Hvad er fordele og ulemper ved at afholde digitale events? Se hvilke læringer har jeg så gjort mig under Covid-19 over fordele og ulemper.
11. maj 2020. Statsminister Mette Frederiksen holder pressemøde. Danmark lukkes ned! Jeg sad, som sikkert rigtig mange andre også gjorde, med åben mund – noget chokeret og tænkte: ’Hvad så nu?’.
Da virkeligheden ramte under covid-19
Efter 48 timer ramte virkeligheden mig. Alle mine fysiske events, som jeg arbejdede på, og som skulle afholdes inden sommerferien blev aflyst. Efterfølgende kom også aflysninger på events, der skulle afholdes umiddelbart efter sommerferien. Efter at have sundet mig i nogle dage tænkte jeg, at noget skulle gøre.
Det begyndte at poppe frem med tilbud på at deltage i digitale events. De fleste gratis. Det var nyt. Det var spændende. Og jeg tilmeldte mig det ene og det andet digitale event, som bare lugtede af, hvordan eventbranchen skulle komme ud på den anden side.
Et event om dagen i over to måneder
Jeg begyndte at gøre mig nogle erfaringer i forhold til digitale platforme og tænkte, at det nok ikke kun var eventbranchen, der afholdt digitale events. Snart tilmeldte jeg mig også andre digitale events, som egentlig kunne handle om produktion af knapper, eller hvordan man skærer en bordplade til. Men jeg var ivrig efter at lære om forskellige digitale platforme. Hvad brugte man derude i verden. Hvad virkede – og hvad virkede ikke?
Det er mundet ud i, at jeg gennemsnitlig har deltaget i et digitalt event (større eller mindre) hver dag siden Covid-19 slog os hjem. Og hvilke læringer har jeg så gjort mig? Nedenfor kan du se de fordele og ulemper jeg ser ved at afholde digitale event.
Men inden da, så lad mig slå helt fast: Det digitale event kan aldrig erstatte det fysiske event 100 %. Vi har som mennesker brug for at mødes. Vi skal se hinanden i øjnene. Vi skal dufte, opleve og mærke – og det er i hvert fald en af de ting, som digitale events ikke kan erstatte.
Og helt ærligt; hvem har også lyst til at sidde hjemme foran en skærme resten af livet og ikke møde andre mennesker? Jeg har i hvert fald ikke.
6 fordele ved at afholde digitale events
1. Tiden
Tiden betyder ikke ret meget, når man afholder de digitale events. Og hvad mener jeg så med det?
Når du deltager i et fysisk event, så skal du være på den lokation, hvor eventet afholdes, på et bestemt tidspunkt. Der er sessioner, der afholdes på bestemte tidspunkter. Pauserne afholdes på bestemte tidspunkter, og networkingen sker indimellem alt det.
Når der afholdes digitale events, skal du ikke længere transporterer dig nogen steder. Det vil sige, at du får tid foræret. Tid, du kan bruge på noget andet – arbejde, lave en ekstra kop kaffe – eller sove lidt længere.
Udover tiden du bruger på transport, så er der også tiden, du bruger på at se de enkelte oplæg på de enkelte sessioner på de digitale events. Det er sjældent, at man er interesseret i lige at se alle se sessioner, som der afholdes i løbet af en hel konference. Når du deltager i et digitalt event, så kan du gå til og fra eventet – og fordi du ikke er fysisk til stede, kan du – på de tidspunkter du ikke deltager i sessioner, arbejde, svare på mails, tage telefonsamtaler – eller se en film på Netflix.
Når så den næste session, som du er interesseret i at deltage i, starter, sætter du dig foran skærmen og ser med.
En anden fordel med tiden er, at du kan være forhindret i at deltage på den digitale event på de dage, den afholdes. De fleste digitale events udsender enten optagelser af deres sessioner eller sammenskriver de gode pointer (som med nyhederne på det pressemøde, du ikke lige kunne deltage i). Dermed kan du følge op på den digitale event, når du har tiden til det.
2. Omkostninger
Ved en fysisk event skal du bruge penge på leje af lokaler, mad og drikke, indkvartering på hotel, AV-udstyr, forsikringer og meget mere.
Når du afholder de digitale events, så skærer du faktisk den udgift fra. Den eneste udgift, der dog skal overvejes, er den digitale platform, man ønsker at afholde sin digitale platform på. Og her er virkelige mange på markedet.
