Meetafy.dk
Møder & facilitering

Guide til møderum: Sådan tiltrækker du de dygtige medarbejdere

Guide til møderum: Sådan tiltrækker du de dygtige medarbejdere

Hele 30 procent af medarbejderoplevelsen afhænger af de fysiske rammer, og det er derfor et godt sted at starte. Læs med her, og lad dig inspirere af, hvordan en dansk virksomhed har arbejdet med deres fysiske rammer og øget medarbejdernes positive oplevelse af virksomheden.

I mit sidste indlæg beskrev jeg, hvordan store virksomheder i USA og Europa er ved at få øjnene op for, at medarbejdernes oplevelse af en virksomhed – kaldet Employee Experience – er et vigtigt parameter for at kunne tiltrække dygtige medarbejdere.

Hvad er det nu Employee Experience dækker over?

Jacob Morgan – en internationalt anerkendt forfatter, futurist og foredragsholder inden for fremtidens arbejdsmarked – mener det er essentielt, at virksomheder begynder at tage medarbejdernes oplevelse af virksomheden seriøst for at være i stand til at tiltrække de dygtige medarbejdere fremover. Her mener han især, man skal fokusere på de tre følgende parametre:

  • Kulturen – er der en god virksomhedskultur, som engagerer, bakker op og motiverer?
  • Teknologi – fungerer teknologien, så arbejdet kan udføres let og effektivt?
  • Det fysiske rum – er der behagelige, inspirerende og fleksible arbejdsmiljøer til rådighed?

Husk de inspirerende og fleksible arbejdsmiljøer. Foto: Austin Distel, Unsplash

De fysiske rammer udgør hele 30 procent

De miljøer, som medarbejdere skal arbejde og samarbejde i, udgør 30 procent af medarbejderoplevelsen.

Ifølge Morgans undersøgelser er rigtig mange medarbejdere utilfredse med deres fysiske arbejdsmiljøer. De fysiske rammer spiller ind på medarbejdernes opfattelse af virksomheden og på, hvordan medarbejderne føler sig tilpas – deres selvbillede, deres performance og generelle trivsel.

Rummet spiller ind på performance og trivsel. Foto: Arthur Savary, Unsplash

Hvordan øges tilfredsheden?

For at øge medarbejdernes tilfredshed mener Morgan, at en vej frem kan være at tænke en virksomheds fysiske rammer som ”employee experience centers” – altså ikke bare som praktiske miljøer, men som attraktive oplevelsesbaserede miljøer, som medarbejderne virkelig har lyst til at være i og, som afspejler en kultur, de gerne vil være en del af.

Skab oplevelsesbaserede miljøer, der vækker glæde og engagement. Foto: Anthony Ginsbrook, Unsplash

Hvordan bliver et fysisk arbejdsmiljø attraktivt?

De elementer, der spiller ind på, om en virksomheds fysiske rammer opfattes som attraktive, er:

  • Fleksibilitet – kontormiljøer og mødefaciliteter skal støtte op om arbejdet og kunne formes efter behov
  • Stolthed og ejerskab – en lyst til at vise virksomheden frem
  • Tydelige værdier – virksomhedens værdier afspejles i deres rum og brugen af dem
  • Indflydelse på i hvilken type miljø man vil arbejde – ved sit skrivebord, i et café-miljø, i en sofa m.v.

Hvordan omsættes det i praksis?

Nu tænker du måske: ”Hvordan i alverden skal vi få omsat det i vores kontor- og mødemiljøer?” Men det behøver faktisk ikke være så svært. Det kræver imidlertid en ledelse, der igangsætter initiativer, bakker op om medarbejdernes behov og ser de fysiske rammer som en væsentlig del af jeres virksomhedskultur.

