Har du oplevet, at mødelokalet bliver en kulisse?

“Kan du ikke lige booke et lokale til vores næste afdelingsmøde? Ikke der, hvor vi plejer … noget nyt – et eller andet kreativt sted, hvor vi kan tænke ud af boksen.” Klokken er 16.50, da chefen stikker hovedet ind på dit kontor og vupti, så er han væk igen.

Du panikker lidt over opgaven, fordi det er sent på dagen, og du selv er på vej ud af døren. Du kender ikke lige nogle kreative mødelokaler, men kommer heldigvis lige i tanke om et sted, du har læst om. Det har indrettet mødelokaler med forskellige temaer.

I et mødelokale sidder man i sækkestole ved sofaborde, i et andet lokale er der ingen borde og gynger i stedet for stole. I et tredje er alting holdt i grønne nuancer. “Det må da være lige det. Det booker jeg,” tænker du, og klokken 16.59 er lokalet booket. Mission accomplished!

Men hov hvad nu, hvis det lokale, du netop har booket, ikke passer særlig godt til et afdelingsmøde, fordi det faktisk bare er et helt almindeligt møde, hvor I skal have taget nogle praktiske beslutninger (selvom chefen synes, det er nok så kreativt)?

Så er ‘mission not so accomplished’ alligevel. Og så er det, at mødelokalet går hen og bliver en kulisse. For er mødet automatisk mere kreativt, bare fordi vi sidder i sækkestole? Eller mere spændende, fordi det foregår i et utraditionelt mødelokale?

Kejserens nye klæder

For nogle år siden var der en del hoteller og andre mødesteder, der ville med på moden og begyndte at indrette en form for alternative mødelokaler som dem, jeg nævner ovenfor. Man mente, at mødedeltagerne ville have godt af at blive rystet ud af de vante rammer.

Og mødeplanlæggerne tænkte, at det da var en super idé, og bookede lystigt disse lokaler – man lovede jo nærmest, at deltagerne blev både klogere og smukkere af at holde møder der. Men ak, det var faktisk en omgang “Kejserens nye klæder”, for resultaterne var ikke sådan lige til at få øje på.

Mødelokalet gik hen og blev en kulisse.

Lokalet skal passe til mødets formål

Humlen i dette er naturligvis, at man ikke nødvendigvis er mere kreativ i et alternativt indrettet lokale. Man skal være opmærksom på, at et spændende mødelokale ikke er tilstrækkeligt i sig selv til, at møder holdt dér også bliver kreative og udbyttegivende sådan helt automatisk.

Lokalet behøver absolut ikke være kedeligt, men når man planlægger sit møde og booker et lokale, skal man spørge sig selv, om det hjælper på udbyttet af mødet, at det foregår siddende på træstubbe i en skov.

Måske er kreativitet ikke et spørgsmål om, at væggene i lokalet er violette, eller at vi sidder i gynger – det er jo stadig et mødelokale. Måske er det smartere at give medarbejderne lidt “fritid”, hvor de kan gå en tur, spille fodbold eller meditere, hvis vi gerne vil have dem til at være kreative. Det er ofte, når vi tænker på noget helt andet, at de gode idéer opstår.

Og er det trods alt ikke bedst at holde budgetmødet i et lokale med gode faciliteter, så vi sidder ordentligt og kan forholde os nøgternt til tallene og ikke overser noget, fordi det ubekvemme mødebord er en omvendt kano?

Mødedesignet trumfer omgivelserne

I sidste ende handler det om at designe hele mødet, så det giver udbytte. Det trigger ikke automatisk kreative tanker, at man sætter folk ind i et ”kreativt” rum, hvis mødet stadig er ukoordineret, ikke har nogen agenda eller ordstyrer, at nogle taler for meget, og deltagerne ikke får rum til at tænke. Så giver det finurlige mødelokale alligevel ikke noget udbytte.

Det er klart, at hvis rummet er indrettet til et formål – f.eks. med henblik på at tilgå den kreative proces, som Edward de Bono har tænkt med ”De 6 tænkehatte”, hvor der er farvede felter på væggene, man kan skrive i – kan det sagtens understøtte mødets formål. Det kræver dog stadig, at mødet er designet optimalt. Deltagerne skal guides i processen med tænkehattene. Denne proces opstår ikke af sig selv, bare fordi rummet er indrettet med det formål.

De ”kreativt indrettede mødelokaler” – om det så er på en golfbane, i et lydstudie eller med yoga-bolde i stedet for stole – er oftest tiltænkt de mindre møder, men det er samme udfordring, vi står overfor, når det gælder større konferencer: Hvis konferencen består af det ene PowerPoint-oplæg efter det andet med talere, der er kedelige at høre på, så kan konferencelokalet været indrettet nok så spændende. Det hjælper stadig ikke på vores udbytte og oplevelse.

Det er naturligvis ikke sådan, at det per definition er skidt at holde møder i alternativt indrettede mødelokaler. De har bestemt også deres berettigelse. Man skal blot huske, at et spændende lokale ikke er ensbetydende med et godt møde.

Hvordan ser fremtidens mødelokale så ud?

Faktisk ser det ud til at disse specielle mødelokaler så småt er på vej væk igen. De er ikke længere interessante, da det er andre ting, vi mødeplanlæggere lægger vægt på i et lokale i dag.

IACC, som er en verdensomspændende sammenslutning af mødesteder, ser iflg. deres seneste ”Meeting Room of the Future Report” disse trends i fremtidens mødelokale:

• Vi vil selv vælge, hvordan møblerne skal stå, og vi vil også selv kunne flytte rundt på dem undervejs. Møblerne skal være fleksible og lette, og det skal gå hurtigt (vi vil ikke vente på, at personalet kommer og flytter møbler)
• Vi vil have en mere hjemlig følelse i vores mødelokaler
• Vi vil have plads uden for mødelokalet til lounges osv. Denne plads bliver lige så vigtig som selve lokalet.

Nøgleordene er altså individualisering og fleksibilitet. Og når vi ser på fremtidens møde, så vil emner som udbytte, formål og plads til personlighed blive langt vigtigere end, hvorvidt mødelokalet har illustrationer af naturen på væggene eller er en tipi.

Lad os sammen bryde kulissen ned og skabe mere indhold i vores møder.