Kender du det? Du sidder på en sort stol ved et gråt mødebord i et hvidt rum. Du har siddet der en time og hørt på én, der holder et semi-interessant oplæg. Du kan umuligt koncentrere dig mere. Du leder febrilsk efter noget, der kan fange din opmærksomhed og holde dig vågen, men alle flader er så intetsigende og kedelige, at dine øjne til sidst giver op og slørede fæstner sig på den grå bordplade foran dig …
Har du tænkt på, hvor meget rummets indretning og atmosfære betyder for din evne til at holde koncentrationen og huske det, du får at vide på et møde eller ved et oplæg? Når vores sanser stimuleres, vågner vi. Vores følelser aktiveres, og vi lærer og husker bedre.
Spil på flere strenge
Når det drejer sig om at arrangere gode og udbytterige møder, er det altså nødvendigt at spille på flere strenge end kun de praktiske. Du skal huske også at spille på de æstetiske strenge, hvis deltagerene skal være med hele vejen.
De æstetiske strenge – eller æstetiske virkemidler – er dem, der får brugerne til at føles sig godt tilpas, overrasker dem, holder deres sanseapparat i gang og følelser i live. Det er med andre ord de æstetiske virkemidler, der får et rum til at leve og påvirke mødedeltagerne.
Æstetiske virkemidler er bl.a. farver, lys, lyd, former, materialer, placeringsmuligheder. Dem kan man arbejde med på mange forskellige måder og med vidt forskellige formål.
Ta’ en tur på æstetiktrappen – og se forskellen
Jeg har udviklet modellen Æstetiktrappen™, som beskriver, hvordan man kan arbejde med æstetiske virkemidler i rum. Æstetiktrappen indeholder 5 forskellige indgangsvinkler til arbejdet med rum, indretning og atmosfære.
Trin 1: PRAKTISKE RUM
På det første trin er der slet ikke arbejdet med æstetiske virkemidler. Der er derfor næsten ingen sanseindtryk i rummet. Dem, der er, er så ligegyldige, at de ingen gavn gør. Man har ganske enkelt glemt at spille på de æstetiske strenge. Det er i sådan et rum, man er i fare for at falde i søvn undervejs.
Trin 2: ALMENT PÆNE RUM
På det andet trin er der gjort mere ud af at skabe et appellerende rum. Her anvendes æstetiske virkemidler i form farver, tekstiler, gardiner og udsmykning på væggene m.v. Selvom de æstetiske virkemidler appellerer, gør de ikke det store indtryk på brugerne. Derfor glemmes det alment pæne rum hurtigt.
Trin 3: IDENTITETSKABENDE RUM
På trin 3 går man op i at rette de æstetiske virkemidler mod en bestemt brugergruppe, medarbejderkultur eller identitetsfølelse. Det vil sige, at rummene ikke skal appellere bredt som på trin 2, men specifikt til en udvalgt gruppe mennesker. Er det en gruppe revisorer, der skal deltage i mødet eller arrangementet? Eller er det en gruppe børnehavepædagoger? De identificerer sig med vidt forskellige værdier, som kan afspejles i rummet via valget af æstetiske virkemidler.
Trin 4: FORANDERLIGE RUM
Det fjerde trin repræsenterer rum, hvor sanseindtrykkene via forskellige virkemidler kan forandres i løbet af en mødedag. Forandringen kan både ske ved, at mødedeltagerne placeres anderledes – for eksempel fra hårde stole ved et bord til bløde stole uden bord – eller ved, at atmosfæren i rummet ændres for eksempel ved at dæmpe lyset, spille musik m.v. Bedst er virkningen selvfølgelig, hvis man både arbejder med placering, lys og lyd, så atmosfæren ændres betydeligt.
Trin 5: ”FORSTYRRENDE” RUM
På det femte trin finder man de rum, som overrasker, når man træder ind i dem. Det er rum, der adskiller sig markant fra de omgivende fysiske rammer ved at have en helt særlig atmosfære eller et særligt tema. Jeg kalder dem ”forstyrrende” rum, fordi de lægger op til at bryde med ”det-vi-plejer” og vanetænkning.
3 gode råd til at pifte møderumme op
Næsten alle møde- og konferencerum ligger på trin 1 og 2. De understøtter det, vi plejer, giver ingen overraskelser og er hurtigt glemt.
Som mødeplanlægger, leder, facilitator mv. er det nødvendigt at tænke over, hvordan de fysiske rammer påvirker deltagerne, så de får mest muligt ud af mødet. Hvis du vil skabe unikke møder, der rykker noget lærings- og idemæssigt, skal du alliere dig med rummene og udnytte dem til din fordel. Det vil sige, at du skal gøre noget aktivt for at få møde- eller konferencerummet op på mindst trin 3.
Det betyder naturligvis ikke, at du i traditionel forstand skal indrette det møderum eller konferencerum, du skal være i. Men det betyder, at du skal overveje, om du via forholdsvis enkle virkemidler – mørklægning, lys, lyd, andre placeringsmuligheder m.m. – kan få rummet til at øge deltagernes udbytte og oplevelse.
Det kan både gøres ved
- at rette virkemidlerne mod gruppen af mødedeltagere, hvis de er en nogenlunde homogen gruppe.
- at ændre rummet i pauserne, så deltagerne kommer tilbage til nye sanseindtryk
- at skabe et uventet og overraskende rum, som tager deltagerne væk fra hverdagens almindelige indtryk.
Og så er du selvfølgelig fri til at mikse alle trinene ligesom du ønsker, så rummet passer nøjagtigt til dine og dine mødedeltageres behov.
Yeah – så sandt!!!