Sæt i gang og bak op, så vokser det frem! Foto: Kyle Glenn, Unsplash

Arne Elkjær – et godt eksempel

Forleden besøgte jeg virksomheden Arne Elkjær. Det er en mellemstor ingeniørvirksomhed i Aarhus. Umiddelbart er det måske ikke ingeniørvirksomheder, man først tænker på, når man forestiller sig en virksomhed, der gør noget ekstra ud af deres rum.

Men her skiller Arne Elkjær sig altså ud fra mange andre ingeniørvirksomheder – og virksomheder i det hele taget. De har nemlig øje for, at kultur og rum kan gå hånd i hånd og skabe en rigtig god medarbejderoplevelse.

Længere fremme end de fleste

Arne Elkjær har i en del år været længere fremme i skoene end så mange andre virksomheder, når det kommer til rum og udsmykning.

De har utraditionelt udsmykkede medarbejderrum (billede 1 og 2), et bordtennisbord som bruges flittigt i løbet af arbejdsdagen (billede 3) og kunst på væggene.

Billede 1: ”Alpehytten” med udsigt over bjergene og mulighed for en pause.

Billede 2: Udsigt fra ”Alpehytten” ind i bordtennisrummet.

Billede 3: Bordtennis og motorsport i glad forening.

Skab engagement og indflydelse

Deres møderum var imidlertid ikke noget at prale af og, da medarbejderne blev bedt om at komme med forslag til emner for en medarbejderdag, blev møderummene valgt som en af de ting, der skulle arbejdes med.

Sæt tid og ressourcer af til planlægning

Cirka en måned før selve medarbejderdagen gik en arbejdsgruppe i gang med at idéudvikle og planlægge, hvordan tre af virksomhedens møderum skulle se ud. Der blev købt materialer og møbler ind og på selve dagen tapetserede de, malede og fik udsmykning og møbler på plads.

Skab identitet og atmosfære

Møderummene, som tidligere var både uhensigtsmæssigt møbleret og uinspirerende at være i, har nu fået identitet og liv.

I det ene møderum er der detaljer, som refererer til byggebranchen og Arne Elkjærs egne projekter (billede 4). Her er det især det utraditionelle mødebord af beton, der vækker opsigt. Bordet er designet af medarbejderne selv.

Billede 4: Unikt betonbord og egne projekter på væggene.

Naturen blev trukket ind

De to andre møderum er indrettet med et skovtema. Det ene skovmøderum fungerer også som et rum, hvor medarbejderne kan trække sig tilbage og søge ro til koncentration eller samarbejde (billede 5).

Billede 5: Et åndehul til ro og samarbejde.

Fra uinspirerende møderum til atmosfærefyldt oase

Det andet skovmøderum er et ”glasbur” midt i et kontormiljø (billede 6). Tidligere var ”glasburet” møbleret med et stort mødebord, der næsten fyldte det hele, og møder blev hurtigt en luftfattig og trættende oplevelse.

Nu er der sat et skovmotiv på rummets eneste ”rigtige” væg og det store mødebord er skiftet ud med et lavt rundt bord og lave loungestole (billede 7).

Billede 6: Den grønne oase midt i kontormiljøet.

Billede 7: Mødebordet blev skiftet ud med ”bløde” møbler.

Mødeoplevelsen er forbedret

Resultatet er blevet et behageligt og trygt rum. Et rum, der ifølge medarbejderne giver en god mødeoplevelse. Det har nemlig vist sig, at rummet med sine lave polstrede stole og skovstemning egner sig rigtig godt til to vigtige mødetyper:

  • Møde med en ny kunde: Rummet tilfører en stemningsfuld og uformel ramme for mødet.
  • Når virksomheden skal klare en uoverensstemmelse med en kunde: De lave bløde stole og den rolige skovatmosfære tager det værste pust af konflikten.

Stolenes hårdhed eller blødhed påvirker os

Psykologen Thalma Lobel beskriver i sin bog ”MÆRK – sansernes psykologi”, hvordan vi i forhandlingssituationer påvirkes af, om vi sidder på en hård eller en blød stol. I et forsøg undersøgte forskere, om taktile sansninger har betydning for, hvordan vi er som forhandlere.

