Sådan kan du ændre folks adfærd på konferencen

Hvad har konferencer og adfærdsdesign med hinanden at gøre? En hel del, faktisk.

Som arrangør af konferencer er du adfærdsdesigner, hvad enten du er klar over det eller ej. Gennem valg af sted, indretning af lokalerne, program, dine ord og handlinger sender du signaler til deltagerne om, hvilken adfærd du forventer af dem.

Stole stillet op på rækker foran en talerstol eller en tribune fortæller f.eks. deltagere, at de skal indtage en passiv, lyttende rolle.

Som konferencearrangør er det en god idé at blive bevidst om, hvilken adfærd din konference fremmer.

Særlig relevant at tænke adfærdsdesign i forbindelse med konferencer er det, når dine ønsker til deltagernes adfærd clasher med deltagernes faktiske adfærd. Lad os se nærmere på, hvordan du kan bruge adfærdsdesign i den situation.

Fire trin til et adfærdsdesign

Adfærdsdesign handler om at designe tiltag, der fremmer den ønskede adfærd. Og hvordan bærer du dig så ad med det? Det giver kommunikations- og nudgingeksperten Morten Münster et godt bud på i bogen Jytte fra Marketing er desværre gået for i dag.

Ifølge Morten Münster består processen med at lave et adfærdsdesign af fire trin:

1. Definér den ønskede adfærd
2. Barriereanalyse
3. Design af løsning
4. Test af løsning.

Jeg vil nu gennemgå de fire trin ét for ét med et fiktivt eksempel som illustration.

1: Definér den ønskede adfærd

“Er der nogen spørgsmål?” Som konferencearrangør har du alt for tit oplevet tavshed fra deltagerne, når en oplægsholder afslutter sit indlæg med de ord.

Du ønsker at skabe mere dialog mellem oplægsholdere og deltagere. Helt konkret vil du gerne have, at deltagerne skal stille flere spørgsmål til oplægsholderne i de enkelte sessioner. Du vil nemlig gerne have, at deltagerne skal føle sig som aktive bidragydere ved konferencen. At de skal føle sig set og hørt.

2: Lav en barriereanalyse

Derfor laver du en barriereanalyse. Det er en undersøgelse af, hvad der afholder deltagerne fra at stille spørgsmål til oplægsholderne.

Din undersøgelse skal ifølge Morten Münster besvare to overordnede formål:

• Hvad gør de lige nu?
• Hvorfor gør de det?

Du finder du bedst ud af ved at observere deltagernes aktuelle adfærd og ved at spørge ind til, hvorfor de gør, som de gør.

Gå gerne antropologisk til værks ved at embedde dig selv som deltager i en konference, mens du

• observerer deltagernes adfærd og deres omgivelser
• interviewer deltagerne om baggrunden for deres handlinger i den situation, du er interesseret i at ændre.

Metoden kaldes kontekstuelle interviews. Hvis du ikke selv har mod på at agere antropolog, eller hvis du bare har andre ting at gøre, så hyr nogen til opgaven.

Din barriereanalyse munder i dette tilfælde ud i den indsigt, at deltagerne føler ubehag ved at skulle tage ordet, efter at en ekspert i emnet har talt. De tænker, at situationen kræver indsigtsfulde spørgsmål, som er på højde med oplægsholderens bidrag, og det er de usikre på, om de kan levere.

Samtidig er deltagerne blevet “kolde” og tavse af at have siddet og lyttet til oplægget. Så snart pausen starter, og deltagerne får rejst sig fra deres pladser, går snakken mellem dem mere og mere livligt, kan du se.

3: Design din løsning

Nu ved du, hvorfor deltagerne reagerer med tavshed, når oplægsholderen opfordrer dem til at stille spørgsmål. Den viden kan du bruge til at designe din løsning. Dit løsningsdesign skal gøre det let for deltagere at handle, som du ønsker, og det må gerne have et menneskeligt ansigt, påpeger Morten Münster.

Derfor designer du en løsning, som består af tre elementer:

3. Før situationen: Du omskriver invitationen til konference, så det bliver klart, at deltagerne vil få lejlighed til at komme til orde, og at deres bidrag er en vigtig del af konferencen. Formålet er at “prime” deltagerne til at være aktivt deltagende.
4. Rundt om situationen: I de rum, hvor deltagerne færdes mellem oplæggene, hænger du tavler, hvor du opfordrer folk til at reagere på indholdet i de forskellige oplæg ved at skrive på post-its. Du lægger også samtalemenuerpå bordene med spørgsmål, der giver deltagerne anledning til at tale med hinanden om konferencens faglige indhold. Formålet er at deltagerne skal opleve, at de bliver hørt og set – også af hinanden.
5. I situationen: Du beder alle talere lægge summeøvelser ind i deres oplæg – en summeøvelse ca. hvert kvarter og én i slutningen. Talerne skal som optakt til hver øvelse formulere 2-3 konkrete spørgsmål, som deltagerne kan summe med hinanden om. På den måde vil deltagerne ikke skal være kolde og tavse, når taleren afslutter sit oplæg. I den afsluttende summeøvelse skal deltagerne sammen formulere spørgsmål og kommentarer til taleren.

4: Test din løsning

Sidste skridt er at teste din løsning for at se, om den nu også virker efter hensigten.

For at kunne vurdere en evt. effekt skal du have tal på, hvor mange spørgsmål, der bliver stillet ved en konference før du har implementeret din løsning.

Ved næste din næste konference vil det så være oplagt at tælle antallet af spørgsmål, oplægsholderne får. Hold også øje med, hvor mange, der går op til oplægsholderne og stiller spørgsmål, efter at sessionerne formelt er afsluttet.

Hvis du gennemfører en evaluering af din konference, kan du desuden her spørge, om deltagerne oplever, at de har fået lejlighed til at bidrage til konferencen.

Du er allerede adfærdsdesigner

Jeg håber, du har fået indblik i, hvordan du kan arbejde systematisk med adfærdsdesign – og hvorfor det overhovedet er relevant for dig som konferencearrangør.

Husk: Du er allerede adfærdsdesigner. Og du kan bede om hjælp med opgaven eller dele af den, hvis du ikke føler dig på hjemmebane.