Den allerførste gang du selv skal stå for et møde, går det op for dig, at den måde deltagerne opfører sig på, er helt afgørende for, hvordan mødet udvikler sig. Men det mærkelige er, at det taler vi faktisk ikke ret meget om.
I mødebranchen taler vi rigtig ofte om optimering af mødeprocesser. Vi har utrolig meget fokus på, hvordan mødelederen eller facilitatoren skal gebærde sig. Sandheden er imidlertid, at uoplagte eller selvhøjtidelige mødedeltagere ikke kun påvirker ens egen oplevelse negativt – men også alle andres. Hvad værre er! Eventuelle beslutninger udebliver, eller vigtige emner bliver kun snittet på overfladen.
Emnet er måske i bund og grund lidt af et tabu? Kan vi ikke bare fortælle deltagerne, at de er uengagerede, kedelige eller slet og ret fraværende? Nej – det hører sig åbenbart ikke rigtig til. Vi er lidt for pæne, stoler på, at folk er voksne mennesker, som da selv må kunne se, at de bør ændre adfærd …
Så hvorfor bare ikke indføre et nyt mantra: Deltager man, så deltager man aktivt.
Sådan indfører du et kulturskift
Det kan betyde lidt af et kulturskift for afdelingen eller for teamet at bede deltagerne være mere aktive og bidrage i mødet. For hvordan bliver inaktive mødedeltagere aktive og engagerede?
Start med at beskrive dit ønskescenarie. Nogenlunde på denne vis:
- Beskriv formålet med mødet for dig selv
- Hvem kan få det til at ske?
- Hvilke mennesker har du lyst til at ha’ med? Her finder du så ud af, at der er tre i din afdeling, du egentlig ikke ønsker at ha’ med, fordi de ikke bidrager. Vi taler ikke om at identificere kolleger, der ikke er enige i din holdning, men kolleger, der dræner alle andre for energi ved deres blotte tilstedeværelse.
Så kom vi så langt!
- Hvad skal vi gøre herfra? Invitere alle til møde undtagen de tre ’dræbersnegle’?
Det er den hurtige beslutning, men den holder ikke i længden. De tre personer, der dræner al energi, skal bearbejdes – gerne enkeltvis. Ofte er det at ”se” mennesker nok til at ændre deres attitude. Det kan du gøre ved at inkludere dem på forhånd: Fortælle dem om mødet personligt, og hvad du ønsker at få løst?
Du kan bede dem om assistere med eksempelvis tal, der underbygger det, som I skal diskutere. Og du kan sågar bede dem om, at de som ekspert fremlægger et punkt på dagsordenen osv.
Nogen gange tager vi fejl af mødedeltagerne …
Introverte mennesker har behov for mere tid end ekstroverte. Derfor virker de ofte stille under møder. De tænker faktisk! For at få dem til at ”peake” på samme tid med de mere ekstroverte på mødet, kan det være gavnligt at introducere dem til problemstillingerne på forhånd.
En ting falder altid i god jord! Lav en agenda – eventuelt i punktform øverst og med mere uddybende info nedenunder til dem, der foretrækker det. Det kan sætte tankerne i gang forlods, så samværet bliver konstruktivt.
Hvis man overordnet skal erobre et nyt territorium i fællesskab, kan en udefrakommende person, en inspirator, give viden til alle og dermed styrke følelsen af, at ingen er mere indviet i løsningsmodeller end andre. Det kan være med til at gøre de lidt mere tilbageholdende typer i stand til at være med i debatten.
Læs meget mere om hvordan du kan få 10X mere ud af dine møder i vores e-bog her på Meetafy.
