For at sikre at møder og workshops resulterer i, at der skabes fælles ejerskab og engagement hos deltagerne, er det vigtigt at overveje, hvordan du gør beslutninger og arbejdsopgaver visuelle og synlige, så alle er enige om næste skridt.
Jeg har tre huskeregler, som jeg bruger i mit arbejde, både som kursusholder, som innovationsspecialist og som facilitator af møder og workshops. De bygger på co-creation principperne og lyder sådan her:
Jeg skal hjælpe deltagerne med …
- at tænke højt sammen
- tænke nyt sammen
- se hvad hinanden tænker.
I rigtig mange tilfælde bruger jeg skabeloner for at hjælpe deltagerne med at se, hvad hinanden tænker. Skabeloner er nemlig enkle og anvendelige værktøjer (eller visuelle greb), som du enten kan forberede inden mødet eller lave på stedet, og som skaber overblik, fælles forståelse og enighed om beslutninger.
For det første kræver det ikke særlige kunstneriske eller kreative evner. For det andet inviteres deltagerne til at udfylde dem i fællesskab – og dermed stiger engagement og ejerskab betragteligt.
3 fordele ved en visuel skabelon
I møder og workshops fungerer skabelonen som en visuelt greb – en slags model – hvor deltagerne udfylder indholdet. Det kan fx være visualiseret som et matrix, et skema eller en cirkel opdelt i et givent antal felter efter behov. Hvert felt har en overskrift eller et spørgsmål, som guider og hjælper deltagerne med at fastholde fokus og komme hurtigere ind til den faglige problemstilling, de er samlet for at løse.
Skabeloner har flere kvaliteter:
- Skabelonen skaber engagement og ejerskab, fordi den udfyldes i en fælles proces og dokumenterer de beslutninger, der bliver truffet på mødet. Når skabelonen tages med ind i hverdagen, kan den fungere som en enkel visuel opsamling, som kan supplere et længere referat.
- En god skabelon er enkel med korte overskrifter eller arbejdsspørgsmål, som fanger essensen af indholdet. Du kan arbejde med nogle grundskabeloner og variere overskrifterne, så de passer til dine specifikke behov.
- De inspirerer deltagerne til at skabe noget sammen, fordi alle bidrag bliver tydelige og alle kan se hvordan de fælles beslutninger udvikler sig.
Når du designer dine møder, kan du bruge skabelonerne som en lakmustest. Hvis du kan omsætte indholdet til en enkel skabelon med overskrifter eller korte spørgsmål, som guider dialogen, så er du på rette vej. Lidt frækt sagt; hvis du ikke kan visualisere det, er enten indhold eller proces for komplekst.
START – STOP – FORTSÆT
Skab fælles forståelse og fælles prioritering af idéer og handlinger. Brug skabelonen individuelt, i grupper og plenum, når du samler op og runder af.
Stil deltagerne et spørgsmål, fx: “Hvad skal vi STARTE – STOPPE OG FORTSÆTTE med at gøre for at styrke samarbejdskulturen i vores afdeling?”
Del START – STOP OG FORTSÆT ind i tre bokse. Bed deltagerne reflektere individuelt over 2-3 ting, som de hver især vil starte, stoppe og fortsætte med at gøre. Kog det derefter sammen i plenum, indtil I har et realistisk bud på handlinger, som deltagerne er enige om, vil styrke samarbejdskulturen.
Sådan designer du en skabelon, der rækker ud over mødet
Når du designer dine skabeloner som en del af din mødeforberedelse, skal du huske, at det primære formål er at hjælpe deltagerne med at holde fokus på et emne ad gangen og gøre beslutningerne synlige for alle.
Hvilke mål understøtter skabelonen?
Spørg dig selv …
- Hvor det vil være mest gavnligt at tage skabeloner i brug?
- Hvornår forventer du divergerende holdninger eller direkte uenighed?
- Hvornår vil det være gavnligt at tage afsæt i en defineret struktur – skabelonen – for at sikre, at der træffes beslutninger?
Gem visualiseringen til sidst
Det er fristende at bruge lang tid på at designe og layoute skabelonen, men husk, at det er et arbejdsredskab, som udvikler sig, når du bruger det. Du kan med fordel alliere dig med en dygtig grafiker, når du har testet skabelonerne og tilpasset dem til dit behov.
Hvordan vil det blive delt?
Du kan let gøre skabelonerne til et levende interaktivt dokument, som andre kan blive en del af. Tag skabelonen med under armen, og brug den som afsæt for jeres næste møde. Du kan også hænge skabelonen op, som et “work in progress”, og på den måde synliggøre arbejdsopgaver og fremdrift i projektet.
Overvej hvordan du bedst engagerer deltagerne via skabeloner. Foto: Unsplash
Sådan bruger du skabeloner på mødet
Når du planlægger dine mødeaktiviteter, skal du overveje, hvem deltagerne er, og hvordan du bedst engagerer dem. Skal de først udfylde skabelonen i mindre grupper, inden I koger sammen i plenum, eller vil de have glæde af at af udfylde skabelonen i plenum, evt. stående.
I det først tilfælde kan du printe skabelonerne ud på A4 og lade grupperne diskutere dem. I det andet tilfælde kan du med fordel tegne en stor skabelon på en rulle papir og hænge op.
Under mødet hjælper skabeloner deltagerne med at holde fokus på én ting ad gangen. Usikkerhed og indbyrdes forhandling bliver holdt på et minimum, fordi det er synligt for alle, hvilket indhold der diskuteres.
Skabeloner fungerer rigtig godt, når du skal samle op på deltagernes mange idéer, og når du vil sikre, at der træffes fælles beslutninger. Det skaber et forpligtende fællesskab, når de er udfyldt i plenum, og alle har bidraget til indholdet.
Skabelonernes overskrifter og spørgsmål hjælper dig som facilitator med at holde samtalen på sporet. I sidste ende skaber det et langt bedre afsæt for det arbejde, som kommer efter mødet, at opsamling og beslutninger bliver en fælles og visuel proces.
Kom godt i gang
For at komme godt i gang med at bruge et nyt værktøj, er det vigtigt, at du overvejer, hvordan du konkret vil anvende det i din egen praksis – ellers glemmes det let i den daglige strøm af viden og inspiration.
Så inden du surfer videre, vil jeg anbefale af du bruger 5 minutter på en kort refleksionsøvelse.
Refleksionsøvelse på 5 minutter
- Grib din foretrukne notesbog.
- Brug 2 min på at reflektere over spørgsmålet: ”Hvordan kan jeg bruge skabeloner til at engagere deltagerne på mit næste møde?
- Brug 2 min på at skrive dine refleksioner ned.
- Brug 1 min på at læse hvad du har skrevet og udvælge hvad du vil gøre som det første.
Tak fordi du læste med og god fornøjelse med at designe dit skabeloner til dit næste møde.
