De fleste professionelle møde- og eventplanlæggere er i evig jagt på nye øjenåbnere til deres næste arrangement. Mange søger efter det i den digitale verden, hvor der er en overflod af applikationer, der kan opfylde en mangfoldighed af behov.
Ofte viser det sig imidlertid at være en større udfordring at implementere ny teknologiske øjenåbnere end at udvælge dem. Hvis ikke mødestedets digitale infrastruktur understøtter tiltagene, er man jo lige vidt.
Så uanset om du ønsker at anvende apps til telefoner eller tablets, afstemningssystemer, sociale medier eller videostreaming til dit næste arrangement, er der fem vigtige overvejelser, du skal gøre dig inden. Hvis du har styr på de fem områder inden dit arrangement, er der gode chancer for at dine digitale initiativer ikke falder til jorden.
1. Rigeligt med stikkontakter
Det er måske indlysende, men uden tilstrækkeligt med stikkontakter, kan det være problematisk at eksekvere et arrangement med digital involvering.
Leverandøren af de digitale aktiviteter har først og fremmest brug for strøm til sit udstyr, men deltagerne får også i højere grad brug for at oplade medbragte enheder som telefoner, tablets og computere, hvis de forventes at bruge dem aktivt under mødet.
Der kan være forbløffende få stikkontakter i mødelokaler, og ofte går gæsterne til din AV-leverandør for at få strøm, hvilket ikke er hensigtsmæssigt, fordi en defekt oplader fra en kunde kan sætte en hel AV-udstyrskæde ud af spillet.
Så du skal overveje, hvor dine deltagere skal have mulighed for at oplade deres elektronik, hvis de får behov for det i løbet af dagen.
2. God Wi-Fi-dækningen
Er mødestedets Wi-Fi-forbindelse dimensioneret til dine aktiviteter? Når du besigtiger mødestedet, bør de kunne fortælle dig, om der er områder uden eller med dårlig Wi-Fi-dækning. Du er også nødt til at vide, hvor mange IP-adresser (enheder) deres installation kan håndtere på én gang.
Nogle mødesteder har f.eks. acces points (signalmodtagere) nok til at håndtere dataopkobling fra alle gæster på én gang, men kan ikke håndtere, at al trafikken samtidigt sendes mod ét og samme mål som f.eks. én bestemt afstemningsside.
3. Tilstrækkelig båndbredde
Når du og dine gæsters enheder har fået forbindelse til mødestedets Wi-Fi, er næste spørgsmål, hvor meget båndbredde og hastighed, I har til rådighed. Wi-Fi er jo blot selve netværksforbindelsen i huset, men hvad er kapaciteten ud af huset?
Før tjekkede deltagerne deres e-mail i ny og næ i løbet af arrangementet (download), men i dag opmuntrer sociale medier jo også til at lægge billeder og videoer fra arrangementerne op (upload) samtidigt med, at du måske ønsker at skubbe spørgsmål, afstemninger og billeder ud til alle dine gæster på én gang (up- & download).
Det kræver en hurtig og stabil forbindelse. Den gratis forbindelse, du får på mange mødesteder, er som regel med lav hastighed, og hvis gæsterne er inaktive i mere end 10-15 minutter, bliver de måske endda koblet af nettet. Det mindsker lysten til at deltage i den digitale leg.
4. Fint mobilsignal i mødelokalet
Hvis gæsterne oplever problemer med mødestedets Wi-Fi er de tilbøjelige til at bruge deres egen 3G/4G/LTE-forbindelse, og leverandører af digital deltagerinvolvering bruger ofte sådan en forbindelse som back-up (plan B).
Du bør derfor undersøge, hvordan signalstyrken er på mødestedet og helst for hver af de store teleoperatører (TDC, 3, Telia, Telenor). Er der døde zoner i mødelokalerne ligesom med Wi-Fi’en?
5. Teamet er trænet i teknologi
Instruér alle i arrangement-crewet om den teknologi, der bliver anvendt til arrangementet og giv dem mulighed for at prøve den selv. Det er den bedste måde at træne dem i, hvordan de kan håndtere hyppigst forekommende problemer. Samtidigt er det en god idé at sørge for supportmuligheder under arrangementet, så både gæster og kolleger ved, hvor de kan hente hjælp.
