Introduktion – Tidsrøvere i forbindelse med møder
Tidsrøver nr. 1 – Upræcis mødestart
Tidsrøver nr. 2 – Manglende agenda
Tidsrøver nr. 3 – Afvigelse fra mødeagendaen
Selv hvis vi holder os til agendaen, kan der indsnige sig tidsspilde. Møder kan trække ud – enten fordi punkter tager længere tid end beregnet, eller fordi punkter ikke lukkes, når det egentlig er færdigbehandlet. Disse hyppige årsager til tidsspild kan forebygges eller håndteres. Her er mit bud på løsning af begge problematikker.
Forebyggelse: Estimer tidsforbruget
Møder kan trække ud af den simple grund, at der er taget for mange punkter med på agendaen. Normalt vil jeg sætte 45 minutter af til et møde og max. 1 time.
Derfor kan det betale sig, at lave en hurtig sum på, hvor lang tid, du tror, de enkelte punkter tager, når du laver første bud på agendaen – og så ligge lidt ekstra tid oveni. For møder tager altid længere tid, end man tror. Her er, hvor meget jeg selv ligger oveni:
Et almindeligt afdelingsmøde har normalt tre typer af punkter:
- Status- og orienteringspunkter – estimer tidsforbruget og gang med en faktor 1,25
- Udfordringer/problemer/håndteringspunkter – estimer tidsforbruget og gang med en faktor på 2,00
- Eventuelt – estimer tidsforbruget og gang med en faktor på 1,50.
Ofte ender det med, at jeg må hive 1-2 punkter af agendaen for at sikre, at vi kan nå igennem på den afsatte tid. Den udregnede faktortid bruger jeg som deadline for, hvornår et punkt senest skal lukkes. Det, jeg oftest hiver af, er status- og orienteringspunkter under type 1. Rigtig meget orientering kan gives ligeså godt – og ofte hurtigere – via en hurtig ’hen-over-bordet’-orientering i selve afdelingen.
Sådan håndterer du lukning af punkter
Hvornår et punkt kan lukkes afhænger af, om det er type 1, 2 eller 3.
1. Status- og orienteringspunkter
Dette er punker, hvor information skal videregives og eventuelle spørgsmål fra tilhørere skal besvares. Punktet kan lukkes, når du har givet info videre. Udfordringen er, at sådan et punkt oftest afføder kommentarer, spørgsmål – og forslag!
Hvis en person stiller et spørgsmål, og tiden er ved at være gået, så luk af og sig: ”Vi skal videre, ellers når vi ikke igennem alle punkter, men jeg svarer gerne på dit spørgsmål efter mødet. Hvis andre er intersserede, så er I naturligvis velkommen til at blive”.
2. Udfordringer/problemer/håndteringspunkter
Dette er det ubetinget sværeste punkt, når du skal styre tiden. Når et problem præsenteres, medfører det ofte diskussioner og kommentarer, der ofte handler mere om, hvis skyld det er, og hvor irriterende det er, end hvad problemet er, og hvad vi kan gøre for at løse det. Man skal selvfølgelig ikke underkende den terapeutiske effekt af at få lov til at udtrykke en frustration, men det bringer sjældent problemet tættere på en løsning.
Som mødeleder bør man altid afslutte brok ved at sige: ”Godt, hvordan kan vi løse det?” Og lige så vigtigt: ”Hvem kan løse det? Og hvornår har du/I tid til at løse det?” Luk punktet ved at lave en aftale med de medarbejdere, der har meldt sig, hvor I så får aftalt nærmere om at få implementeret løsningen.
3. Eventuelt …
Disse punkter kommer fra deltagerne og er enten info, spørgsmål eller varsling om et problem. Info er info. Spørgsmål kan enten besvares kort, eller også er det noget, der skal indhentes info på, før det kan besvares. I så fald lav en aftale om, hvem der undersøger det til næste møde, og før så spørgsmålet til næste agenda.
Problemer, der først kommer under eventuelt, kan meget sjældent nå at blive håndteret på det aktuelle møde. Problemet kan præsenteres, og afslutningen af et sådant punkt er, at der skal laves en aftale om den videre håndtering – enten lige efter mødet, eller også skal det på, som punkt ved næste møde.
5 minutters refleksion
- Hvor lange er jeres møder i gennemsnit?
- Kunne ’over bordet’-orienteringer være et alternativ til længere orienteringer på møder
- Er disse tidsrøvere nogle, I har forsøgt at løse? I så fald hvad gjorde I? Virkede det?
- Kommer du på andre ideer til at håndtere problemet på?
Vi ses til endnu en tidsrøver.
