Denne artikel vil give dig konkrete råd til, hvordan du kan designe mere engagerende virtuelle sessioner gennem bevidst planlagte involveringsmetoder.
De virtuelle sessioner fylder stadigvæk en stor del af de flestes hverdag. Efterhånden hører vi dog også flere og flere, der udtrykker større fortrolighed med at afholde virtuelle sessioner. Hvad enten det er møder, webinarer eller andre typer af træningssessioner. Også de funktioner, der kræver andet og mere end blot at tænde kameraet, styre chatfunktionen og dele skærm er der ved at være styr på.
Vi er klar til at krydre de virtuelle sessioner med endnu mere involvering – ikke på funktionalitetssiden, men procesmæssigt. Det handler altså i al sin enkelthed om at give sine deltagere lyst og mulighed for at deltage ud fra deres præference. Samtidig skal du skabe det rum og tryghed, der gør det nemt at deltage og svært ikke at være deltagende.
Tænk i forskellige involveringsmetoder når du afholder virtuelle sessioner
I vores virtuelle sessioner har vi brug for at designe muligheder for deltagerne i at være engageret på forskellig vis. Det vil sige, at vi både skal udfordre og tilfredsstille den introverte og ekstroverte præference.
Ligesom det fysiske rum har vi i det virtuelle setup det bedst, hvis vi har lyst til at bidrage, når vi involveres på forskellige måder, der passer til det indhold, vi skal diskutere eller præsenteres for. De procesmæssige involveringsgreb vi har særligt gode erfaringer med er:
Virtuelle plenum dialoger:
Fælles snakke i det virtuelle rum, hvor talerækken styres af facilitator ved mere end 5 deltagere. Dialogen kan enten styres ved virtuel eller fysisk håndsoprækning eller chatten, hvorefter man kan uddybe sin kommentar mundtligt.
Individuel refleksion:
For at tilgodese deltagernes behov for tænketid, kan du anvende individuel refleksion. Her får deltagerne 1-2 minutter for sig selv til at notere tanker eller spørgsmål, inden de skal bidrage med deres holdning eller svar i plenum. Det giver oftest en højere svarkvalitet, da alle tænker, og det ikke er den første, der rækker hånden op, som får ordet.
Bordet rundt:
Hvis man ønsker at høre alle deltagernes holdning til et givet emne eller få alle i tale i en præsentationsrunde, kan facilitatoren tage en virtuel bordet rundt. Facilitatoren klikker mødedeltagerlisten frem og byder deltagerne ind en efter en i den alfabetiske rækkefølge, som deltagervisningen naturligt har.
Call and walk:
Samtale med en anden kollega kan skabe tryghed for deltagerne. Det kan samtidigt betyde, at flere holdninger og pointer kommer i spil i en mere intim dialog. Bed deltagerne 2 og 2 om at ringe hinanden op og diskutere et spørgsmål eller et perspektiv. Bonus er samtidig en smule frisk luft og fornyet ilt til hjernen.
Produktion i mindre grupperum:
Produktion i mindre virtuelle grupper anvendes, når deltagerne skal komme med mange bud på en given problemstilling eller input til fælles beslutning. Grupperne kan arbejde og afrapportere mundtligt, i chatfunktionen, på et virtuelt whiteboard eller uploade et fælles dokument tilbage i plenum, som en i gruppen er blevet ansvarlig for. Hav evt. en facilitator i hver rum, der styrer dialogen og sikrer opgaven bliver gennemført indenfor angivet tid.
Afstemninger: Spørgsmål og svar i MENTIMETER ELLER CHAT:
Digitale afstemninger er særligt gode at anvende ved hurtig afstemning om givent emne eller holdningstilkendegivelse. Vi anvender som oftest Mentimeter, der giver mulighed for flere forskellige typer af spørgekategorier og afrapporteringsform.
Forud for enhver virtuel proces er det klogt at overveje, hvordan en eller flere af disse involveringsmetoder kan sættes i spil alt efter formålet med den virtuelle session. Det handler ikke om jo flere desto bedre, men de rigtige metoder, der vil skabe den helt rigtige session.
Gør det let for deltagerne at deltage – lav tydelige opgaveinstruktioner
De gode involveringsprocesser opstår ved tydelige instruktioner. Ved de fleste punkter i en proces er der et tidspunkt, hvor facilitatoren holder mund. Her begynder deltagere at producere og levere information ved hjælp af en af ovenstående involveringsmetoder. Her er det særligt vigtigt at være skarp på opgaveinstruksen.
I det virtuelle rum er det sværere at besøge gruppen og afkode, om de er på rette vej, om de har forstået opgaven eller spørgsmålet og om opgaven er tilgængelig i det virtuelle grupperum. Derfor er vores klare anbefaling at gøre det let at komme i gang med dialogen ved at formulere opgaveinstruktioner kort og klart – i lystavlesætninger.
Skriv altid opgaveinstruktioner på en særskilt slide – hold det gerne til få punkter, anfør:
- Opgavens indhold og materialer
- Afrapporteringsform efterfølgende
- Tid og proces
At skabe involvering i virtuelle sessioner holder deltagerne til ilden og hjælper deltagerne med at huske din session som meningsfyldt, engagerende og styret på den gode måde, så de får ejerskab til indholdet.
God fornøjelse med de virtuelle sessioner derude!!
Kilder:
- Facilitering – skab resultater gennem involvering, Djøf Forlag 2016. Cecilie van Loon, Henrik Horn Andersen, Line Larsen.
- Styrk mødekulturen. 3 trin der hjælper dig til rigtig og effektiv brug af fysiske og virtuelle møder, Lotte Elleberg Møller og Sille van Loon, 2020.
- Harvard Business Review, How to Foster Psychological Safety in Virtual Meetings by Amy C. Edmondson and Gene Daley.
