På det fleste møder har vi travlt med at komme igennem agendaen. Ofte sker det, at de første emner tager lidt for meget tid, så der er knap så meget tid til de sidste emner. Pauserne har også en tendens til at blive kortet ned, og hvorfor ikke også bare tage en hurtig sandwich – så kan vi nå endnu mere!
Fordelen er naturligvis, at vi får nået en masse. På engelsk er der imidlertid forskel på ”efficient” og ”effective”. ”Efficient” kan lidt frit kan oversættes til at gøre de rigtige ting rigtigt, mens ”effective” lidt frit kan oversættes til at gennemføre et (møde)-program hurtigst muligt.
Det kan derfor virke ”effective” at komme igennem møde-agendaen så hurtigt som muligt og få ”hakket” så mange emner ”af” som muligt. Men hvad nu, hvis det slet ikke var så ”efficient” at gøre det på den måde!
Når det vigtige bliver sagt under frokosten
Nogen gange kræver det, at man stopper op under mødet og gentænker, om der arbejdes med de rette emner, og om selve fremgangsmåden er den korrekte.
Jeg har selv flere gange oplevet, at vi først under frokosten får en snak om værdien af det, vi har arbejdet med hele formiddagen. Sammen opdager vi, at der er andre emner, der er langt vigtigere, og at vi kunne have været meget mere ”efficient”, hvis vi ikke havde været så ”effective”.
Sådan kan I stoppe op – og være mere ”efficient”
Det at stoppe op, kræver naturligvis mod – især hvis hele grupper har fået god luft under vingerne med et aktuelt emne.
Det at kunne stoppe op kræver som regel også, at man inden mødet starter med at lave en aftale om, hvordan man eventuelt kan få lov til at stoppe hele mødet, hvis man fornemmer, at man sætter ”efficient” over ”effective”.
Er det alle, der skal have lov til at stoppe mødet, udnævner man en ”observatør” inden mødet på samme måde, som man vælger en ”ordstyrer”, og om der er nogen, som har veto i sådanne situationer.
Det hele kan naturligvis afbødes en smule, hvis …
- mødeplanen er godt gennemtænkt
- alle har læst de fremsendte materialer igennem inden mødet
- alle kender deres roller under mødet.
Når udforudsete emner dukker op
Det kan dog ske, at der opstår situationer under et møde, hvor der dukker uforudsete emner op, eller at emnerne får en mere strategisk eller abstrakt karakter, som kan være svært at forberede inden.
Jeg har også helt bevidst indlagt faste tidspunkter, hvor deltagerne går sig en tur og trækker lidt frisk ilt til hjernen med det eneste formål at gen-tænke, om
- vi er på rette kurs
- vi anvender tiden bedste muligt.
Nogen gange kan der opstå samtaler, der ikke berører alle deltagere under mødet, og som derfor kan behandles på et andet tidspunkt. Andre gange kan emnet været så strategisk, at der er brug for mere information/data, inden der tales videre om emne (for at undgå, at man drøfter hinandens uvidenhed). Andre gange igen kan der mangle væsentlige deltagere til et møde, som enten sidder inde med en veto-ret eller brugbar erfaring.
Er I klar til at stoppe op?
Uanset hvordan man ønsker at anvende det at stoppe op, så er det min anbefaling, at det aftales, før mødet starter, og at det med tiden bliver en indbygget del af mødekulturen på samme måde, som det at skrive referat, vælge ordstyrer, følge talerække, afbryde hvis der opstår kommenterende lytning osv.
