Meetafy.dk
Møder & facilitering

Sæt en ny ramme for mødet med 3 simple redskaber

Sæt en ny ramme for mødet med 3 simple redskaber

Det er altid en fordel at have en facilitator på et større møde.

En facilitator forfordeler ikke tid eller opmærksomhed efter, hvordan organisationens rangorden fungerer i det daglige. De har en professionel tilgang til, at alle kommer til orde. De sørger for, at de få ikke bare griber ordet og genfortæller eget budskab i en uendelighed. En facilitator forbereder sig på, hvad formålet er, og hvem der skal inviteres med. De ved, hvad der skal komme ud af mødet og holder som oftest også fast i at overholde tidsplanen.

Men nu når vi ved, hvorfor alt det her er vigtigt, hvorfor gør vi så ikke mere brug af facilitatorens redskaber på de mindre møder, som vi selv afholder? Hvorfor har vi den tilgang, at vi ikke behøver at revidere de møder, som ligger fast i kalenderen? De kører bare derud af – som de plejer!

Nu skal vi ikke skyde gråspurve med kanoner, men vi kunne lade os inspirere af de ganske simple redskaber, vi ser en facilitator komme godt i mål med.

1. Bryd ud af rammerne

Hvis man altid indtager samme plads ved samme bord, er der en tilbøjelighed til, at mødet bliver som det plejer: Samme opførsel, samme talestrøm fra de samme mennesker osv. Udnyt muligheden i at kunne samles nye steder – f.eks. på terrassen.

2. Inviter de ’rigtige’ deltagere

Møder skal afholdes med de rigtige deltagere. Det betyder f.eks., at du godt kan invitere to kolleger med fra en anden afdeling – uden at invitere alle i din egen. Måske er det netop de to kolleger i huset, som I overdrager sager eller opgaver til. Netop her kan mødet sikre et meget bedre samspil på tværs i huset.

3. Tænk både før, under og efter ind i mødet

Statusmøder, ugentlige møder eller andre møder skal ikke afholdes af vane, men fordi de er tiltrængte og har et formål. Det er vigtigt at tænke på både før, under og efter, så du opnår det bedste resultat.

Før:

– Gør lidt ud af at lave en agenda, der er reel og ikke en kopi af det seneste møde
– Send den i god tid
– Bed om input og kommentarer til den.
– Orienter deltagerne om at:

  • ’Ole’ skal skrive referat
  • ’Pia’ skal være ordstyrer
  • ’Gitte’ skal sørge for, at der holdes pauser i passende mængde
  • ’Peter’ skal briefe os om it-udviklingen på et bestemt projekt (det skal han orienteres om på forhånd).

Husk også at fortælle, om I skal sidde ned, stå op, gå en tur, være på terrassen osv.

Skab de rette rammer for mødet

Under:

  • Start mødet med at sikre, at I alle er enige om agendaen, og hvad der er afsat af tid. Lad derefter ordstyreren tage sig af at styre tiden.
  • Husk at gennemgå punktet: Siden sidst. Der er mindst lige så mange beslutninger, der kun lever på møderne og aldrig bliver implementeret, som der er deltagere, der keder sig og ikke bidrager på møderne. På denne facon får vi gjort op med dødssejlerne!

Implementeres ovenstående plan, så vil mødet nu ikke længere kører efter den vante skabelon, hvor det er en overordnet, der taler og orienterer sig ved at spørge mødedeltagerne om detaljer. Derimod opnår du et set-up, hvor en stor del af deltagerne selv er involveret i at få tingene til at ske. Deltagerne gør sig garanteret mere umage med at være tilstede i mødet, end da de blot var ”hidkaldt”.

Efter:

  • Sørg for der bliver lavet et referat
  • Få dine kolleger til at kvittere for, at de er gengivet korrekt i referatet. Overdrag derefter hvervet til den næste af dine kolleger, som så bliver vært.

