Har du overvejet, om du eller din virksomhed udnytter jeres dyrt betalte møderums-kvadratmeter godt nok?
Her mener jeg ikke, om møderummets inventar er placeret mest optimalt set fra et praktisk perspektiv. Men derimod …
- om I udnytter møderummets potentielle ressourcer set i forhold til medarbejdernes performance og trivsel?
- måden virksomheden fremstår i kunders øjne?
- Og hvordan rummet formidler jeres virksomheds værdier og identitet?
Mange steder er der et meget stort ressourcespild. Læs med, så forklarer jeg hvorfor.
Udnytter I jeres dyre kvadratmeter?
Hvilke kriterier vælger du ud fra?
Når du skal booke et møderum i din virksomhed til et eksternt møde, hvilke tanker gør du dig så? Hvilke kriterier vælger du rummet ud fra?
Lad mig gætte:
- At der er stole nok til alle?
- At de nødvendige tekniske og elektroniske hjælpemidler er til stede?
Hvis det er tilfældet, så vælger du møderum ud fra ren praktik.
Virker elektronikken?
En praktisk foranstaltning
Møderum betragtes i langt de fleste virksomheder hovedsagelig som en praktisk foranstaltning – en ydre fysik ramme for et møde mellem to eller flere mennesker.
Når der skal bookes et møderum går overvejelserne derfor sjældent videre end til, om rummet er stort nok og, om det fungerer praktisk. Rummets atmosfære, og hvordan vi påvirkes af atmosfæren medregnes ikke.
Hvad betyder ‘atmosfære’ i et rum?
Når jeg taler om ‘atmosfære’ ikke den, som kan findes eller opstå mellem mennesker. For eksempel: ”Alle gæsterne var i godt humør, og der var en rigtig hyggelig atmosfære.”
Når jeg skriver atmosfære er det i betydningen: ”Da gæsterne trådte ind i festsalen, blev de mødt af et næsten mørkt rum kun oplyst af de mange stearinlys på bordene og i kandelaberne langs væggene. Det gav rummet en helt eventyrlig atmosfære.”
En eventyrlig atmosfære
I den betydning bliver atmosfæren skabt via de genstande, møbler, farver, udsmykning og andre virkemidler som lys, mørke, musik mv., der er i rummet. Det er altså rummets indretning, der skaber atmosfæren.
Atmosfæren i et rum er ifølge filosoffen Gernot Böhme noget, vi opfatter med vores sanser præ-kognitivt. Det vil sige, at inden vi kan nå at reflektere over det, vi sanser, så er vi allerede påvirket af det. Derfor er det meget vigtigt, at de sanseindtryk vi får, når vi træder ind i for eksempel et møderum, er gennemtænkte og samstemmende med virksomhedens værdier.
Derfor spiller atmosfæren ikke en rolle
Når jeg taler med folk om, hvordan de forholder sig til møderum, hører jeg ofte følgende begrundelser for, at møderummets atmosfære ikke spiller en rolle:
- Vores møderum ligner alle sammen hinanden (er lige kedelige), så der er ikke noget at vælge imellem eller tage stilling til
- Vi har så få møderum, at det er heldigt, når vi kan få et, og derfor er det kun rummets størrelse, der er et kriterium.
Mange møderum er ekstremt kedelige
Ren ressourcespild
De fleste steder er der altså slet ikke fokus på, at møderummet kan være andet end en fysisk og praktisk afgrænsning.
Det betyder, at den reelle ressource, et møderums atmosfære og indretning kan være i en mødesituation, overses. De kvadratmeter, der går til møderum, udnyttes ganske enkelt ikke godt nok.
Hvad er det møderummets atmosfære kan?