Undersøgelsen viste, at de deltagere, der sad på en blød stol, var mere kompromissøgende og ”bløde” i deres forhandling. Det går fint i tråd med den oplevelse medarbejderne hos Arne Elkjær giver udtryk for: De polstrede lave stole letter en konfliktsituation.

Vær opmærksom på, hvilken stol du byder dine kunder. Foto: Allec Gomes, Unsplash

Møderummene er et konkret bevis på indflydelse

De nye møderum er både et resultat af og et konkret udtryk for kulturen hos Arne Elkjær. De blev til, fordi virksomheden engagerede medarbejderne Møderummene står nu som et fysisk bevis på, at der bliver lyttet til medarbejdernes behov, og at de har reel indflydelse.

Hvordan indvirker møderummene positivt på medarbejderoplevelsen?

  • Inddragelsen i og indflydelsen på møderummenes indretning øger følelsen af ejerskab og engagement
  • Kunder og gæsters positive reaktioner på rummene, giver medarbejderne ekstra lyst til at vise virksomheden frem
  • Rummene skaber en behagelig ramme om møder og forbedrer mødeoplevelsen
  • Møderummene er en håndgribelig manifestering af virksomhedens værdier og kultur
  • Processen og møderummene er blevet en positiv fortælling, der ofte er en ice-breaker ved møder
  • Møderummene styrker billedet af en anderledes ingeniørvirksomhed og signalerer tydeligt til fremtidige medarbejdere, at her er en virksomhed, der er med fremme
  • Møderummene har givet et mere differentieret udvalg af rum. For eksempel ”blødere” rum til ro og mere uformelle møder

Vis retningen og skab en attraktiv kultur

Som ledelse drejer det sig altså om at vise en retning, være lydhør, inddragende og bakke op om medarbejdernes behov. Afsæt de nødvendige ressourcer, så resultatet bliver godt.

På den måde kan en forbedring af de fysiske rammer i den grad være med til at øge medarbejdernes positive oplevelse af virksomheden. Det gavner jeres medarbejdere, skaber en kultur, der tiltrækker nye dygtige mennesker og har en rigtig god brandingværdi.

Det er ledelsen, der skal vise retningen mod en attraktiv kultur. Foto: William, Unsplash

Vil du gerne i gang?

Hvis du ikke rigtig ved, hvordan du skal komme i gang med at skabe den gode kultur og oplevelse for dine medarbejdere, så kontakt mig. Jeg kan stå for processen, inddrage dine medarbejdere, hvis du ønsker det, udarbejde indretningsforslag eller udarbejde en plan for processen sammen med dig, som I selv kan gå videre med.

Er der et behov for at kaste et ekstra blik på trivslen i din virksomhed, har jeg dygtige samarbejdspartnere til den del.

Få hjælp til at sætte processen i gang. Foto: Jakob Owens, Unsplash

Tine Rosa Ebdrup

Tine Rosa Ebdrup hjælper virksomheder og organisationer med at transformere passive møderum til aktive medspillere, der styrker medarbejdernes præstationer og trivsel. Tine er designer og har en Ph.d. i rum, æstetik og brugerinvolvering. Hendes særlige interesse er derfor brugernes oplevelse af rum. Møderummets indretning og atmosfære har betydning for, hvordan en medarbejder føler sig tilpas i rummet både personligt og professionelt. Den har også betydning for den relation, der skabes mødedeltagerne imellem. Rummet påvirker altså mødet og dermed mødets udfald. Tine ser møderum som konkrete redskaber, der strategisk kan bruges til at skabe gode og produktive møder. I sin virksomhed Rum&Liv formidler hun sin viden både som konsulent, gennem inspirerende oplæg og afklarende workshops.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *