Planlægning af workshops har sneget sig ind på listen over kompetencer, som din arbejdsgiver forventer alle behersker. På lige linje med retorik, SoMe og vurdering af den faglige kvalitet af oplægsholdere. Det er et helt urimeligt krav, og det kan man godt brokke sig over. For det er ikke lige ud ad landevejen at planlægge en effektiv workshop. Mere nyttigt er det imidlertid at finde en pragmatisk løsning på udfordringen.
Jeg er stødt på et nyt værktøj, som kan vise sig virkelig nyttigt for såvel den erfarne som den grønne workshopplanlægger. Den giver struktur til planlægningen og trækker på en masse dygtige designeres erfaringer. Line Cecilie Barfod har designet en skabelon, der skal hjælpe for eksempel nyuddannede med at planlægge en varieret workshop med balance mellem tale, refleksion og gruppearbejde.
Skabelonen er en del af Line Cecilie Barfods nyligt afsluttede speciale ved IT Universitetet. Den er baseret på, hvordan erfarne designere fra firmaer som IDEO og Designit strukturerer deres tid på workshops.
Skabelonen hjælper brugeren systematisk igennem centrale overvejelser i løbet af planlægningen. Ved eksamensbordet tænkte jeg – både qua min rolle som eksaminator og praktiker – at værktøjet tilbyder en hjælp til at arbejde systematisk med planlægning, som mange vil have gavn af. At værktøjet også er udviklet på basis af ’best practice’ støtter kun troværdigheden.
I denne artikel gentager jeg de centrale spørgsmål, som har relevans uden for eksamensrummet, og giver Line Cecilie Barfod en mulighed for at forklare, hvad værktøjet kan, og hvordan det bruges. Sidst i artiklen efterlyser Line mødeplanlæggere, som har lyst til at teste den analoge version – så skynd dig at slå til, hvis også du kan have nytte af at lære, hvordan du effektivt planlægger en lærerig workshop.
6 spørgsmål til Line Cecilie Barfods nye værktøj
1. Du har udviklet et værktøj, som støtter systematisk planlægning af workshops. Hvilket problem satte dig på sporet af behovet for sådan et værktøj?
Min interesse for workshops er opbygget over en længere periode, da jeg har set gode eksempler på hvor effektivt et format en workshop er, når den bruges til at aktivere deltagerne. Jeg har også set workshops, der slet ikke fungerede, eller som måske burde have været beskrevet som et møde eller foredrag i stedet.
Da jeg begyndte at designe mine egne workshops viste det sig at være langt mere tidskrævende, end jeg havde regnet med. Jeg manglede en struktur, der gjorde det overskueligt og effektiv. Med mit Workshop Canvas som værktøj gik jeg fra at bruge mere end 20 timer på at planlægge en gennemtænkt workshop til en fjerdedel af den tid.
2. Værktøjet bygger på en masse empiri fra erfarne workshopplanlæggere. Hvad er de 3 mest vigtige aha-opdagelser fra dine undersøgelser?
Snak fylder mest
Min research viser, at det der bruges mest tid på, er en workshop-facilitator som taler med det formål at rammesætte workshoppen og guide deltagere igennem specifikke øvelser. Min research viste at …
– 44% af tiden (i gennemsnit) blev brugt på facilitatoren, der taler
– 38% af tiden blev brug på, at deltagerne laver aktiviteter, oftest i form af gruppearbejde
– 18% af tiden blev brugt på refleksion i grupper eller i plenum.
Ens struktur
Det overraskede mig, at workshops skabt af vidt forskellige workshop planlæggere fulgte en meget ens struktur. Ved at analysere det, som var godt og skidt ved de små variationer imellem, hvordan tiden er fordelt i workshops, har jeg designet en skabelon på en struktur, som du kan følge og balancere de 3 elementer: tale, refleksion og aktiviteter.
Planlæg hvert minut
Jeg har i min research haft fokus på korte workshops, fordi du kan nå rigtig meget i 60 minutters intervaller.
