Sådan kan du fremme networking på din næste konference

Forestil dig, at du er på en konference. Der er en pause og tanken er, at du nu skal kaste dig ud i networkingens kunst. Du skal tale med de andre deltagere og gerne få nogle nye værdifulde kontakter med hjem i bagagen.

Og tanken er jo rigtig god. Det er bare nogle gange lettere sagt end gjort. Det kan der være mange forskellige årsager til, her er nogle af dem, jeg selv kender til:

1. Måske har du ikke let ved at finde på noget meningsfuldt og interessant at sige til mennesker, du ikke kender?

2. Det er altid lettest og tryggest at gå hen til nogle du kender i forvejen

3. Der kan være knap med tid, når du også skal have en kop kaffe og et stykke af den lækre kage

4. Rummet (og situationen) lægger ikke op til, at man starter en samtale med en fremmed

Kan et rum lægge op til noget?

Det sidste punkt kan måske forekomme besynderligt og diffust for, hvordan kan et rum lægge op til, at deltagerne på en konference netværker? Det kommer jeg ind på her, for måske er det på tide, at du tager lidt flere perspektiver med i dine overvejelser, når du næste gang skal planlægge en konference?

Rummet skal fungere praktisk

Jeg starter dog lige et lidt andet sted, nemlig ved et rums funktion. Når noget har en funktion kobles det ofte sammen med, at det fungerer praktisk og teknisk. De fleste vil mene, at for eksempel et møderum fungerer godt, hvis teknikken fungerer, og alle kan sidde ned ved et bord og se skærmen. Men er den praktiske funktion den eneste funktion, et møderum skal have?

Rummet skal understøtte samtale og fremme relationer

Skal et møderum ikke også give mulighed for, at mødedeltagerne, kan placere sig godt i forhold til hinanden, når de skal tale sammen?

Måske skal der være bløde lænestole placeret i en gruppe, så møblerne understøtter en mere personlig og tryg relation mellem mødedeltagerene?

Eller mødebordet skal være rundt, så det hjælper med at ophæve magtrelationen mellem deltagerne?

Nu er vi inde omkring det, man kan kalde et rums sociale funktion. Den funktion, der har at gøre med at understøtte eller fremme menneskers sociale interaktioner og relationer.

Rummet skal have atmosfære og identitet

Og det slutter ikke her for det er jo bestemt ikke ligegyldigt, hvordan de bløde møbler eller det runde bord ser ud. Det er her den æstetiske funktion kommer ind i billedet. Det er den, man bruger for at skabe et behageligt rum, som folk føler sig godt tilpas i. Eller til at skabe en specifik atmosfære eller tydelig identitet, som kunder og gæster husker.

Brug rummet som redskab

Der er altså tre funktioner, som ideelt skal i spil for, at et rum fungerer optimalt. Desværre glemmes den sociale og især den æstetiske funktion ofte – eller de udnyttes ikke til fulde.

Når du gerne vil have noget bestemt til at ske – for eksempel få konferencens deltagere til at netværke – kan du bruge rummet som et strategisk redskab, der nudger dem i en bestemt retning. Men det kræver, at du gør dig nogle grundige overvejelser og ikke bare gør det, du plejer.

Drop det du plejer

Tag altså ikke for givet, at fordi du sørger for kaffe og kage ved et ta’-selv-bord, så kommer folk i snak med nye mennesker. Mange af os er tryghedsnarkomaner. Vi hapser kaffen og kagen og stryger lige tilbage til dem, vi kender. Og kender vi ingen, så står vi og føler os lidt akavede og udenfor i en krog. Skal vi i snak med nye, skal der for mange menneskers vedkommende være en anledning til det – en åbning, der gør det legitimt.

Tænk ud af boksen!

For at legitimere noget kan man skabe et rum specifikt for det. Bare tænk på spiseområder, arbejdsområder, fitnessrum, meditationsrum og bederum. Så hvorfor ikke specielle zoner til networking? Zoner, som naturligvis er indrettet og målrettet til den bestemte konference og de specifikke deltagere.

Sådan griber du det an

Og så tænker du, hvordan søren skal jeg gribe det an det? Det er her de tre funktioner kommer ind i billedet. Du skal nemlig spørge dig selv:

Hvad skal fungere rent praktisk og teknisk?

For eksempel:

• Hvor mange skal der være plads til i hver zone?
• Er det muligt at afskærme zonen?
• Er der stikkontakter, så der kan placeres andre lamper, kan lyset i loftet dæmpes?

Hvordan lægger møblerne op til naturlig og afslappet networking?

Et par forslag:

• Høje borde man står op ved og let kan flytte sig fra
• Mindre runde borde man kan slå sig ned ved. Små stole/taburetter, der er lette at flytte
• Hjørnesofaer, hvor man lige kan klemme sig ind og blive en del af andres samtale
• Langborde, hvor man naturligt slår sig ned sammen med andre
• Måske skal der være forskellige muligheder som deltagerene kan vælge imellem?

Hvilken atmosfære vil gavne dine deltageres networking?

Du kan vælge mellem to oplagte muligheder i forhold hvordan networking-zonen skal virke:

• Du kan gå efter et miljø, der virker trygt og velkendt og som får deltagerne til at slappe af
• Eller du kan skabe et miljø som ryster dem lidt ud af det de plejer og som i sig selv giver dem anledning til at starte en samtale.

Mens du stiller dig selv de tre spørgsmål er det essentielt, at du overveje, hvilken type mennesker, der kommer. Er det en konference for finanssektoren, for uddannelsesområdet, for byggebranchen? De vil som gruppe identificere sig med forskellige ting.

Et eksempel kunne være:
Lad os sige, at du skal planlægge en konference for finanssektoren. Der er meget langt imellem de deltagere, der ikke er velklædte og klassiske i deres fremtoning, og der hviler en lidt formel stemning over arrangementet.

Den velkendte networking zone

Hvis du vælger at indrette networking-zonen, som et velkendt og behageligt miljø skal det være afslappet, men klassisk i nedtonede nuancer. Et typisk loungemiljø med blød belysning, stille musik og sofagrupper. Uformelt på en stilig måde.

Det overraskende networking miljø

Vælger du at skabe et networkingmiljø, der kan ryste dem lidt ud af deres klassiske fremtoning og give dem anledning til at snakke uformelt, så indret for eksempel et rum inspireret af ”sommerfest i et campingområde”.

Læg kunstgræs på gulvet, og lej et par små campingvogne. Stil nogle langborde med bænke op, og hæng lyskæder og guirlander op. Placer små campingborde med stole om i krogene med lanterner på. Server kagen på forskellige ”mormor”-tallerkner og kaffen i forskellige kopper, mens dansktopmusikken lyder fra højttalerne. Sådan et område giver i sig selv folk noget at snakke om og morer sig over – også sammen med fremmede.

Annoncer zonens formål

Ved at skabe networking-zoner har du allerede legitimeret, at det er vigtigt at netværke og, at der er steder beregnet til netop det. Annoncer før og under konferencen, at zonerne er der og opfordrer dem til at benytte dem.

Hvis du vælger at ryste deltagerne lidt, så reklamer for rummet. Det vil nemlig gøre dem en oplevelse rigere, når de går hjem. De glemmer helt sikkert ikke den konference, hvor de var til sommerfest i campingområdet.g