Fra standard mødelokale til kreativt oplevelsesrum
5 vigtige detaljer på den oplevelsesbaserede konference
Det er IKKE kun U2, der gør indtryk! Sådan skaber du den gode konferenceoplevelse
Konferencen er ikke nogen cirkusforestilling. Oplevelse kræver aktive medspillere
Co-creation … hvad er nu det?
Vi kender til deltagerinvolvering, som jeg skrev om i artiklen ”Hvor er cirkusforestillingen?”, men co-creation – det lyder (lidt for) smart! Det er det også … i hvert fald smart at vide lidt om, hvis man gerne vil tilpasse sin konference til fremtiden og de kommende generationer, og når man gerne vil skabe en oplevelse og ikke bare holde en konference.
Og oplevelser er jo det, hele min artikelserie handler om: Det at forvandle et møde til en oplevelse!
I ovennævnte artikel nævner jeg deltageren som medproducent og kommer med idéer til, hvordan vi kan involvere deltagerne under arrangementet. Men når vi taler om co-creation, vil vi gerne gøre deltageren til medproducent både før, under og efter vores konference. Det stiller andre krav til os mødeplanlæggere.
Fremtiden er i ”community’et”
Fremtidens mødedeltagere er krævende. De vil være online hele tiden. De vil høres, inddrages og ikke bare være passive lyttere. Disse yngre generationer er – modsat ældre generation – vant til at være involverede og ikke bare få informationer kastet i hovedet. Man kan argumentere for, at de er mere klar til at tage del i designet af vores oplevelse, end vi i mødebranchen har været vant til indtil nu.
Og ja så er det jo, at vi skal inddrage dem og skabe et community omkring vores konference. Dette community skal høres og skabe et output både før, under og efter konferencen. Det kan vi f.eks. gøre på følgende måder:
Før: Kom i dialog med målgruppen
Vi mødeplanlæggere er eksperter i netop det at planlægge møder. Men vi er ikke nødvendigvis eksperter i mødets eller konferencens faglige indhold, og vi er slet ikke tankelæsere. Så hvorfor ikke spørge målgruppen, hvad de vil have? Måske sidder der en et sted derude bag skærmen, som har en perfekte taler i netværket, eller en som stiller dét spørgsmål, der slår hovedet på sømmet, og som danner grundlag for hele eller dele af konferencen.
I dag har de fleste konferencer deres eget website (ellers bør de i hvert fald se at få det – men det kommer vi mere ind på i min næste artikel, der vil handle om kommunikationen i forbindelse med den oplevelsesbaserede konference), og her kan man begynde med at stille spørgsmål og give mulighed for, at deltagerne kommer med input. Sådanne fora skal dog faciliteres, så deltagerne ikke føler, at de spørger og kommenterer ud i et stort, tomt cyberspace. Denne opgave kræver en indsats af mødeejeren.
Senere kan I, når I har fået afprøvet jeres community i det små, gå videre til f.eks. at invitere til korte gå-hjem-caféer eller alternativt webinarer, hvor I kan gribe alle de guldkorn, der kommer frem blandt gæsterne.
Under: Skab deltagelse som giver mening
Når konferencedagen er godt i gang, skal vi holde fast i den driftighed, der har været blandt de ildsjæle, der har involveret sig på forhånd – og i øvrigt opfordre de øvrige deltagere til også at tage del i community’et.
En af måderne er ved at involvere deltagerne med små øvelser som i førnævnte artikel. Mange laver også afstemninger undervejs – og hvis man ligefrem bruger afstemningssvarene i programmet og oplæggene på dagen og tilpasser disse til svarene, sår vi et frø til, at deltagerne gider at involvere sig i community’et omkring konferencen. Kort sagt, man deltager, når man kan se, at det nytter at involvere sig.
Lav f.eks. også en netværkscafé eller lounge, hvor deltagerne kan mødes med hinanden og udveksle erfaringer. Udstationér en af jeres medarbejdere i loungen, og lad vedkommende opsnappe de emner, der bliver talt om, så I kan udnytte denne viden til næste konference eller eventuelt til næste dags introduktion/afslutning eller lignende.
Efter: Hold liv i det nye community
Efter konferencen skal vi gøre alt for at holde liv i community’et og den debat/erfaringsudveksling, der blevet skabt før og under konferencen. Samtidig med, at vi holder liv i debatten på vores website, indsamler vi også informationer, vi kan bruge til næste konference. Så tiden, der bruges til at holde debatten i gang, er en god investering.
I sidste ende skaber community’et engagement i vores konference, og deltagerne i dette bliver vores ambassadører, som er med til at sprede det gode budskab om præcis vores arrangement.
I ovenstående er jeg ikke kommet ind på de muligheder, der ligger i at lave en konference-app, men det er absolut en mulighed, der kan bruges til at skabe community og involvering både før, under og efter konferencen.
Er der en bagside af medaljen?
Det er klart, at det tager tid at opbygge et community omkring en konference. Det kræver en indsats fra både mødeplanlægger, mødeejer, talere og øvrige aktører, men denne co-creation er med til at gøre konferencen til en totaloplevelse, ligesom det gør den vedkommende og autentisk for deltageren. De bliver en meddesigner af oplevelsen.
