ONLINEMØDER: Jeg ved, hvad du tænker, når talen i øjeblikket falder på oplevelsesdesign og events: “Hvordan skal jeg kunne øge investeringen i noget som helst i denne tid?! I øvrigt, så holder vi jo nu kun onlinemøder. Derfor har vi ikke brug for oplevelsesdesign”. Men der må jeg desværre skuffe dig. Gode onlinemøder kræver en ligeså dedikeret indsats fra jer, som offlinemøderne gør. Det får du i denne artikel nogle gode råd til at klare.
Møde- og eventbranchen på retur
2020 så ellers ud til at blive et fantastisk event-år: OL i Tokyo, 50. udgave af Roskilde Festival og den politiske topscorer: Folkemødet på Bornholm. Vi glædede os. Vi så frem til det. Vi planlagde i detaljer. Men så kom Corona! Nu sidder vi i stedet hver for sig bag en skærm og holder onlinemøder, er på kurser online og laver fællessang online.
Og inden du tænker, at dette er endnu en deprimerende Corona-artikel, så vil jeg berolige dig med, at det ikke er tilfældet. Jeg mener nemlig ikke, vi kommer videre, hvis vi ikke trækker sokkerne op og går i gang med at finde løsninger og føre dem ud i livet. Og det kan måske godt kræve et onlinemøde eller flere.
For det GÅR jo over, selvom det måske ikke føles sådan lige nu. Og vi skal også leve ”på den anden side” af det her – og hvis vi ikke har råd til investeringer lige nu, så får vi det igen. Det gør jo ingen skade til at forberede sig til disse investeringer.
Er det fysiske møde dødt?
Men hvad venter os så på den anden side? Jeg har selvfølgelig ikke det endegyldige svar, men jeg har set ud over event-kortet, talt med andre brancheeksperter og sat muligheder sammen, og jeg har set nogle mønstre.
Jeg bliver ofte spurgt, om vi overhovedet vil mødes, når vi kommer over på den forjættede ”anden side” af denne Corona-situation. Til det har jeg kun ét, kort svar: JA!
For det fysiske møde kan noget, som ikke kan opnås bag en skærm. Ud over, at kroppen udløser stoffer som fx dopamin og oxytocin, når vi er sammen med andre mennesker, så er det nødvendigt at mødes fysisk for at skabe ægte tillid. Kemi mellem mennesker opstår, når vi mødes, og kemien er nødvendig, når vi fx skal handle med hinanden.
Det er også på det fysiske møde, vi skaber relationer, løser konflikter, idéudvikler og knytter bånd ved at tale om alle de små og ligegyldige ting i kaffepausen, som er vigtige for at lære hinanden at kende og skabe tillid til hinanden.
Vi vil dog fremover skulle forholde os til, om vores målgruppe er trygge ved at mødes i så store forsamlinger, som vi har set hidtil, eller om der kommer en mental tryghedsgrænse på 20, 50 eller 100 personer i det samme lokale. Der er en vis sandsynlighed for, at større møder bliver mindre – måske bliver det kun for en periode, men måske er det bare vores nye hverdag.
”The new normal”
Jeg har også kun ét svar på spørgsmålet om, om vi kommer til at mødes fysisk ligeså meget i fremtiden. Det er til gengæld et: NEJ.
Fremover vil der komme langt større fokus på, om et møde eller en event er nødvendig … og det er de ikke allesammen. Nogle møder og konferencer vil sagtens kunne erstattes af et memo eller en informationsvideo. Der skal være en grund til at mødes, før vi mødes. Holder vi et fysisk møde, skal det give værdi. Værdien af det skal være tydelig og kunne måles.
Så når vi mødes fysisk fremover, bliver det med samskabelsen i fokus. Idéudvikling, gruppearbejde, workshops og lign. bliver omdrejningspunktet for at samles. Det vil sige situationer, hvor det, at vi er samlet, er afgørende for udbyttet og værdien af mødet. Ellers er det fysiske møde ikke nødvendigt og vores investering i det vil være spildt.
Onlinemøderne er altså kommet for at blive. De seneste par måneder har lært os alle, at det hverken er svært, udfordrende eller farligt at holde onlinemøder. Vi har lært, at kvaliteten af onlinemødet så heller ikke er værre, og at man faktisk godt kan få opgaver løst ved kun at mødes online. Og jeg synes faktisk, det er godt. Tænk på al den tid og de mange ressourcer, vi kan spare ved at mødes online.
Sådan griber du den nye normal an
Men hvilken betydning har denne nye normal så for dig, der har ansvaret for møder og events?
Ud over, at du selvfølgelig skal vurdere, om dit møde skal være online eller fysisk, så er der to ting, du skal være opmærksom på, når du skal tilpasse dine events til den nye normal:
- I skal sikre, at dine onlinemøder bliver udbytterige. Det er slut med kikset facilitering eller trættende envejskommunikation, bare fordi der er tale om et onlinemøde.
- I skal øge investeringen i møde- og oplevelsesdesign, så både online- og fysiske møder fremover designes med værdiskabelsen for både deltageren og mødeejeren for øje. Ressourceforbruget på møder og events skal retfærdiggøres med den værdi, de tilfører.
Og i sidste ende, så hænger disse to ting uløseligt sammen. Det er nemlig oplevelsesdesignet, der er med til at sikre, at jeres møder og events bliver udbytterige. Så investeringen i dette område er på ingen måde spildt og kan direkte understøtte jeres virksomhedsstrategi.
Sæt fokus på oplevelsesdesign
Det betyder samtidig, at det bliver endnu vigtigere ikke at tage let på designet af dit møde eller din event – det er ikke en venstrehåndsopgave, som kan uddelegeres til den første ledige studentermedhjælper. Hvis I og jeres deltagere skal have noget ud af mødet, skal der tænkes strategisk, når det designes.
Det egentlige oplevelsesdesign vil jeg ikke gå i detaljer med i denne artikel (det kan du fx læse meget mere om i denne artikel, som Tine Ebdrup har skrevet her på Meetafy – eller denne, som jeg selv tidligere har skrevet om emnet), men jeg vil pointere, at fokus på oplevelsesdesign skal være lige stort, uanset om det er et online eller fysisk møde, I er i gang med at planlægge.
Du kan sikre, at jeres investering i oplevelsesdesign giver mening (uanset om der er tale om et fysisk eller et online-møde) på følgende måder:
- Brug mere tid på forberedelsen af mødet eller eventen. Begynd med at beskrive formålet med mødet eller eventen – uden beskrevet formål, ingen event! Det er umuligt at designe en god event, hvis man ikke ved, hvad formålet med den er.
- Sørg for ordentlig facilitering og godt værtsskab. Det er mindst ligeså vigtigt på online-møderne som ved de fysiske møder.
- Husk på, at der findes forskellige læringsstile, dvs. måder mennesket lærer på. Overvej, hvordan I kan tilgodese alle læringsstile på jeres møde eller event.
- Sørg altid for, at dine deltagere involveres. Det er måske lidt mere udfordrende online, men det er absolut ikke umuligt, og det er en forudsætning for at skabe en oplevelse.
Hvis opgaven synes stor, så køb hjælp udefra. I fremtiden vil det være naturligt for en virksomhed at have en eventrådgiver tilknyttet på linje med revisoren og advokaten. Og denne udgift vil betale sig gennem det øgede udbytte, som investeringen i oplevelsesdesignet vil skabe.
Så, er I klar til ”the new normal”?
