrige på hinandens tanker og bruge deres erfaringer til at skabe en endnu bedre løsning.
Hvilken betydning har dette så for vores mødeledelse? Helt basalt handler det om – der, hvor vi har behov for hurtigt at blive klogere sammen – at sørge for, at de enkelte input bliver udforsket i stedet for blot at blive kommenteret på. Så i vores eksempel kunne mødelederen gøre følgende:
1. Bed Hanne, Jørgen og Petra om at notere deres umiddelbare kommentarer
2. Spørg de øvrige: ”Hvad bliver du nysgerrig på i Jakobs forslag?”
- Jakob uddyber det, de andre ønsker
3. Spørg gruppen: ”Hvilke nye vinkler, kan vi bygge ovenpå?”
- Input noteres på Post-its eller lignende
4. Spørg gruppen: ”Hvad bekymrer dig ved vores idé?”
- Input noteres på Post-its eller lignende
5. Spørg gruppen: ”Hvordan griber vi det helt konkret an?”
- Her kan Jørgen f.eks. skrive, at der skal bruges lidt tid på at vælge brugerne ud
Gruppens ideer og bekymringer fastholdes i et skema som dette på en væg/whiteboard, hvor alle kan se det:
| Idéer:
|
| Bekymringer/risici:
|
| Hvad gør vi konkret:
|
Lige meget om du vælger at bruge netop denne metode eller finder på din egen, er det en god idé at være opmærksom på, hvorvidt de enkelte deltagere spørger til andres synspunkter eller blot argumenterer for sit eget synspunkt. Udforskning og nysgerrighed på hinandens synspunkter giver merværdi.