Rum har mange flere lag af funktion og betydning end den rent praktiske, som der overvejende fokuseres på. Det betyder blandt andet, at møderum med en specifik eller behagelig atmosfære kan:
- formidle virksomhedens værdisæt og identitet
- lette dialogen mellem dig og din kunde/skabe en mere uformel relation til kunden
- understøtte din professionelle performance og arbejdsidentitet
- understøtte dit personlige velbefindende og initiativ
- understøtte mødets tema og karakter
- præge kundens oplevelse af stedet/virksomheden positivt.
Møderum med atmosfære og forskellighed
Det er naturligvis kun muligt, hvis møderummene er indrettet til det. Det vil sige, at der er gjort noget for at skabe atmosfære, identitet og sjæl, og at der også er møderum med forskellig indretning og atmosfære at vælge imellem.
Hvis I har forskellige typer af møderum!
Er der forskellige møderum, som er indrettet med tanke på at være ”aktive medspillere” i mødesituationen (se case), åbner det pludselig for helt andre kriterier, når du skal booke et møderum.
Rummet kan være en ”aktiv medspiller”
Case: Jyske Banks medarbejdere vælger møderum efter formål og kunde
Jeg har netop interviewet medarbejdere i Jyske Bank i Odense som led i en forskningsmæssig undersøgelse af, hvordan møderummets indretning påvirker medarbejdere i mødet med bl.a. deres kunder.
Jyske Bank har i mange år har haft møderum, der er indrettet i forskellige temaer og derfor har forskellig indretning og atmosfære.
De medarbejdere, jeg har snakket med, siger alle sammen, at de både overvejer, hvilken kunde, og hvilken type af møde det drejer sig om, når de booker et møderum til en kundesamtale. Dertil har de også selv et eller flere favoritrum. Det kan for eksempel være, fordi rummet understøtter deres egen performance under mødet eller, fordi de synes rummet er med til at fremme en uformel dialog med kunden.
Dette kommer jeg til at skrive meget mere om i kommende blogindlæg, når jeg har fået analyseret interviewene med medarbejderne og kan sige mere specifikt, hvad det er møderummets indretning bidrager med.
Har i forskellige møderum?
Så kan du for eksempel spørge:
- Passer rummets atmosfære til mødets tema, karakter og deltagere?
- Kan jeg selv lide at være i rummet?
- Støtter det op om min måde at performe/være på?
- Vil mødedeltagerne finde rummet behageligt?
- Hvad vil mødedeltagerene tænke om din virksomhed efter mødet?
- Hvordan vil rummets indretning og atmosfære påvirke relationen til den, jeg skal mødes med?
- Hvordan kan et rums indretning og atmosfære påvirke mødedeltagernes relation?
Hvorfor er det vigtigt?
Når din kunde træder ind i det møderum, du har booket, afkoder vedkommende lynhurtigt rummet – bevidst eller ubevidst. Meget af det foregår ubevidst og påvirker os sanse og følelsesmæssigt, inden vi når at reflektere over det.
Det vil sige, at inden din kunde når at tænke fornuftsmæssigt over rummet, er han eller hun allerede påvirket og er i gang med at vurdere dig, virksomheden, situationen ud fra de sansemæssige input han eller hun får. Det gør vi alle sammen hele tiden. Det er den måde vi har overlevet på siden urtiden.
Vi har overlevet siden urtiden ved at bruge vores sanser
Indret møderummene strategisk
Hvis du vil, kan du bruge dette aktivt og strategisk. Ved at arbejde med indretningen og atmosfæren i møderummene – det vil sige valg af farver, møbler, lyssætning, udsmykning, tema mm. – kan sanseindtrykkene drejes i den retning du/I ønsker. Det er der bare meget få, der udnytter.
Uudnyttede kvadratmeter
Derfor står der i rigtig mange virksomheder et stort antal kvadratmeter, som slet ikke er udnyttet optimalt. De flest virksomheder – det gælder nok også din – betaler dyrt for deres kvadratmeter, så hvorfor ikke udnytte dem bedst muligt ved at indrette møderum, der aktivt bidrager til gode møder, relationer og præstationer? Samt styrker jeres branding og identitet.
