VIRTUELLE MØDER: Mange menneskers arbejdshverdag leves for tiden i det virtuelle rum med virtuelle møder – og det stiller helt nye krav til dig som mødeleder. Virtuelle møder skal være værdiskabende, engagerende og meningsfyldte. For en mødeleder, der ikke længere har de gode analoge procesværktøjer at hive op af hatten, kræver det nye og kreative metoder for at holde styring og engagement i live, når dialogen rykkes ind i det virtuelle rum. Få her 4 gode råd til engagerede virtuelle møder.
Virtuelle møder indbyder først og fremmest til traditionelle præsentationsmetoder, som gennemgang og visning af slides. Har man som facilitator ambitioner om at skabe mere involvering med sine deltagere, må man gøre sig umage med at designe en virtuel proces. Et virtuelt rum, hvor deltagerne har lyst til og kan engagere sig på en måde, hvor de oplever, at deres input er relevant og vigtigt.
3 hovedregler ved virtuelle møder
Helt grundlæggende siger vi altid, at der er 3 hovedregler, man som facilitator skal være opmærksom på for at nå i mål med sin proces ved virtuelle møder.
- Gør det let for deltagerne at deltage i processen.
- Gør det svært IKKE at være deltagende i processen.
- Guide gruppen, så alle deltagere efterlades et bedre sted, end hvis de var overladt til sig selv.
4 gode råd til engagerende virtuelle møder
Dette indlæg giver dig 4 gode råd til, hvordan du kan lykkes endnu bedre med at skabe engagerende virtuelle møder.
1. Stil gode spørgsmål
En god huskeregel er, at de svar du får, kun er så gode, som de spørgsmål du stiller.
Ofte hører vi, at det er udfordrende at afholde virtuelle møder, fordi deltagerne er stille, og man ikke kan afkode deltagernes non-verbale sprog. Derfor er det ekstra vigtigt at være opmærksom på at stille gode og gennemtænkte spørgsmål, som deltagerne i de virtuelle møder har let ved at svare på.
Det er f.eks. udfordrende at være 15 deltagere på et kald og få et spørgsmål stillet som: ”Hvad tænker I? Hvad synes I? Har I nogen spørgsmål?
Rammesætningen skal være skarpere for at få den gode dialog til at flyde online. Jo flere deltagere jo sværere er det at have åbne semistrukturede dialoger. Skriv i stedet spørgsmålet ned på en slide, så alle kan se spørgsmålet. Giv alle deltagerne tid til at tænke over spørgsmålet og adresser, hvordan du ønsker, at de skal svare efterfølgende.
2. Tænk i styrede opsamlinger på virtuelle møder
Det giver facilitatoren lettere styringsvilkår altid at have instrueret deltagergruppen i, hvordan opsamlingen eller dialogen efterfølgende skal køre.
Måske guider du deltagerne til at give deres input i en styret opfølgningsrunde efterfølgende. Alternativt, at du kommer til at spørge en fra hver gruppe om at afrapportere på gruppens vegne. Eksempelvis ved hjælp af chatten i et skriftligt svar eller ved brug af virtuel håndsoprækning. Det kan også være, at deltagerne skriver den vigtigste pointe på et whiteboard, og du beder dem om at uddybe efterfølgende.
Det kræver mere styring at få gode virtuelle dialoger end i det fysiske rum. Det letter også den larmende stilhed for alle, at du styrer og italesætter, hvordan dialogen skal foregå.
3. Check in, check in, check in
Forskning peger på, at vores evne til at være koncentreret og fokuseret i virtuelle møder er meget begrænset (6-8 minutter). Derfor skal der laves flere hyppige check in’s med deltagergruppen.
Undervejs i en præsentation kan man eksempelvis bede sine deltagere om at nikke eller give en ”thumbs up”, hvis det, man siger, giver mening, og indholdet er forstået, så vi kan fortsætte. Det er hurtige greb, der aktiverer deltagerne. Derudover kan man arbejde bevidst med de andre funktioner, der er tilgængelig i de fleste online platforme som whiteboard, chat, virtuelle grupperum eller afstemninger.
Ved de hurtige check in’s sikrer du, at det bliver svært ikke at være deltagende i processen.
4. Vær kreativ i dine virtuelle involveringsgreb
En god klassiker, når vi når lidt hen på dagen i det fysiske møde er en walk and talk. Den skaber ny energi og hjælper deltagerne med en anden type dialog end endnu en borddialog.
Prøv engang at eksperimenter med en walk and call i stedet for walk and talk. Lad deltagerne ringe hinanden op to og to, imens de går en tur hver for sig. Giv dem et spørgsmål med på turen, og bed dem afrapportere virtuelt, når de kommer retur. De kan fint tage noter undervejs på deres mobil eller et stykke papir, som de kan vise til kameraet, når de kommer tilbage til det virtuelle plenum.
Og tænk helt grundlæggende i variation i dit virtuelle møde, da skift i metode og form skaber opmærksomhed. Prøv at ændre præsentationsform (skift mellem video, PowerPoint, billeder) eller involveringsteknik (brug chatten, lav en kort runde eller refleksion i stilhed).
Husk at forberede dine deltagere
Ovenstående fire gode råd er alle sammen greb, der hjælper deltagerne med at huske din session som meningsfuld, engagerende og styret på en gode måde, så de tager ejerskab af indholdet.
Det kræver en langt højere grad af forberedelse at holde gode virtuelle møder. Dels fordi du skal forberede de gode spørgsmål på dine slides samt have planlagt dine grupper. Du kan med fordel gøre folk opmærksomme på, at de skal ud på en walk and call undervejs i mødet eller workshoppen.
Jo bedre dine deltagere er forberedt på det, der skal ske, desto mere vil de være med på dine nye ideer til, hvordan det virtuelle møde skal foregå.
God fornøjelse med de virtuelle møder derude!
