4 gode råd: Sådan får I skræddersyet konferencen – uden at øge budgettet

En konference kan blive 10-20 procent bedre – blot ved at inddrage konferencestedet i jeres mål og succeskriterier for dagen. Book en succes. Smid fakta på bordet. Så enkelt kan det siges, siger en direktør for en større dansk konference- og kursuscenter.

Hun oplever desværre rigtig ofte, at konferencer bliver booket ud fra de forkerte præmisser. Når rammerne ikke er rigtige til formålet, påvirker det desværre resultatet. Jeg har interviewet flere ledere af konference- og kursuscentre og her samlet fire gode råd til, hvordan I får mere ud af konferencen, så den er skræddersyet til jer – uden at øge budgettet.

1. Spørg altid til faciliteter og muligheder

Snyd ikke jer selv. Den succes konferencestedet skaber, er i sidste ende mødebookerens og virksomhedens. Udnyt muligheden – spørg altid jeres konferencested til råds. På konferencestedet kender de faciliteterne og mulighederne i området. De har mange erfaringer og et stort netværk, som alt sammen kan sikre, at arrangementet/konferencen understøtter det formål og de behov, I kommer med.

Skal I afholde en to-dags konference med keynote-speakers udefra, men har brug for input til, hvem det kan være? Har I særlige behov og krav til faciliteter som grupperum eller udendørsarealer? Så være tydeligt i jeres krav, og benyt den rådgivning, konferencestedet tilbyder.

Skal I holde et bestyrelsesmøde, drejer det sig om en fusion eller effektivitetsplanlægning, så fortæl, hvad I forventer, så konferencestedet kan understøtte jeres behov. Hvis I eksempelvis ønsker en working-lunch og et afsidesliggende lokale uden forstyrrelser, vil det være meget uheldigt, at konferencestedet lige netop den dag tilbyder jer en buffet.

Et konferencested kan gå meget galt i byen, hvis de ikke kender jeres formål. Til gengæld kan I få mere for mindre, hvis I bare fortæller, hvad formålet er.

Sådan gør I:

1. Lav en agenda for arrangementet
2. Vær skarp på formålet
3. List jeres succeskriterier.

2. Undgå pakkeløsninger – fokuser på jeres behov

Spørg aldrig efter en pakkeløsning – få skræddersyet et tilbud, som understøtter jeres formål. Pakker er ofte begrænsende; I kan ikke få noget ud over det, som er inkluderet i pakken, og I kan ikke undvære noget indeni. Begge dele kan lade sig gøre – uden at det koster mere.

Vær åben om jeres budget. Et stort budget giver ofte en stribe af valgmuligheder, men selv med et lille budget kan I få det, I har behov for. Konferencestedet deler meget gerne ud af sin viden om faciliteterne og de muligheder, de tilbyder på stedet, som matcher jeres behov. De kender området og ved, om der er noget her, som kan matche det, I gerne vil.

Sådan gør I:

1. Lav et budget
2. Afstem forventninger og behov internt.

3. Udnyt faciliteterne rigtigt

Planlægningen af rammerne for dagen i forhold til aktiviteter og brug af rum bør I altid overveje. Kan et grupperum for eksempel understøtte mange forskellige formål? Og kan udendørsfaciliteterne benyttes til mere end blot walk & talk?

Ønsker I at komme lidt ud af komfortzonen, så nævn det for konferencestedet allerede i planlægningsfasen. Det kan hjælpe jer til at inkludere små som store nutidige teambuildingsseancer, som er saglige og kan booste jeres formål både udendørs såvel som indendørs.

Stressende og forhastede møder giver en dårlig oplevelse, så sørg for, at alle kan nå at høste – og læg det ind i planlægningen. Det har konferencestedet flere bud på. Holder I et seminar over flere dage, så viser erfaringen, at det kan være en stor bonus for deltagerne at starte helt utraditionelt med en fælles middag på ankomstdagen. Når deltagerne kommer godt fra start, så er det nemmere at samarbejde og nå målene, så snart der er behov for at komme i mål med den mere seriøse del.

Ifølge adfærdsrelateret hjerneforsker Saga Steinmann Madsen styrker pauser koncentrationen – ikke mindst når de kombineres med den rette kost – for eksempel sunde mellemmåltider. Slutter man dagen uden at have tid til evaluering, netværk og fordøjelse, kan det påvirker udbyttet. Her kan det derfor være fordelagtigt med en let tapas, så deltagerne får vendt dagen og dermed husker udbyttet bedre.

Sådan gør I:

1. Planlæg dagens program (indhold, pauser, gruppearbejde m.m.)
2. Tag stilling til, om I skal bruge grupperum, vil benytte udendørsfaciliteter eller noget helt andet?
3. Overvej hvordan I udnytter pauserne optimalt.

4. Lad jer udfordre

I hverdagens travlhed er der mange virksomheder og organisationer, som planlægger arrangementer efter samme model, som de plejer. Det er nemt og bekvemt. Har I mod på det, så lad jer udfordre. Læg alle ovenstående punkter åbent frem fra start, og find ud af om konferencestedet kan booste jeres succes.

De fleste konferencesteder har et stort netværk og erfaringsbase, og med uddannede meetovators kan de ofte byde ind med noget, I ikke har tænkt over og måske udfordre vanetænkningen. Hvad kan der ske, hvis I kan få mere ud af jeres budget, få en sjov og anderledes dag og skabe en oplevelse, folk husker længe efter? Måske kan I booste succesraten og få 10 procent bedre evalueringer.