Det er en god ide at planlægge dit program meget nøje, så du ikke spilder deltagernes tid. Hvis du vælger at holde længere workshops, anbefaler jeg, at du følger strukturen og placerer en længere pause efter hver time. Her ses et eksempel på en 60 minutters workshop med 2,5 minut afsat til en lille buffer.
3. Du er endt med at lave en skabelon for planlægningen af en workshop. Hvad er det specifikt skabelonen hjælper planlæggeren med at gøre – hvad er dens styrke?
Mit værktøj hjælper dig som ikke ved, hvor du skal starte. Du får hjælp til at reflektere over, hvorfor du afholder en workshop, og hvilke formål de enkelte aktiviteter til workshoppen skal have. Ud over at sikre at du har tænkt over de vigtigste elementer, er Workshop Canvas oversigten også et godt samarbejdsredskab mellem flere planlæggere.
Der er ikke kun én måde at lave workshops på. Ved at følge en basis struktur, som ligner den erfarne workshop planlæggere bruger, får du en workshop i grove træk uden at skulle tænke over dit valg.
Min foreslåede workshop-struktur erstatter ikke den professionelle workshop-planlægger, på samme måde som en opskrift ikke erstatter en professionel kok. Efterhånden som du selv danner dine egne erfaringer inden for workshops i dit felt, får du en fornemmelse af, hvordan du kan variere strukturen til dine formål.
4. Hvis vi to skulle planlægge en workshop med skabelonen, hvordan ville vi så bruge den? Kan du kort beskrive et brugsscenarie?
Workshop Canvas består i øjeblikket af et analogt værktøj, der kan printes i A4. Vi ville starte med at printe siderne og bruge dem som en ramme for vores diskussion. Instruktionsmanualen fortæller trinvist, hvilke ting du skal udfylde, og hvad du skal være opmærksom på undervejs.
Det første vi ville udfylde, er Workshop Canvas oversigtssiden, som rammesætter 7 områder med underspørgsmål. Disse spørgsmål burde vi kunne svare på, før vi begynder at planlægge, hvilke aktiviteter workshop deltagerne skal igennem.
Dernæst følger vi den workshop struktur som introduceres i instruktionsmanualen og bygger den op i farvekoordinerede post-its. Det hele bliver samlet op på i en skabelon til opgaveplanlægning, hvor vi reflekterer over hvert enkelt felt fra overblikket og post-its fra strukturen for at kortlægge de materialer, der skal købes eller opgaver, som skal løses før workshoppen.
5. Du har allerede haft værktøjet ude i hænderne på professionelle mødeplanlæggere for at få feedback til den videre udvikling. Hvordan er det blevet modtaget?
De mere erfarne planlæggere, der har haft fat i mit værktøj, siger, at specielt oversigtssiden hjælper dem med at se helheden i workshoppen. Nybegyndere, der har brugt værktøjet fortæller, at de har problemer med at vælge relevante aktiviteter til deres workshops. Derfor er jeg ved at udvikle et bibliotek af mulige workshop aktiviteter som inspiration. Her er det oplagt at lave en digital version af hele værktøjet, så der kunne foreslås de mest relevante aktiviteter, ud fra dine parametre.
6. Du har udviklet et nyttigt værktøj, og har ambitioner om at producere det i et analogt og et digitalt format. Hvad skal man gøre, hvis man vil vide mere, eller have fat i dit værktøj?
Jeg søger stadigvæk testere, som er villige til at give feedback på det analoge værktøj så jeg kan forbedre det løbende og bruge det til udviklingen af den digitale version. Du kan læse mere, og tilmelde dig som tester af værktøjet på www.workshopcanvas.com
Det er knageme en totalt i orden ramme du præsenterer her, Mie. I en tid hvor vi kan finde skabeloner, guides, templates, wizards og kanvasser for efterhånden alt, er kunsten at finde dem der også giver mening ved brug. Med mit kendskab til dig er jeg sikker på at det her er et forsøg værd … Kommer det i grøn?
Grøn? Hiv fat i Line – hun er super effektiv, og meget serviceminded:) Og skal i øvrigt ha al credit for udviklingsarbejdet. Jeg var bare hende der kom med gode råd.