3. Skalerbarhed
Ved fysiske events er der som regel en grænse for, hvor mange deltagere, de kan rumme i de enkelte lokaler.
Ved digitale events får du mulighed for at skalere op og afholde den for mange flere, end du måske er vant til. Faktisk viser det sig, at antallet af deltagere under Covid-19 er steget til helt op til 800 % flere deltagere.
4. Tilgængelighed
Ved at købe en billet til en digital event kan deltagerene besøge platformen med de samme login-oplysninger (hvis man bruger det) og se nogle af sessionerne igen senere. Det giver også deltagerne en chance for at fange andre interessante sessioner, som de måske oprindeligt har gået glip af.
5. Data
Digitale events hjælper arrangører med at skaffe indsigtsfulde data fra deltagerne uden behov for at e-maile en evaluering efter den digitale event. Man kan spørge direkte i real-time f.eks. på viden om sessioner, speakers eller andet, man ønsker at vide.
De indsamlede data kan hjælpe arrangørerne med at finjustere indholdet af eventet til fremtidige events.
6. Ingen stress i klædeskabet
Afhængigt af konferencen ville man være nødt til at beslutte, om man skal gå business eller semi-business – eller bare casual. Ved digitale events er det ikke nødvendigt at tænke over det – på med din pyjamas – ind foran skærmen – og nyd showet.
5. ulemper ved at afholde digitale events
1. Networking
Networking er et af de vigtigste aspekter ved konferencer. Ved digitale events er der en stor begrænsning for dette, da deltagerne jo ikke er med fysisk. Derfor skal man som arrangør gøre et stort arbejde ud af at facilitere networking, hvilket kan gøres på mange måder – men jo ikke er det samme.
2. Distrahering
Selvom det er super fint at sidde hjemme og deltage i et digitalt event, så bliver man også nemt distraheret. Så er der lige den der mail, man skal svare på. Så skal der lige gås med hunden. Så kommer der lige et barn hjem fra skole osv.
Når man deltager i digitale events, så prioritér det, sæt tiden af. Vær realistisk i, hvad du kan deltage i – og så overhold det.
3. Sponsorater
Virksomheder har svært ved at skabe forbindelser med deres målgruppe gennem sponsorater, da der ikke er nogen face-2-face-interaktion med deltagerne.
Sørg derfor for, at sponsorer får synlighed, og find en måde, hvorpå de kan interagere med deltagerne.
4. Manglende begejstring
Ofte, når jeg holder events, er der både overraskelser, ’gaver’, underholdning og side-events. Det er bare ikke det samme at holde en middag, når alle sidder bag hver deres skærm og spiser en hjemmelavet middag.
Så find ud af, hvordan du kan overraske dine deltagere. Kan det være take-away bestilt af dig, leveret på adressen på en bestemt dag? Kan det være en goodie-bag, som sendes til deltageren inden eventet?
5. Teknik-tung
En digital event er i sagens natur teknik-tung. Alt efter, hvilken platform man vælger at bruge, skal der være styr på teknikken.
Logistisk er noget med, hvordan man får klædt oplægsholderne på (de kan have mange forskellige niveauer af teknik-viden), hvordan modereres de enkelte sessioner, hvordan engagerer man sine deltagere, hvordan får vi indlagt pauser, som kan bruges på f.eks. networking osv.
Mens digitale events har visse begrænsninger, kan virksomheder drage fordel af den hurtige start af virtual reality-teknologi for at minimere risici og producere mere engagerende og interaktive konferencer fra komforten i ens eget hjem. Efterhånden som tiden går, begynder flere og flere at vænne sig til ideen om at deltage i digitale events, så man kan spørge sige selv; vil digitale events blive fremtiden?
Mit umiddelbare svar vil være ja, men det vil være sammen med fysiske events. Vi kan ikke undvære det fysiske møde – men vi kan kombinere det, så visse målgrupper minimerer tid og ressourcer.
Opsamling på fordele og ulemper ved digitale events
6 fordele ved at afholde digitale events:
- Tiden
- Omkostninger
- Skalerbarhed
- Tilgængelighed
- Data
- Ingen stress i klædeskabet
5 ulemper ved at afholde digitale events
- Networking
- Distrahering
- Sponsorater
- Manglende begejstring
- Teknik-tung
