Meetafy.dk
Konferencer, events & møder

Gode værter tager tøjlerne FØR konferencen!

Gode værter tager tøjlerne FØR konferencen!

Tidligere indlæg i serien:

Crash course i oplevelsesdesign for mødedesignere
Derfor er oplevelsesdesign alfa og omega for mødedeltagerne

En dygtig vært styrer ’før-oplevelsen’ fordi der er her deltagernes forventninger formes, og her de tager en masse tegn på, hvordan arrangementet skal foregå. Den slags forbereder deltagerne mentalt – og hjælper dem med at pakke kufferten.

I denne artikel vil jeg dele observationer fra 12 års internationale it- og design konferencer, identificere nogle nyttige designgreb og give eksempler, som de fleste vil kunne kopiere.

Før en konference finder sted, er det invitationen, reklamerne, hjemmesiden, det faglige program, registreringsproceduren og så videre, der med deres indhold, medie og genre er bestemmende for deltagernes forventninger.

Det er sjældent, at en vært har formået at styre mine forventninger i nogen som helst retning andet end: ”Det her bliver nok omtrent ligeså trist, som det plejer.”

Værterne er som regel gode til at blære sig med, hvor mange sponsorer eller udstillingsstande, de har. Eller hvor stort konferencehotellet er. Tror I virkelig, at jeg går op i den slags? Jeg er faktisk fuldstændig ligeglad og kan trist konstatere, at begrebet ’brugercenteret’ ikke har ramt mødeverdenen endnu.

Jeg bidrager, hvis jeg føler mig en del af fællesskabet

Alligevel er der highlights. Jeg har været på konferencer, hvor værterne fremstod som rigtige mennesker (frem for en organisation). De tweetede løs et par måneder under forberedelserne, og jeg tweetede da med, fordi jeg oplevede et fællesskab (Følg med, når jeg poster mit kommende indlæg ”Derfor virker 9 ud af 10 ’innovationsmøder’ ikke”), inden jeg overhovedet havde pakket kufferten.

Resultatet var, at mit nervøsitet ved at skulle tilbringe fire dage med 3.000 ukendte nørder blev erstattet af spænding ved at have en middagsdate på forhånd, og at jeg fik et tip om en lækker familiepension, så jeg undgik de konferencehoteller, jeg så inderligt hader at bo på.

Personlig information til tiden

Nogle værter har sendt remindere ud til mig på mail:

”Dear Dr. Noergaard, now it’s only 10 days till we meet in Montreal. It’s crazy cold this time of year so don’t forget to pack your mittens. C u soon, Monica.”

Sådan en skræddersyet meddelelse viser nærvær, og jeg får oplevelsen af, at Monica, der er Social Chair, er et menneske (frem for en anonym organisation). Hun gider lægge sig lidt i selen for, at jeg skal følge mig velkommen og have det godt. Jeg har faktisk hørt om både mailinglister og brevfletning, men alligevel føler jeg mig beæret og set. Store følelser for en lille indsats.

vi kræver nærvær på konferencen

Kunder vil ha’ personligt, aktuelt og nærværende indhold

Tit ligger der en teaser på konferencens hjemmeside. Det var sikkert også den, der blev vist på scenen, da dette års vært blev annonceret på konferencen sidste år. Ikke sjældent er det en video, hvor nogen fortæller om, hvor historisk, kulturel, charmerende og generelt overfantastisk værtsbyen er. Lad være med det!

Stilen og genren minder om de turismevideoer deltagerlandene i Melodi Grand Prix viste dengang, da Jørgen de Mylius var både ung og vært for showet. Til at toppe den af får konferencecenteret og hotellet nogen gange også lov til at sige noget. De blærer sig med deres mange kaffemaskiner og ”friendly staff”. Det er upersonligt, masseproduceret og distancerende! Sådan på en prik lige det modsatte af, hvad der er normen i en moderne verden, hvor brugerproduceret indhold er normen.

Peer-to-peer service mellem deltagere

Gør hellere som den konference, der tilbød at hooke mig op med lokale deltagere: Det være sig student volunteers eller lokale virksomheder, som påtog sig – hvis jeg ikke lige havde nogen at spise middag med eller bare var nysgerrig – at vise mig byen, sådan som den ser ud bagved glansbilledet. Halløjsa! En teaser, der tænker på mine behov frem for destinationens behov for at vise, hvor historisk, kulturel og charmerende, den er.

At arbejde professionelt med oplevelsesdesign betyder, at mødeplanlæggeren kigger på greb, der påvirker forventningerne og hjælper mig med at bidrage til den primære oplevelse, selve eventen. Det, at jeg glæder mig og måske selv kan bidrage ER en del af oplevelsen i dag.

Er du nysgerrig på hvilke greb du kan skrue på for at manipulere den primære oplevelse, så læs mit kommende indlæg: ”Derfor virker 9 ud af 10 ’innovationsmøder’ ikke.

Mie Nørgaard

Mie Nørgaard er en af Danmarks førende eksperter i at anvende hurtige tegneteknikker – sketching – til at understøtte refleksion, analyse og diskussion på konferencer og udviklingsmøder. Hun har i mere end 15 år forsket og undervist i effektive brugercentrerede designprocesser på Danmarks største universiteter. I regi af Center for Visual Thinking hjælper Mie Nørgaard virksomheder med at engagere mennesker i læringsprocesser og innovationsarbejde. Det sker gennem kurser i professionel visuel facilitering, undervisning i organisationer, der arbejder med innovation og kreativitet, foredrag om brugerinddragelse, co-creation og brugen af skitsering i analyse- og designarbejde, workshops, hvor hun som visuel facilitator hjælper virksomheder med at få overblik og nå ind til kernen af komplicerede problemstillinger inden for emner som service design, digitalisering og forretningsudvikling. Mie Nørgaard har en PhD i Computer Science og er en af Danmarks førende eksperter inden for effektiv visuel facilitering og brugercentreret design. Læs mere på MIE NØRGAARD

Comments

  1. Jeg kan ikke vente til dit næste indlæg! Du har mig allerede med, endda før du har publiceret det. Når dét er sagt, så har du i ovenstående indlæg ramt præcis det som er en hovedpine for mange arrangører og mødeejere: hvordan få deltagerne til at føle lyst og medejerskab i en grad så de rækker ud til hinanden tilmed før de bringes sammen … men hov, dér ligger formentlig også en grund til at ikke alle er nået længere: Følelsen af kontroltab fra mødeejer/arrangørs side når deltagerne ligesom slippes løs på hinanden og på indholdsleverandørerne. For den traditionelle, konservative og måske ligefrem frygtsomme arrangør vil være bange for ikke længere være helt så central eller væsentlig ..

    Dér tror jeg på at ‘frisættelsen’ er en gave til alle. En gave fordi arrangøren selv vil blive husket for at have bragt disse mennesker sammen. En gave fordi den lyst til at række ud forud for mødet/konferencen/seancen/hvadharvi er et afsæt til mere. En gave fordi det fordrer at talere og indholdsleverandører gør sig ekstra umage … alt i alt: en win-win-situation.

    Og så er det i øvrigt også nemmere at få folk til at bevare kontakten efter mødet. Kaffe?

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *