Vi sætter digitale spor, uanset hvor vi går. Zalando kan så at sige ”jagte” mig, hvis jeg har klikket ind på deres hjemmeside for at kigge på et par sko. De samme sko dukker op på Facebook. Har jeg set på dem på min mobil, dukker de også op på min pc.
Er det godt eller skidt? Tjaa, fakta er, at det er vores nye digitale virkelighed. Det betyder jo samtidig, at det er blevet lettere for dig at finde et hotelværelse i Rom, hvis du først har været på Hotels.com, for så kommer tilbuddene bare i en lind strøm.
EU persondataforordningen træder i kraft den 25. maj 2018. Men hvad betyder det for dig, der arrangerer konferencer og arrangementer?
Formålet med EU persondataforordningen handler om bedre beskyttelse af personer og deres personlige oplysninger. Vores data får større og større værdi, fordi det kan bruges på godt og ondt. Det bliver vi også nødt til at forholde os til, når vi arrangerer møder, kurser, konferencer og events.
Listen med særlige kosthensyn kan være en bombe
Der er forskellige typer af personoplysninger i persondataforordningen. Dem, som vi typisk ser som arrangør, er: Navn, adresse, fødselsdato, særlige kosthensyn – de betegnes som almindelige oplysninger/Art6.
Når du beder deltagerne om at tilmelde sig et arrangement online, skal du være opmærksom på, at du kun må registrere de informationer, du reelt har brug for i forbindelse med arrangementet. Det er også vigtigt, at du kommunikerer tydeligt over for deltagerne, hvad data skal bruges til. Deler du informationerne med 3. part som for eksempel et hotel eller konferencested, så har de krav på at vide det. Det gælder også, hvis du har et konference- eller kommunikationsbureau som underleverandør.
Som arrangør er det ikke kun dit ansvar, hvilke informationer du indhenter fra deltagerne, men også hvor længe de opbevares. Benytter du et bureau, er det bureauets ansvar at leve op til de mange krav om datasikkerhed, der stilles til den type virksomheder.
Et Excel-ark med navne, e-mails og oplysninger om særlig kosthensyn kan være en ”bombe” – for hvem har listen, hvordan, hvor opbevares den, og hvem har adgang til den?
Et godt råd er at foretage alle registreringer via et registreringssystem, som sikrer, at alle love og regler overholdes. Her er der nemlig tale om håndtering af data jf. dataloven.
Datasikkerhed SKAL på to-do listen
Alle arrangementer er forskellige, så skriv ”datasikkerhed” på din to-do liste allerede nu.
Kend din virksomheds regler på området. Mange får i forbindelse med implementeringen af EU persondataforordningen en DPO (Data Protection Officer/databeskyttelsesrådgiver). Brug tid på at tale med dine samarbejdspartnere om, hvordan de overholder alt gældende lovgivning inden for området.
Husk samtykke før du sender invitationer
Det er er også vigtigt lige at nævne, hvad du må og ikke må, når du vil sender invitationer som e-mail: Der må ikke rettes henvendelse til nogen ved brug af elektronisk post med henblik på direkte markedsføring – medmindre den pågældende har givet sit forudgående samtykke hertil. F.eks. i forbindelse med samhandel med din virksomhed. Når vedkommende har givet samtykke, skal den efterfølgende let og gebyrfrit kunnet tilbagekaldes.
Så hvis du ikke har et ”samtykke” til udsendelse, så må du ikke fremsende en e-mail invitation.
Læs evt. mere: Markedsføringsloven § 6.
5 ting du som arrangør kan få bøde for:
- Registrere oplysninger, der er irrelevante eller ulovlige at registrere
- Sende data videre uden samtykke
- Behandle og opbevare data uden tilstrækkelig sikkerhed
- Ikke at informere ved brud på datasikkerheden
- Ikke at have procedurer, der dokumenterer, at data bliver slettet,
når de ikke længere er relevante, eller hvis dine kunder beder om at blive slettede.