Kritikeren vil også påstå, at det jo altid bare er ”tordenskjolds soldater”, der involverer sig i dette community… og ja, det kan han da have ret i. Men vi må begynde med de lavthængende frugter. Der vil altid være nogen, som har mere mod på at stille sig frem end andre. Men erfaringen viser også, at de øvrige interessenter nok skal hoppe med på vognen … og så kan det pludselig gå stærkt. Al begyndelse er svær, så tag ét skridt ad gangen.
Vil du være med til at co-create din næste konferenceoplevelse?
Hej Anne
Glimrende artikel – igen! Jeg vil gerne høre din ekspert mening – Jeg ser en udfordring: Bliver der fra oven givet grønt lys for den tid alt dette tager? Jeg spørger fordi, jeg ofte – ganske vist i en lidt anden sammenhæng – oplever, at de her kommunikative led i processen, hvor man udveksler erfaring eller opbygger relationer i forbindelse med en given konference, ofte springes let og elegant over. Måske fordi den givne øverste myndighed ikke har forstået konceptet eller måske fordi de mennesker man inviterer til Lounge eller erfarings udveksling ikke kan / må afse tid?? Hvad er dit råd til at afhjælpe denne problematik? For den knuser ganske åbenbart konceptet for at skabe co-creation.
“Bliver det ikke bare Tordenskjolds soldater?” Ih, den har jeg også hørt mange gange. Og man kan godt forstå, hvorfor det ikke umiddelbart ikke lyder så optimalt deltagerinvolverende. Jeg plejer at forklare situationen med, at det måske nok er Tordenskjolds soldater, der er de synlige bidragsydere – i alle fald hvis bidragene skal have en vis tyngde og kvalitet, men i kulissen står en procentvis meget stor mængde deltagere og kigger med. De er meget interesserede, men har ingen intention om selv at skulle producere indhold. Fra computerspilsverdenen kender vi dem som ‘lurkers’, og det er meget(!) essentielt at holde dem glade. Det vil sige at tilbyde dem noget at ‘lurke’ på fra sidelinien. Ellers finder de en anden sidelinie.
Du har helt ret, Ida, det ER en udfordring. Men ja, jeg vil påstå, at hvis der ikke bliver givet grønt lys, så er det fordi, øverste myndighed ikke har forstået. Det er lidt groft sagt, det ved jeg, men det er ikke desto mindre sådan, jeg ser på det. Og det koster altså en indsats at få et udbytte. Jeg tror også på at gribe lavthængende frugter og at tage de første spæde skridt – og man behøver jo ikke gå “all in” helt fra begyndelsen. Prøv det af og se, om/hvordan det virker for lige jeres arrangement. Til gengæld tror jeg, man i visse kredse skal være påpasselig med at invitere til lounges og lign. for at trække input ud af deltagerne. Nogle steder har man svært ved at se formålet med den slags. Men hvis en lounge er en del af en større sammenhæng (en konference fx), så vil der helt sikkert være nogle, der besøger den, og så er der jo en oplagt mulighed for deltagerne til at komme med input og for mødeejeren til at gribe boldene. Og så har vi lagt bunden for co-creation :o)
Hørt, Mie! :o) Og der skal jo være nogle foregangsmænd. Co-creation inden for møder er stadig ret nyt og uprøvet, så man kan måske ikke forvente at ræse ud over stepperne med 150 i timen. Du har også fuldstændig ret i, at vi ikke skal undervurdere ‘lurkers’. Så faktisk er der ingen undskyldning for ikke at co-create! Hvis der er, så hører jeg gerne om den.
Nu lyder ‘lurkers’ i mine ører stadig relativt negativt, og jeg kan også huske en lignende debat om ‘dem der bare oser’ på de sociale medier i de tidligere dage – nærmest i betydningen ‘nasserne’. Det er heldigvis klinget af, synes jeg ellers, for der er også andre aspekter af at ikke alle selv producerer indhold, men blot følger med: Mod og tid. Jeg husker stadig første gang jeg overhovedet skulle slå noget op på Facebook forud for et arrangement … det tog rent faktisk lang tid før jeg vænnede mig til det. Og tid: Vi taler rask væk ‘før, under og efter’ om deltagerinvolvering på arrangementer, og selvfølgelig gør vi dét fordi det øger oplevet udbytte og reel forankring. Men det tager også tid, og der er bare mange som ikke finder og dedikerer den tid. De er der på dagen, jo jo, men før og efter? Der laver de da noget andet …
Co-creation er den eneste vej at gå, uanset at vi kan kalde det alt muligt andet, men det tager tid.
Hans, jeg er enig med dig i, at ordet ‘lurkers’ lyder negativt, men jeg kan ikke lige komme på et mere dansk/positivt ord :o) Og du har ret i, at især tid er et vigtigt aspekt. Vi har alle gang i en masse, så det at tage sig tid til at være med både før, under og efter, kan være en uoverkommelig opgave. Faktisk mener jeg, at vi er ude i en holdningsændring hos både mødeejer og mødedeltager: Mødeejeren skal forstå, at det er nødvendigt for mødeplanlæggeren at bruge tiden på denne co-creation, samt gøre værdien i at være en del af den fuldstændig klar for deltageren. Mødedeltageren skal derimod forstå, at der er en “added value” i at være en del af hele forløbet. Og denne ændring sker ikke på et splitsekund. Det er et langt, sejt træk, vi er ude i i mødebranchen, men jeg tror på, at vi kan det!