Spiller du spil? Det gør jeg. Og det sker ofte i diverse sammenhænge med min relativt store familie. Vi spiller f.eks. jævnligt spillet Partners. Når vi er samlet i familien til jule- og påskefrokoster, er vi hvert år lige nødt til at repetere reglerne, inden vi går i gang. Hvis du kender Partners ved du, at reglerne ikke er særligt komplicerede - hvorfor bruger vi så tid på det?
I familien har vi af og til oplevet, at vi de gange, hvor vi ikke får talt reglerne igennem, pludselig undervejs i spillet kan blive uenige om noget - eksempelvis hvordan man kan bruge 7*1-kortet (et særligt Partners-kort). Og det giver lidt ærgerlige ansigter hos det hold, der ellers var helt sikre på, at nu ville alt bare lykkes for dem.
Så vi har lært at repetere reglerne ganske kort hvert år, inden vi går i gang. Bare så vi er helt enige om, hvordan vi spiller spillet lige her og nu. Det er nemlig sådan, at nogle af familiemedlemmerne spiller Partners i andre sammenhænge, hvor de bruger lidt andre regler.
Og så det meget relevante spørgsmål: Hvilken sammenhæng er der mellem praksis omkring spil i familiesammenhænge og vores arbejdsliv?
Lad os kigge lidt på, hvad der sker, når vi går ind til et møde: Både du og jeg har nogle antagelser om, hvordan mødet skal afvikles, hvem der tager styringen på mødet, hvordan vi håndterer uenigheder osv. Men hvordan matcher dine antagelser mon mine?
Aftal klare regler omkring mødet
Det er præcis som med analogien om Partners. For der er lidt forskellig praksis i alle mødefora omkring, hvordan vi skaber det gode møde. Og forskellige forventninger er en kilde til stor frustration og en barriere for at arbejde klogt sammen – og det er vel i udgangspunktet hensigten med, at vi overhovedet samles til mødet.
Se f.eks. denne lille video hvor galt det kan gå:
Måske der her havde været behov for at forventningsafstemme roller og hensigtsmæssig adfærd på mødet?
Det er nu heldigvis sjældent, jeg oplever, at folk ligefrem fysisk begynder at slås på møder. Men jeg møder tit mere uudtalte frustrationer omkring både mødeleders og mødedeltageres adfærd.
Ofte er det desværre også ganske uklart, hvem der egentlig er mødeleder. Og hvis det er aftalt, hvem der er mødeleder, hænder det også tit, at mødelederen alligevel ikke tager styring på mødet (det kan du læse mere om i min blog her).
Afklar jeres forventninger til mødet
Så der er mange gode grunde til at bruge bare et par minutter ved opstart af mødet til at sætte nogle få ord på forventningerne til mødet og til hinanden. Altså at finde enighed om spillereglerne.
Det behøver ikke være en langhåret og tidskrævende proces. Nogle enkle og gode spørgsmål i den sammenhæng kan være:
- Hvad er formålet med mødet?
- Hvad forventes jeg og de andre deltagere at bidrage med? (Hvorfor er vi hver især relevante deltagere i netop dette møde?)
- Hvem er mødeleder?
- Er vi enige om, at det er mødelederens ansvar at holde os på sporet og afbryde, hvis vi er på vej ud ad en tangent?
- Er det ok med telefoner eller anden elektronik undervejs?
Og hvis du alligevel (enten som mødeleder eller mødedeltager) skulle føle dig frustreret undervejs i mødet, bør du kalde til timeout.
Går dialogen i ring? Simple spørgsmål kan få mødet på sporet igen. Foto: Cyrus Pellet, Unsplash
Sådan gør du, når dialogen går i ring på mødet
Hvis du sidder og bliver lidt frustreret undervejs - f.eks. over, at dialogen på mødet går i ring, eller over at I er på vej ud af et sidespor, er der med stor sandsynlighed også andre på mødet, der har det ligesom dig. Og så kan det være forløsende, hvis du lige spørger noget i retning af:
" Jeg har lidt mistet overblikket - hvordan hjælper det, vi taler om nu, os videre i forhold til at nå i mål med mødet?"
Eller
"Er det kun mig, der sidder med en følelse af, at vi ikke rigtig kommer videre?"
Ved at sætte ord på frustrationen giver det anledning for alle i mødet til at forholde sig til, om I arbejder klogt sammen på mødet. Hvis konklusionen bliver, at det ikke helt fungerer optimalt, ligger det jo lige for at aftale, hvad I vil gøre ved det.
Ved at gøre det med det samme, du mærker frustrationen, har I mulighed for at justere. Hvis I først taler om det ved kaffemaskinen efter mødet, er det for sent at gøre noget ved det.
Effektive møder er et holdspil
Effektive møder er et holdspil, hvor vi alle skal bidrage og spille hinanden gode. Og de færreste af os har oceaner af tid til overs til at gå til møder, hvor vi ikke skaber resultater.
Enhver gruppering af mennesker har sin egen tolkning af et regelsæt (herunder også reglerne om at gå til møder). Og det er bare nemmere at spille klogt og spille sammen, når vi har samme opfattelse af reglerne.
