Hvor mange ting har du på din to do-liste? Sådan ca. 1.809.489 ting? Så er du ligesom enhver anden mødeplanlægger. Hvor mange af dem kan du huske i hovedet? 17? 5? Ingen? Det er lige præcis her, tjeklisterne kommer ind i billedet. De hjælper os travle mødeplanlæggere med at huske alle de små detaljer, der skal være lige i øjet for at skabe den ultimative oplevelse for vores deltagere.
Jeg har (endnu) aldrig prøvet at glemme at bestille lokale, sende invitationer ud eller bestille mad til arrangementet. Men jeg har prøvet at glemme at reservere hotelværelse til en taler og at bestille garderobestativer til en event på et venue, hvor den del ikke var ligetil. Selvom jeg fik løst opgaven i sidste øjeblik, så er det bare en federe fornemmelse at vide, at man har 110 procent styr på sin event.
Jeg er stor fan af tjeklister til at hjælpe mig i mit daglige arbejde. Derfor har jeg samlet en liste med input til, hvad du skal huske at skrive på en sådan liste.
Jeg har forskellige lister til forskellige typer af events. Nogle af listerne er forholdsvis simple, mens andre er virkelig detaljerede og super-komplekse. Den komplekse liste er ind imellem nødvendig og rigtig smart, når man i sidste ende kan transformere den til en drejebog. Så har du også slået to fluer med ét smæk.
Ting, du let kan glemme
Jeg er sikker på, din tjekliste allerede indeholder punkter som ”book et lokale”, ”bestil mad” og ”lave aftaler med oplægsholderne” – så her kommer input til nogle af de ting, man let kunne gå hen og glemme:
Til venue
- Husk altid ekstra batterier (til mus, laserpointer mv.)
- Tjek hvor mange mikrofoner I skal bruge til mødet (nogle steder har de ingen eller kun et begrænset antal og skal måske leje nogle fra et AV-firma)
- Aftal med køkkenet, hvordan I forholder jer til vegetarer/veganere/laktoseintolerante, der først meddeler det på dagen
- Tjek op på, hvor der findes en hjertestarter, og hvor nødudgangene er.
Til invitationen
- ”Udarbejde” hashtag til opslag på sociale medier (tjek op på, om andre bruger det hashtag, I havde tænkt jer – især hvis det pågældende emne ikke er noget, I vil associeres med)
- Korrekturlæsning af adresseoplysninger og tidspunkt (man ser sig tit blind på disse ”småting”, fordi man selv kender hvor og hvornår. Selvfølgelig skal resten af invitationen også læses.)
Til talerne
- E-mail med praktiske oplysninger og diverse remindere på deadlines m.v. sendes til alle talere (kunne f.eks. indeholde præcis adresse for arrangementet, deadline for, hvornår og hvordan vedkommende skal aflevere en eventuel præsentation, opfølgning på aftalt honorar m.v.)
- Information på dagen om, hvordan ordstyreren giver tegn i forbindelse med tidsstyringen (f.eks. et tegn for ”10 min. tilbage”, ”5 min. tilbage” og ”STOP NU!”)
Alt det andet
- Tjek op på, hvordan gardiner/mørklægning åbnes og lukkes (nogle steder foregår dette via displays og andre tekniske løsninger, og det er ikke så festligt at afprøve sine gardin-tekniske evner foran 300 tilskuere)
- VIP-sted eller -lokale til en kendis, der skal tale til sidst
- En boks med alt det, man kan få brug for på en konferencedag: Nål og tråd, tape, saks, Panodiler, plaster, elastikker osv. Disse ting har venue sikkert også på lager, men når det hele går løs, er det rarere at vide, at man har de ting ved hånden, som man har brug for, og ikke skal lede efter en, der skal lede efter elastikker
- Briefing af alt personale, der er involveret i arrangementet, inden det går i gang (her er det især vigtigt, at alle ved, hvem der overordnet set har det sidste ord ift. ethvert spørgsmål, der kan dukke op, og hvilke opgaver hver person har ansvaret for)
Det er vigtigt at holde sig for øje, at opgaverne på listen ikke nødvendigvis kan krydses af i rækkefølge, men snarere efterhånden som arbejdet med eventen skrider frem. Det er altså ikke en kronologisk liste. Og det er en universel sandhed, at for hver opgave, du krydser af listen, så opstår der et antal nye. Det kan nogle gange drive en til vanvid, men det er nu engang eventplanlægnings natur, og det ender jo altid med at gå op i en højere enhed alt sammen.
Mødeplanlæggere som tusindkunstner
Nogle af de mest mærkelige opgaver, jeg har haft på min to do-liste gennem tiden er f.eks. at:
- Finde personer til at holde døre åbne, når præsident NN fra XX land ankommer (og vente ved dørene, mens han går på toilettet … nej, det er ikke en joke!)
- Tjek op på, hvordan flaget for XX land ser ud (efter at have fundet det forkerte flag frem til en event … det gør man kun én gang, så husker man at tjekke det på forhånd!)
- Køb tørret pasta til master class (ikke fordi, jeg var bange for ikke at få noget at spise, men til brug i undervisningen)
Husk at sætte de små ting på listen også (navneskilte, penne osv.), da man ofte glemmer det mest indlysende, når man har travlt … og som mødeplanlægger har man altid travlt.
Men hvorfor SÅ detaljeret?
Nu er det så, at du tænker: ”Ja, ja, det er alt sammen meget godt, men man kan også blive FOR detaljeret”, og til det kan jeg bare sige: ”Nej, det kan man ikke, når man planlægger events!”.
For det første er det aldrig til at vide, hvad der sker, når man har med mennesker at gøre. Det er vigtig at være forberedt på selv det mest utrolige.
For det andet, så er det vigtigt at være opmærksom på, at hver enkelt lille detalje omkring din event bidrager til det overordnede billede af den – at hver enkelt del, lige fra ankomsten (fandt jeg hurtigt en p-plads) til udlevering af navneskilt (blev jeg budt smilende velkommen) over indholdet i arrangementet (kunne jeg bruge oplæggene/networkingen/workshoppen til noget) og til opfølgningen (fik jeg tilsendt de lovede præsentationer/output) er en brik i det puslespil, der til sammen giver oplevelsen.
Så selvom det er fantastiske oplæg, og deltageren har mødt og udvekslet visitkort med en masse spændende mennesker, så kan det snildt ødelægge den gode stemning, hvis deltageren ikke kan få en alkoholfri drink ved den efterfølgende reception – så ender han/hun med at gå derfra med en øv-fornemmelse på grund af en lille detalje.
Præcis derfor skal vi som mødeplanlæggere have styr på alle detaljerne, så vi kan løfte et arrangement fra “godt” til “perfekt”. Det er alle elementer – også de bittesmå detaljer – der til sammen skaber en oplevelse, og hvis vi ikke glemmer noget (ved brug af en tjekliste), så er succesraten bare større.
Vores job er at skabe den bedst mulige oplevelse for vores deltagere. Det er trods alt dem, vi er til for.