Når først proceduren er indarbejdet, føles det ikke akavet pludseligt at være involveret og tage ansvar. Det, at man skiftes til de enkelte roller sikrer, at man ikke ryger ud i en uhensigtsmæssig magtbalance. Man inviterer ind til en vital mødekultur i stedet for talediktatur og monolog. Den nye tilgang hæmmer desuden, at vanens magt tager over – mødedeltagerne er langt mere på lige fod og de rigtige deltagere.

Hvordan rusker du op i jeres mødekultur, så møderne ikke går i selvsving og bliver ligegyldige, men bliver motiverende og skaber resultater? Del meget gerne dine erfaringer!

Hent e-bog og få 10X mere ud af dine møder

Få gode råd til dit næste møde – se også tjeklisten bagerst i e-bogen

 

Mathilde Forstholm

Mathilde Forstholm er journalist og kommunikationsrådgiver med indsigt i over 300 virksomheder både startups og større organiationer. Hun har specialiseret sig i brand-dna, storytelling, digitale medier og SoMe. Mathilde Forstholm er optaget at skabe og formidle vigtige viden gennem dygtige danske specialister - uanset om de er forskere, eventyrere, ledere eller ingeniører i en virksomhed. Hun har derfor opbygget flere content marketing-platforme. Siden 2011 har hun rådgivet danske vidensvirksomheder gennem sit firma MATHILDE FORSTHOLM. Mathilde har desuden baggrund fra mediebranchen. Hun har været med bag søsætningen af to nye aviser i Danmark samt opstarten af et pladeselskab for unge talenter. Hun har desuden været både journalist og tovholder for flere forskellige aviser i et hektisk nyhedsdøgn.

Comments

  1. Der ER meget at hente i at have et ‘eksternt’ perspektiv på ens møder, ikke mindst i at sikre fremdrift og udbytte. Det er dét en god facilitator kan bidrage med, fordi hun eller han ikke er for dybt indholdsmæssigt involveret. Men også på de små (interne) møder hvor vi oftest ikke engagerer en ekstern facilitator, kan vi vinde meget ved at lade som om: Ved at gå til hinandens møder og hjælpe som gæste-facilitatorer på tværs af afdelinger, teams eller andet kan vi få nye perspektiver ind. Samtidig viser min erfaring at ethvert møde bliver ‘bedre’ – og deltagernes adfærd ikke mindst – når der sidder en observatør med.

    … Og så er det en oplagt måde for mange selv at øve sig i at beskue, bidrage til og berige møder. Det er bare med at komme i gang.

  2. Anne Dalgaard - 29. januar 2017 at 18:21 - Svar

    Super artikel! Jeg tror desværre, der er mange, der ikke tænker over, hvor mange ressourcer, der egentlig bliver brugt på interne møder – det er meget godt en gang imellem at kigge på listen over indkaldte deltagere og se, om der skulle være en eller to, der måske bare er inviteret, fordi de plejer at være det – og så tænke tanken om: 10 mennesker samlet i 2 timer er i alt 20 mandetimer væk fra skrivebordet…det er faktisk over en halv arbejdsuge! Når man bruger så mange ressourcer på et møde, så er det vigtigt, at der kommer noget ud af det, at det bliver faciliteret godt, og at det er de rette mennesker, der er til stede. Og nej, jeg taler ikke for, at vi alle skal sidde klistret foran skærmen alle 37 arbejdstimer om ugen – jeg taler blot for, at vi eliminerer “plejer” :o)

  3. Skarpe forslag der markant vil forbedre alle møder. Du får det til at virke helt enkelt og lige til. Hvilket det jo også er. Glæder mig på vegne af de, der tør prøve dine redskaber af. Eller orker det. Vanens magt og frygt har godt tag i de fleste organisationer. Så flertallet af de som læser indlægget her, vil hellere spilde en masse tid, penge og energi på “plejer” end at følge de gode råd.

Skriv et svar til Bastian Overgaard Annuller svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *